Een AFAS-koppeling op maat, inclusief de uitzonderingen
AFAS Profit blijft staan en blijft de administratie. Wij bouwen wat eromheen misgaat: gegevens die er nu met de hand in worden getypt, en gegevens die er nu met de hand uit worden gehaald.
Wat een AFAS-koppeling doet
Voor bedrijven die het gebruiken is AFAS Profit het systeem van record: daar staan de relaties, orders, projecten, uren en financiën. Dat verandert niet. Een koppeling verandert alleen wie de gegevens erin zet.
Het gaat om twee richtingen. Gegevens die van buiten komen — een order in een mailbox, een werkbon uit een app, een factuur als PDF — moeten Profit in, in de juiste velden en op de juiste relatie. En gegevens die in Profit staan moeten eruit, omdat een ander systeem ze nodig heeft.
Het werk zit niet in de koppeling, maar in wat ertussen gebeurt: opzoeken, vertalen, controleren, en beslissen wat er gebeurt als het niet klopt.
- Bedrijven met AFAS Profit als centrale administratie
- Een AFAS-beheerder of -consultant die connectors kan aanmaken
- Werk dat dagelijks of wekelijks terugkomt, niet enkele keren per jaar
- Gegevens die nu uit mail, PDF, Excel of een portaal worden overgetypt
- Regels die per klant, contract of vestiging verschillen
Welke processen we rond AFAS koppelen
Niet elk proces is even geschikt. Dit zijn de processen waarbij volume, herhaling en meetbaarheid het vaakst samenvallen.
- 1Orders het systeem in
Inkooporders uit mail, PDF, Excel of een klantportaal worden uitgelezen en als verkooporder aangemaakt. Het artikelnummer van uw klant wordt vertaald naar uw eigen code; AFAS kent daar een eigen bedrijfsobject voor, zodat de vertaling in Profit blijft staan in plaats van in een spreadsheet naast het systeem. Een onbekend nummer wordt nooit geraden maar voorgelegd. De hele stroom →
- 2Inkoopfacturen inboeken
Facturen uit de crediteurenpostbus worden uitgelezen, gekoppeld aan de bestelling of het project, gecontroleerd op bedrag en btw, en klaargezet in de goedkeuringsstroom. Wat afwijkt gaat naar de persoon die het kan beoordelen. De hele stroom →
- 3Werkbonnen en uren
Uren, materiaal en meerwerk uit een app, PDF of foto worden gecontroleerd tegen de opdracht en klaargezet voor facturatie. Meerwerk krijgt een eigen route, zodat het bewust wordt goedgekeurd. De hele stroom →
- 4Relaties en artikelen gelijkhouden
Een nieuwe klant in het CRM die ook in Profit moet staan, een adreswijziging die op twee plekken moet landen, een artikelbestand dat met een webshop gelijk moet blijven. Eén kant is leidend; dat spreken we vooraf af, want twee leidende systemen leveren gegarandeerd verschillen op.
- 5Gegevens eruit voor rapportage
Een GetConnector levert precies de velden die een rapport nodig heeft, periodiek en zonder dat iemand exporteert. Vaak de goedkoopste eerste koppeling: er wordt alleen gelezen, dus er kan niets stukgaan in de administratie.
Hoe het koppelvlak van AFAS werkt
AFAS documenteert dit openbaar. Hieronder staat wat er voor uw beslissing toe doet, en niets wat u niet kunt nalezen.
GetConnector en UpdateConnector
Een GetConnector levert gegevens uit Profit aan een externe applicatie. Een UpdateConnector voegt gegevens toe, wijzigt of verwijdert ze. Dat zijn de twee richtingen, en alles wat wij bouwen loopt via een van beide.
De app connector als sleutelbos
Toegang loopt via een app connector met een token. Een externe applicatie kan alleen de connectors gebruiken die daaraan zijn gekoppeld: uw beheerder bepaalt dus wat wij mogen zien en schrijven, en kan dat intrekken. Een app connector kan bovendien een IP-restrictie krijgen, zodat hij alleen vanaf een vaste server bruikbaar is.
