Bouw & aanneming

Het werk staat op de bouwplaats. De administratie loopt drie weken achter.

In de bouw zit de winst niet in de aanneemsom maar in wat er tijdens het project bij komt en afgaat. Precies dat deel — meerwerk, termijnen, onderaannemersfacturen — wordt met de hand bijgehouden, en meestal pas als er al betaald is.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

Wat op de bouwplaats gebeurt, staat dezelfde dag op de termijnstaat.

Hoe het nu gaat

De onderaannemersfacturen komen binnen op de crediteurenpostbus: elk in een eigen opmaak, met een projectnummer dat er soms wel en soms niet op staat. Iemand zoekt uit bij welk project het hoort, of de termijn al openstond, en of het bedrag klopt met wat er is besteld.

Voor de voortgang moet diezelfde persoon weten wat er op de bouwplaats gereed is gemeld. Dat staat in een ander systeem, of in het hoofd van de uitvoerder. Bij twijfel wordt er gebeld, en als er niet wordt opgenomen gaat de factuur mee in de betaalrun — want de betaaltermijn loopt.

Meerwerk is het lastigste. Het wordt op de bouwplaats afgesproken, komt weken later als factuurregel binnen, en dan moet er achteraf worden vastgesteld of het is opgedragen. Dat kost een middag zoeken in dagrapporten, of het wordt gewoon betaald.

Voor wie

Aannemers en bouwbedrijven met 10 tot 100 medewerkers
Projecten die in termijnen worden gefactureerd
Vaste onderaannemers die elk op hun eigen manier factureren
Meerwerk dat op de bouwplaats wordt afgesproken en achteraf op papier komt
Een werkvoorbereider of projectadministratie die de bonnen bijhoudt

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Factuur binnenhalen
Uit de crediteurenpostbus of het leveranciersportaal. PDF's, scans en facturen zonder projectnummer worden net zo goed verwerkt.
2
Koppelen aan het project
Bestelbonnummer, projectnummer, adres of crediteur — wat er op staat wordt gebruikt om het juiste project en de juiste bestelbon te vinden.
3
Toetsen aan het termijnschema
De gefactureerde termijn wordt vergeleken met het schema en met de termijnen die al zijn betaald. Een termijn die al open- of dubbelstaat komt eruit.
4
Vergelijken met de gemelde voortgang
Wat er wordt gefactureerd wordt naast de laatste gereedmelding van de bouwplaats gelegd. Wordt er vooruitgefactureerd, dan gaat dat deel niet mee.
5
Meerwerk apart zetten
Meerwerkregels worden herkend en gescheiden van de termijn. Zonder getekende opdracht gaan ze naar de uitvoerder — met het dagrapport van die datum er al bij.
6
Inboeken en klaarzetten
Wat klopt gaat op het juiste project en de juiste kostensoort de boekhouding in en staat klaar in de betaalrun. De rest wacht, met de reden erbij.

De slimme schakel

Vier facturen van onderaannemers, op één ochtend

Een factuur die klopt gaat vanzelf. Het werk zit in de facturen die net niet kloppen: vooruitgefactureerd, meerwerk zonder opdracht, een afgesloten project. Kies een geval en zie welke regel van u wordt toegepast.

Binnengekomen

Project: Renovatie Kerkstraat
Onderaannemer: Installatiebedrijf De Wit
Factuur: 60% gereed — €72.000
Gemeld op de bouwplaats: 45% gereed
Aanneemsom: €120.000

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Project en bestelbon herkend
Gecontroleerd: 45% van €120.000 is €54.000 — dat deel is gedekt
Afwijking: Gefactureerd 60%, gemeld 45%
Afwijking: €18.000 boven de gemelde voortgang
Gecontroleerd: Voortgangsmelding is vier dagen oud

Bedrijfsregel

Werkritme betaalt tot de voortgang die op de bouwplaats is gemeld. Wat daarboven wordt gefactureerd gaat niet mee in de betaalrun maar naar de uitvoerder, met de melding erbij. Loopt het werk voor op de administratie, dan is een nieuwe gereedmelding genoeg.

Resultaat

Volgende stap: €54.000 ingeboekt en klaargezet ter betaling
Beslissing nodig: €18.000 naar de uitvoerder ter beoordeling
Gecontroleerd: Onderaannemer geïnformeerd over het deel dat wacht

Menselijke handeling1 beoordeling

Bekijk proceslog

09:31:05 Factuur ontvangen
09:31:06 Voortgang vergeleken met de laatste gereedmelding
09:31:06 Verschil van 15 procentpunt vastgesteld
09:31:07 Factuur gesplitst
09:31:07 Restant naar de uitvoerder

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening — pas ze aan uw eigen situatie aan.

547 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 7.820
Zonder handmatige stap: 6.256
Naar controle: 1.564
Werkdagen aan capaciteit: 68
Indicatieve capaciteitswaarde: €24.086

Berekening aanpassen

Hoeveel bonnen en onderaannemersfacturen verwerkt uw werkvoorbereiding per dag? Minuten per stuk, handmatig Werkdagen per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.

Een onderaannemer factureert 60% terwijl de uitvoerder 45% heeft gemeld. Betalen tot de melding, of wachten op een nieuwe melding?
Meerwerk staat in het dagrapport maar er is geen getekende opdrachtbon. Is dat bewijs genoeg om te betalen?
Een factuur komt binnen op een project dat financieel al is afgesloten.
Twee bestelbonnen voor hetzelfde werk, omdat de eerste bij een andere inkoper vandaan kwam.
De factuur heeft geen projectnummer, alleen een adres — en u bouwt in dezelfde straat twee projecten.
Een onderaannemer stuurt de creditnota voor een eerdere factuur pas nadat die betaald is.
Er wordt een deel op de G-rekening gefactureerd. Splitst de boeking mee, of gaat dat handmatig?

Wat het oplevert

De betaalrun bevat alleen nog wat aan een bestelbon, een termijn en een gemelde voortgang hangt. Vooruitgefactureerde termijnen en niet-opgedragen meerwerk gaan er niet ongemerkt in mee — en dat is in de bouw waar het geld weglekt.

De uitvoerder krijgt beslissingen voorgelegd met het bewijs er al bij, in plaats van een vraag om iets uit te zoeken. Dat is het verschil tussen een beslissing van twee minuten en een middag in dagrapporten.

En de projectadministratie loopt bij, zodat de nacalculatie klopt op het moment dat het project wordt afgesloten in plaats van een kwartaal later.

Hoeveel dat bij u scheelt hangt af van het aantal onderaannemers, hoe strak er nu wordt gemeld en hoeveel meerwerk er speelt. Dat meten we in de Automation Check.

Wat het kost

Bouw: €4.500 – €8.500
Categorie: Uitgebreide automatisering
Bouwtijd: 38 tot 60 uur
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Beheer: Managed, €395 per maand

Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.