De jaarafsluiting begint in november

De jaarafsluiting heeft een vaste vorm: in januari is iedereen op de administratie twee weken bezig met het jaar dat al voorbij is, terwijl het nieuwe jaar gewoon doorloopt. De btw-aangifte over het laatste tijdvak moet, net als elk tijdvak, uiterlijk de laatste dag van de volgende maand binnen zijn én betaald zijn, de accountant vraagt om stukken, en ondertussen bellen klanten over hun eigen jaarwerk.

Het vreemde aan die piek is dat hij maar voor een klein deel uit januariwerk bestaat. De aangifte zelf is een middag. De rest is werk van het hele jaar dat in januari ineens af moet: de bon die in maart al kwijt was, de creditnota uit juni die nooit is geboekt, de post die al vier maanden open staat omdat niemand weet of hij nog klopt. Januari is niet druk omdat het jaar dan sluit; januari is druk omdat alles wat bleef liggen daar zijn deadline vindt.

Dat betekent ook dat de piek te verplaatsen is, naar een moment dat u zelf kiest. November is daar goed voor: het jaar is ver genoeg om bijna compleet te zijn, en er zit nog genoeg tijd voor om antwoorden te krijgen van klanten, leveranciers en collega's die in januari zelf te druk zijn om te reageren.

De stukken die er niet zijn

Elke administratie heeft aan het eind van het jaar een lijst gaten: inkoopfacturen die nooit zijn aangekomen, bonnen van betalingen waar niets tegenover staat, een werkbon die wel gefactureerd is maar nergens te vinden. In januari zijn die gaten het moeilijkst te dichten: de leverancier moet in zijn archief graven, de monteur weet niet meer welke klus het was. In november is de vraag "kun je factuur 2026-0834 nog eens sturen" een routineverzoek. Loop de boekingen zonder onderliggend stuk nu na; waar documenten horen te staan en hoe u ze terugvindt, scheelt daarbij de helft van het werk.

De correcties die nooit geboekt zijn

De tweede bron van januariwerk zijn de correcties die buiten het pakket om zijn geregeld: de creditnota die in een tekstverwerker is gemaakt en gemaild maar nooit geboekt, de korting die mondeling is toegezegd en nergens staat, de dubbele betaling die "nog wordt verrekend". Elk daarvan wordt bij de jaarafsluiting een zoektocht, en een deel ervan raakt ook de btw: hoe zulke vergeten boekingen in een later tijdvak opduiken en wat daar dan mee moet, is een eigen verhaal. Wie in november de vraag rondstuurt "welke afspraken met klanten of leveranciers zijn er dit jaar gemaakt die niet in het pakket staan", vangt ze terwijl de mensen die het weten het nog weten.

De posten die open staan

Een debiteurenlijst van een jaar oud bevat drie soorten posten: die nog betaald worden, die betwist zijn, en die allang afgeboekt hadden moeten worden. In januari moeten die drie uit elkaar worden gehaald onder tijdsdruk; in november is er tijd om de betwiste gevallen uit te zoeken en de klant te bellen zolang het gesprek nog over dit jaar gaat. Hetzelfde geldt voor de crediteurenkant: een leverancier die nog moet factureren voor werk van september, factureert liever in november dan dat hij in februari met terugwerkende kracht het jaarwerk verstoort.

De toegang die de accountant nodig heeft

Het minst zichtbare januariwerk is het heen-en-weer over toegang: de accountant die bij de administratie moet, de machtiging die verlopen is, de export die net anders moet dan vorig jaar. Eén mail in november met de vraag wat er dit jaar nodig is en of de toegang nog werkt, haalt dat hele lijstje uit de drukste maand. Bedenk daarbij dat u de administratie zelf zeven jaar moet bewaren: wat u nu aan de accountant levert, moet u later ook zelf nog kunnen vinden.

Eén middag

Dit alles past in één novembermiddag: de boekingen zonder stuk op een lijst, de vraag over afspraken buiten het pakket de deur uit, de debiteurenlijst gesorteerd op ouderdom, en één mail aan de accountant. Het jaar sluit er niet eerder door, maar de januaripiek wordt een januariweek. En wat er in die middag bovenkomt, zegt iets over het jaar erna: elke bon die nu ontbreekt, is een plek waar het aanleveren hapert, en die hapering gaat in het nieuwe jaar gewoon door tot iemand hem aanpakt.