REST of SOAP
De Profit REST-service wordt over https aangeroepen op een adres in de vorm {omgevingsnummer}.rest.afas.online/ProfitRestServices/connectors/…, met een Authorization-header die begint met AfasToken gevolgd door het token als base64-string. Daarnaast bestaat de SOAP-variant met XML. Welke van de twee we gebruiken, hangt af van de connector en van wat er aan de andere kant staat.
Ophalen in blokken
Grote hoeveelheden worden opgehaald met skip en take. AFAS adviseert daarbij altijd te sorteren en hanteert als richtlijn dat het aantal kolommen maal het aantal regels per aanroep onder de 150.000 blijft. Een brede GetConnector haalt dus kleinere blokken op dan een smalle.
Vaste bedrijfsobjecten
UpdateConnectors zijn niet vrij vorm te geven. AFAS bepaalt welke er zijn en welke velden erin zitten — FbSales voor verkooporders, KnSalesRelationOrg en KnSalesRelationPer voor verkooprelaties, FbItemCodeCustomer voor de artikelcode van de klant. Bestaat er geen UpdateConnector voor wat u wilt, dan kan het niet, en dan zeggen we dat.
Van classic token naar OAuth
AFAS faseert de classic tokens uit. Volgens de eigen documentatie krijgen bestaande classic tokens in september 2026 een einddatum van 15 februari 2027, en zijn app connectoren met het authenticatietype Classic token na 31 augustus 2027 niet meer bruikbaar. Elke koppeling die daarop draait moet dus vóór die datum zijn omgezet.
Waar een AFAS-koppeling in de praktijk op stukloopt
Dit zijn de vragen die wij in de Automation Check stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- Een klant bestelt op zijn eigen artikelcode en die staat nog niet in de vertaling. Voorleggen of aanmaken, en wie beslist dat?
- De relatie bestaat nog niet in Profit. Automatisch aanmaken, of wachten tot iemand hem heeft ingericht?
- Er is een jaarafspraak die van de prijslijst afwijkt en niet in het systeem staat. Volgen of melden?
- Dezelfde order komt binnen via mail én portaal, met een uur ertussen en een gewijzigd aantal.
- Een UpdateConnector weigert een regel om een reden die alleen in AFAS-termen te begrijpen is. Wie ziet die melding, en in welke taal?
- Btw verlegd, EU-levering of margeregeling — welke gaat automatisch en welke nooit?
Wat het oplevert
Het invoerwerk verdwijnt grotendeels; wat overblijft is het beoordelen van uitzonderingen. Dat is werk waar iemand met kennis van zaken juist wél waarde toevoegt, en het is een fractie van het totaal.
De tweede winst is minder zichtbaar maar telt zwaarder: alles wat via de koppeling gaat is gelogd. Een discussie over wat er is besteld of gefactureerd is terug te zoeken in plaats van te reconstrueren.
Wat het bij u oplevert hangt af van uw volume en van hoeveel formaten er binnenkomen. De Automation Check meet dat vóór er iets gebouwd wordt.
Bouw: €1.750 – €4.500
Categorie: Standaard automatisering
Bouwtijd: 16 tot 40 uur
Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
Beheer: Care, €195 per maand
Bandbreedte, geen offerte. Een koppeling met vertaaltabellen, klantspecifieke regels en meerdere connectors loopt door naar de uitgebreide band (€4.500 – €8.500). Alle prijzen →
Alle prijzen bekijken →Wanneer een AFAS-koppeling niet loont
AFAS is een breed pakket, en veel van wat als koppelvraag binnenkomt is in werkelijkheid een inrichtingsvraag. Dat kost bij uw eigen consultant minder dan bij ons.
Ligt de jaarlijkse arbeidswaarde van het handwerk onder ongeveer €2.000, dan adviseren we in de regel om niets te bouwen. Die grens staat met onderbouwing in de besluitmatrix op de prijzenpagina.
