Uren van het briefje naar de loonadministratie

Een urenbriefje overnemen duurt geen tien minuten. Het duurt zes, en dan nog vier om het handschrift te ontcijferen, de pauze te corrigeren, te bellen over een toeslag die niet klopt en het nog eens na te tellen. Dat is de aanname waar dit stuk op rust; alles hierna is er een vermenigvuldiging van.

Het gaat hier over de weg van gewerkte uren naar het loonstrookje: uurloners, oproepkrachten, overwerk en toeslagen die elke periode het loonpakket in moeten. De weg van uren naar de factuur aan een klant is een ander stuk.

Het werk in minuten

Neem een bedrijf met 25 mensen die op uren worden verloond: een horecazaak met oproepkrachten, een schoonmaakbedrijf, een bouwbedrijf met ploegen op locatie. Elke week levert ieder van hen een briefje in, op papier, als foto of als regel in een gedeeld spreadsheet. Dat is 25 briefjes per week, en bij 48 werkweken 1.200 briefjes per jaar.

Per briefje reken ik tien minuten. Zes voor het overnemen zelf: lezen, uren per dag optellen, splitsen in gewone uren, avonduren en zondaguren, invoeren op de juiste looncode. Vier voor alles eromheen: het briefje dat er donderdag nog niet is, de 7,5 die een 1,5 blijkt te zijn, de toeslag waar de medewerker over belt als het strookje binnen is. Tien in totaal is een gemiddelde waar u uw eigen getal naast kunt leggen.

Daar komt per loonrun werk bij dat niet aan één briefje hangt: nalopen op volledigheid, de invoer controleren tegen de totalen, de periode afsluiten. Reken anderhalf uur per run, bij dertien vierwekenruns per jaar.

Bij elkaar: 1.200 × 10 minuten is 200 uur, plus 13 × 1,5 uur is 19,5 uur. Ruim 219 uur per jaar, ofwel een kleine zes werkweken van iemand die dit naast de rest van de administratie doet.

Wat dat uur kost

Voor het uurtarief gebruik ik geen eigen schatting maar het Arbeidskostenonderzoek van het CBS (tabel 85291NED). Daarin staan de arbeidskosten per gewerkt uur voor 2024 op € 46,54 over alle bedrijfstakken; per betaald uur, dus inclusief verlof en ziekte in de noemer, op € 38,84. Per bedrijfstak loopt dat uiteen: in de horeca € 25,02 per gewerkt uur, in de handel € 39,16, in de bouw € 44,24. Dat is meer dan brutoloon; pensioenpremie, sociale lasten en loon bij ziekte zitten erin.

Ik reken hieronder met € 40 per uur, afgerond onder het landelijke gemiddelde. Doet in uw bedrijf de eigenaar dit werk zelf, dan is het tarief te laag; doet een parttime administratief medewerker in de horeca het, dan te hoog. Vul uw eigen getal in.

219,5 uur × € 40 is € 8.780 per jaar. Berekende indicatie, geen meting.

De andere kant

Ertegenover staan vier bedragen, niet allemaal even hard.

Ten eerste een manier om uren digitaal binnen te krijgen, zodat er geen briefje meer is. Meestal is dat een urenregistratie- of roosterapp waarin de medewerker zelf inklokt. Ik neem € 5 per medewerker per maand aan; de werkelijke prijs hangt af van wat u kiest, en misschien kan uw roosterprogramma het al. 25 × € 5 × 12 is € 1.500 per jaar.

Ten tweede de koppeling van die app naar het loonpakket. Nmbrs heeft in zijn API operaties als HourComponentVar_Insert om variabele uren per medewerker per periode in te sturen. Loket.nl heeft in zijn API-documentatie een "Payroll period data"-onderdeel met een import voor periodegegevens van een hele werkgever. In AFAS Profit worden nacalculatieregels op urensoorten die aan een looncomponent zijn gekoppeld zelf als loonmutaties beschouwd en verdicht per medewerker en looncomponent; de stap "uren overzetten" bestaat daar niet als de urensoorten goed zijn ingericht. Voor een koppeling die één urenbron aan één loonpakket knoopt, met een controlelijst voor wat niet past, reken ik € 1.500 eenmalig; dat valt binnen het bereik dat op /prijzen/ voor een kleine automatisering staat.

