Klein beginnen mag
Automatisering hoeft geen project van tienduizenden euro's te zijn. Begin met één proces, meet wat het oplevert, en breid alleen uit als het werkt. Hieronder staat wat dat kost – voordat u belt.
Drie manieren om te beginnen
We bouwen niets voordat duidelijk is wat het moet opleveren. Dat kan vrijblijvend, klein of uitgebreid – u kiest hoe ver u het wilt onderzoeken.
Twijfelt u nog of uw proces zich erüberhaupt voor leent? Dat staat bij wat procesautomatisering is en wanneer het loont.
€020 tot 30 minuten
Een gesprek waarin u vertelt welk werk blijft terugkomen. We zeggen of automatiseren daar kansrijk lijkt en wat een reële richting is.
- Vrijblijvend, telefonisch of via video
- Globale inschatting, geen analyse
- Ook een eerlijk “doe dit niet” hoort erbij
We ontwerpen in dit gesprek geen oplossing. Daarvoor is de Check.
€295één proces
Eén proces uitgezocht en doorgerekend. U krijgt een onderbouwd advies over wel of niet automatiseren, met een indicatie van kosten en terugverdientijd.
- Eén proces stap voor stap doorgenomen
- Hoe vaak, hoeveel minuten, hoeveel fouten
- Wat automatiseerbaar is en wat niet
- Indicatieve oplossing, prijs en terugverdientijd
- Advies: wel of niet bouwen
Neemt u binnen 30 dagen een implementatie af, dan verrekenen we de €295 volledig.
€595maximaal drie processen
Voor bedrijven die meerdere processen tegelijk willen wegen. Inclusief gesprekken met de mensen die het werk doen, en een volgorde waarin we zouden beginnen.
- Maximaal drie processen gemeten
- Gesprek met eigenaar én uitvoerder
- Systeemlandschap en koppelmogelijkheden
- Prioriteiten en implementatievolgorde
- Rapport dat ook zonder ons bruikbaar is
Verrekenbaar bij een implementatie, in overleg naar rato van de omvang.
Beide onderzoeken zijn begrensd. Een Check is één proces, geen consultancytraject – dat houden we bewust zo, want anders wordt hij onbetaalbaar of oppervlakkig.
Vier categorieën, afhankelijk van hoe diep het gaat
De prijs volgt uit het aantal stappen, het aantal systemen en het aantal uitzonderingen. Na de Check of de Scan weten we in welke categorie uw proces valt en krijgt u een vaste prijs. De prijslijst begint bij één proces, niet bij een project: levert dat aantoonbaar iets op, dan bouwen we verder. Zo niet, dan stopt het daar.
€995 – €1.750
Eén afgebakende stap tussen twee plekken.
- Formulier naar CRM of spreadsheet
- Inkomende mail sorteren en doorzetten
- Eenvoudige gegevens uit een PDF halen
- Notificaties en herinneringen
- Één koppeling tussen twee systemen
Doorlooptijd 1 tot 2 weken
€1.750 – €4.500
Een proces met meerdere stappen en twee of meer systemen.
- Facturen inlezen, controleren en klaarzetten
- Offerteaanvraag naar CRM met bevestiging
- Documentverwerking met controle bij twijfel
- Goedkeuringsstappen met een menselijke beslissing
- API-koppelingen tussen bestaande pakketten
Doorlooptijd 2 tot 4 weken
€4.500 – €8.500
Bedrijfslogica, uitzonderingen en meerdere rollen.
- Meerdere workflows die op elkaar aansluiten
- Regels die per klant of contract verschillen
- Uitgebreide logging en rapportage
- Verschillende gebruikersrollen en mandaten
- Documentverwerking met wisselende opmaak
Doorlooptijd 4 tot 6 weken
vanaf €8.500
Bedrijfskritisch, hoge volumes, diepe integratie.
- Volledige orderintake met vertaaltabellen
- Complexe ERP-integraties
- Grote volumes met strenge eisen aan doorlooptijd
- Maatwerksoftware naast de koppelingen
- Uitgebreide validatie en controleketens
Doorlooptijd 6 weken of meer
Bandbreedtes, geen offertes. Alle bedragen exclusief btw.