- AFAS kan het zelf al. Workflows, signaleringen, dashboards en de portalen dekken veel af. Vraag dat eerst aan uw consultant; wij kijken er in de Check ook naar.
- Er bestaat al een koppeling. AFAS houdt zelf een overzicht bij van koppelingen met andere pakketten. Staat uw combinatie erin, dan is dat vrijwel altijd de betere keuze.
- Er is geen UpdateConnector voor wat u wilt. Dan kan het niet, hoe goed het idee ook is.
- Het volume is te laag, of het proces staat nog niet vast. Verandert de werkwijze elk kwartaal, dan bouwt u aan een bewegend doel.
Wat AFAS-gebruikers ons vragen
Antwoorden op basis van de openbare AFAS-documentatie. Waar het antwoord „dat hangt ervan af” is, staat dat er ook.
Zijn jullie AFAS-partner of gecertificeerd?
Nee, en dat is voor een koppeling in uw eigen omgeving ook niet nodig. U maakt zelf een app connector aan in Profit en bepaalt zelf welke connectors daaraan hangen. Wij werken binnen die grenzen, met een token dat u verstrekt en dat u kunt intrekken.
AFAS kent daarnaast een eigen traject voor koppelingen die zij in hun koppelingenoverzicht opnemen. Dat is een ander product dan een koppeling voor uw omgeving, en dat leveren wij niet.
Wie maakt de GetConnector aan die wij nodig hebben?
Die wordt in Profit aangemaakt, meestal door uw eigen AFAS-beheerder of consultant. Wij leveren aan welke velden en filters we nodig hebben; het aanmaken en koppelen aan de app connector gebeurt aan uw kant.
Dat is bewust zo geregeld: een externe applicatie kan alleen de connectors gebruiken die aan de app connector zijn gekoppeld. Zolang dat niet is gebeurd, kunnen wij niets ophalen — ook niet per ongeluk.
Kunnen jullie ook gegevens in AFAS wegschrijven?
Ja, via UpdateConnectors. Daarmee worden gegevens toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. AFAS bepaalt welke UpdateConnectors er zijn en welke velden erin zitten: FbSales voor verkooporders, KnSalesRelationOrg en KnSalesRelationPer voor verkooprelaties, FbSalesQuotation voor verkoopoffertes, FbItemCodeCustomer voor de artikelcode van de klant, en zo verder.
De keerzijde daarvan is een harde grens: bestaat er voor iets geen UpdateConnector, dan kunnen wij het ook niet wegschrijven. Dat zoeken we uit vóór er iets wordt begroot, niet halverwege de bouw.
Onze app connector werkt met een classic token. Moeten we daar iets mee?
Ja. AFAS stapt af van de classic tokens. Volgens de eigen documentatie krijgen bestaande classic tokens in september 2026 een einddatum van 15 februari 2027, en kunnen app connectoren met het authenticatietype Classic token na 31 augustus 2027 niet meer worden gebruikt. Nieuwe classic tokens met een beperkte geldigheidsduur zijn nog aan te maken tot uiterlijk die datum. App connectoren met een hybride token blijven wel in gebruik.
Het authenticatietype van een bestaande app connector is niet te wijzigen, dus dat betekent een nieuwe app connector aanmaken en de koppeling omzetten. Precies het soort werk waarvoor u iemand wilt hebben die de koppeling nog kent.
Wat kost een AFAS-koppeling en hoe lang duurt het?
Een enkele koppeling zonder bijzondere regels valt meestal in de standaardband (€1.750 – €4.500, doorlooptijd 2 tot 4 weken). Zodra er vertaaltabellen, klantspecifieke afspraken en een uitzonderingenroute bij komen, is het de uitgebreide band (€4.500 – €8.500).
Wat het bij u wordt, volgt uit de Automation Check: één proces geteld en doorgerekend, met een expliciet advies om wel of niet te bouwen. Alle prijzen →
Begin met één proces rond AFAS
Vertel welk werk er bij u naast Profit gebeurt in plaats van erin. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, of kan AFAS het zelf al, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.