Ten derde beheer. Looncodes veranderen, de cao krijgt een nieuwe toeslag, de app verandert zijn export. Reken een uur per maand aan controle en kleine aanpassingen: 12 uur × € 40 is € 480 per jaar.

Ten vierde het werk dat blijft. Een koppeling neemt het overtypen weg, niet het beoordelen. Iemand keurt nog steeds de uren goed die van het rooster afwijken, en per loonrun blijft er een lijst uitzonderingen: een medewerker zonder contract in het pakket, een urencode die niet bestaat, een week die niet is ingediend. Reken één minuut per briefje voor goedkeuren en een half uur per loonrun voor de uitzonderingen: 20 uur plus 6,5 uur is 26,5 uur, ofwel € 1.060.

De tabel

Alle bedragen zijn berekende indicaties op de aannames hierboven: 25 medewerkers, 48 weken, tien minuten per briefje met de hand, € 40 per uur.

Het verschil is € 4.240 in het eerste jaar en € 5.740 in elk jaar daarna. Het grotere getal staat niet in euro's: 181 uur per jaar die niet meer in overtypen zitten.

Waar de som omslaat

De besparing zit per briefje: negen minuten, € 6. De kosten zijn grotendeels vast. Per medewerker die op uren wordt verloond, levert een jaar 48 × € 6 is € 288 op en kost de app € 60. De vaste kosten in jaar één zijn € 1.980 (koppeling en beheer), daarna € 480. Delen geeft: onder de negen uurloners verdient de koppeling zich in het eerste jaar niet terug, vanaf het tweede jaar al bij drie. Met acht oproepkrachten levert het pas in jaar twee iets op; met dertig is het eerste jaar al ruim positief.

En hij slaat niet om als de tien minuten er niet zijn. Waar medewerkers een vast rooster hebben en alleen afwijkingen worden doorgegeven, zijn er geen 1.200 briefjes maar misschien 200 mutaties. Dan is de invoer met de hand een paar uur per loonrun, en is een koppeling van € 1.500 plus beheer een oplossing voor een probleem van € 1.500. Kijk dan eerst of de roosterapp een exportbestand maakt dat het loonpakket rechtstreeks leest. De roosterapp Staff beschrijft in zijn handleiding hoe zo'n export als CSV in Loket.nl wordt ingelezen als variabele gegevens, en naar Nmbrs via de API gaat; andere roosterpakketten hebben iets vergelijkbaars. Dat inrichten is werk van uren, geen koppelproject, en het hoort bij wat u deze week zelf kunt regelen. Eén waarschuwing uit die handleiding: de opvolgende loonperiode moet in het loonpakket al zijn aangemaakt, anders blijft de export leeg. Test op één medewerker voordat u de hele lijst inleest.

Wat het briefje nog meer is

Een reden om niet zomaar met de briefjes te stoppen: ze zijn uw registratie. De Arbeidstijdenwet verplicht in artikel 4:3 elke werkgever tot "een deugdelijke registratie terzake van de arbeids- en rusttijden welke het toezicht op de naleving van deze wet mogelijk maakt". De vorm is vrij; het papieren briefje voldoet, een app ook. Het Arbeidstijdenbesluit zegt in artikel 3.2:1 dat die gegevens ten minste 52 weken bewaard moeten blijven, gerekend vanaf de dag waarop ze betrekking hebben. Wie van papier naar een app gaat, moet dus nagaan of die app de oorspronkelijke invoer een jaar bewaart, ook wat later is gecorrigeerd. In het loonpakket staan alleen verdichte totalen per looncode, en dat is geen registratie van arbeids- en rusttijden.

Daarom stuurt de koppeling in de tabel de uren maar één kant op: de app is de bron, het loonpakket de bestemming. Het briefje verdwijnt niet omdat het is overgetypt, maar omdat het in de app al bestaat.

Wie de tien minuten wil vervangen door zijn eigen getal: pak de laatste loonrun, tel de briefjes, en houd de volgende run één week met een timer bij wat het overnemen werkelijk kost. Meestal is het meer dan gedacht, en meestal zit het verschil niet in het typen.