Ter illustratie: wat een eerste jaar ongeveer kost
Bouw plus beheer, zodat u een gevoel krijgt bij de orde van grootte. Dit zijn geen vaste pakketten en geen offerteprijzen.
| Instap | Wat het is | Bouw + beheer |
|---|---|---|
| StarterEen bedrijf dat wil zien of automatiseren iets oplevert zonder er duizenden euro's tegenaan te zetten. | Eén eenvoudige workflowFormulier → validatie → CRM → bevestigingsmail | €995 + €95 per maand |
| GroeiEen proces dat dagelijks terugkomt en over meerdere systemen loopt. | Eén uitgebreider bedrijfsprocesAanvraag → documenten → CRM → planning → actie voor een medewerker | €2.750 + €195 per maand |
| OperationsEen bedrijf dat een hele administratieve keten wil rechttrekken. | Meerdere gekoppelde workflowsOrderintake, factuurcontrole en rapportage die op elkaar aansluiten | vanaf €5.500 + €395 per maand |
Wat het kost om het draaiend te houden
Koppelingen veranderen, formaten wijzigen en volumes groeien. Beheer is er om te voorkomen dat een automatisering stilvalt op het moment dat u er het meest van afhankelijk bent geworden.
€95per maand
Voor één kleine, eenvoudige automatisering.
- Monitoring en melding bij storing
- Basislogging
- Updates van onze eigen componenten
- Back-up van de configuratie
- Herstel bij een storing in onze workflow
Wijzigingen vallen erbuiten en gaan tegen uurtarief.
€195per maand
Voor één of twee processen die er echt toe doen.
- Alles uit Monitor
- Incidentoplossing binnen twee werkdagen
- Maandelijkse controle op doorvoer en fouten
- Kleine technische correcties
- Support per mail
Functionele wijzigingen gaan in overleg tegen uurtarief.
€395per maand
Voor processen waar uw bedrijf op leunt.
- Alles uit Care
- Voorrang bij incidenten
- Proactief beheer en periodieke optimalisatie
- Ongeveer een uur wijzigingsruimte per maand
- Kwartaalrapportage tegen de nulmeting
Grotere uitbreidingen begroten we apart.
vanaf €695per maand
Voor meerdere gekoppelde workflows en hogere volumes.
- Alles uit Managed
- Meerdere workflows en systemen
- Snellere reactietijden, afgesproken in het contract
- Meer inbegrepen wijzigingstijd
- Uitgebreidere rapportage
Boven dit niveau maken we een afspraak op maat.
Beheer is niet verplicht
U kunt het ook zelf doen. Dan levert u de workflow op met documentatie, configuratie en instructies voor uitrol, en beheert uw eigen IT-partij het verder. Voor de overdracht rekenen we eenmalig een dagdeel.
We raden het meestal wel aan, en dat is geen verkooppraatje maar ervaring: het zijn de koppelingen van derden die breken, niet onze code. Maar u zit nergens aan vast, en dat hoort zo.
- De volledige workflow en broncode
- Documentatie van opzet, koppelingen en uitzonderingen
- Configuratie en omgevingsvariabelen, gescheiden van de code
- Instructies voor uitrol en herstel
- Eenmalige overdracht van een dagdeel
Ook bij Managed beheer blijft alles overdraagbaar. Dat is de opzet, niet een gunst.
Niet elke handeling verdient automatisering
Niet het aantal medewerkers bepaalt of automatisering interessant is, maar hoeveel terugkerend werk er dagelijks wordt gedaan: een bedrijf met vijf mensen dat elke dag veertig aanvragen overtypt, heeft een betere businesscase dan een bedrijf met vijftig mensen zonder herhaling.
Weegt de verwachte besparing niet op tegen bouw en beheer, dan adviseren we om niets te bouwen. Onderstaande grenzen zijn een vuistregel, geen natuurwet – de aard van het proces telt net zo zwaar als het bedrag. Reken door wat uw proces nu kost →
| Arbeidswaarde per jaar | Indicatie | Waarom |
|---|---|---|
| minder dan €2.000 | Meestal niet bouwen | De bouw- en beheerkosten wegen niet op tegen wat het oplevert. |
| €2.000 – €5.000 | Alleen als het eenvoudig is | Kan uit bij een kleine automatisering, niet bij maatwerk. |
| €5.000 – €15.000 | Interessante businesscase | Hier valt meestal een goed onderbouwd project te maken. |
| €15.000 of meer | Maatwerk goed verdedigbaar | Op dit niveau is ook een uitgebreid project doorgaans snel terugverdiend. |
- Vaak herhaald, met een vast patroon: elke dag of elke week, tientallen tot honderden keren per maand
- Duidelijke regels, ook voor de uitzonderingen
- Veel overtypen tussen systemen
- Foutgevoelig, met kosten als het misgaat
- Volume dat de komende jaren blijft of groeit
- Eén keer per maand of minder
- Een proces dat elk kwartaal verandert
- Nauwelijks tijdwinst, ook al is het vervelend werk
- Uw bestaande software kan het al, of met een instelling
- Het echte probleem is de werkwijze, niet het overtypen
Wat u krijgt voor de vaste prijs
- Bouw, test en ingebruikname
- Foutafhandeling, logging en herstelpogingen
- Documentatie en uitleg aan uw mensen
- Nulmeting vooraf en meting achteraf
- Verwerkersovereenkomst
- Softwarelicenties en hosting – die lopen standaard via u. Liever niet zelf regelen? Wij kunnen het faciliteren of op onze eigen infrastructuur draaien, tegen doorbelasting.
- Werk bij uw softwareleverancier om een koppeling open te zetten
- Processen die tijdens de bouw wezenlijk veranderen
- Migratie of vervanging van bestaande pakketten
Externe API- en AI-kosten
Het meeste draait op infrastructuur die wij zelf beheren en dat zit in de prijs. Wordt er een externe dienst gebruikt – een taalmodel, een OCR-dienst, een betaalde API – dan bespreken we die kosten vooraf en schatten we het maandelijkse verbruik.
Waar het kan werkt u met uw eigen accounts en sleutels. U ziet dan precies wat u verbruikt, betaalt de leverancier rechtstreeks, en er zit geen marge of afhankelijkheid van ons tussen.
We beloven nergens “onbeperkt AI”. Waar verbruik kan oplopen spreken we een plafond af met een melding vóór dat plafond.
€125per uur
Werk dat buiten de afgesproken opdracht valt: een extra koppeling, procesherontwerp, advies over uw AI-beleid of ondersteuning bij een migratie van een derde.
We werken liever met een vaste projectprijs. Dit tarief is de aanvulling, niet het model.
Alle bedragen exclusief btw.
Wat ondernemers over de prijzen vragen
Wat als het duurder uitvalt dan begroot?
Dan is dat ons probleem, niet uw factuur. De vaste prijs komt uit de Check of de Scan, waarin de uitzonderingen al in beeld zijn gebracht. Verandert de scope onderweg wezenlijk, dan stoppen we en overleggen we vóór we doorbouwen.
Waarom kost de Automation Check geld?
Omdat er echt werk in zit: uw proces uitpluizen, doorrekenen en er een onderbouwd oordeel over geven. Zou het gratis zijn, dan zou het advies onvermijdelijk richting “ja, bouwen” buigen – dat is dan namelijk het enige verdienmodel. Nu kunnen we net zo goed nee zeggen. Bouwt u wel, dan verrekenen we het bedrag alsnog.
Kan ik na een jaar stoppen zonder alles te verliezen?
Ja. Standaard draait alles in uw eigen omgeving op uw eigen licenties, met documentatie die tijdens de bouw meeloopt. Zegt u het beheer op, dan blijft alles draaien en kan een andere partij het overnemen. Beheer is maandelijks opzegbaar na de eerste drie maanden.
En als blijkt dat het niets oplevert?
Dan zeggen we dat, en bouwen we niets. Dat is precies waar de Check voor is. We hebben liever een klant die één keer €295 uitgeeft en een eerlijk nee krijgt dan een project dat niemand terugverdient.
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.