Wat ondernemers ons als eerste vragen

Ja, mits er genoeg herhaling is. Niet het aantal medewerkers bepaalt of automatisering loont, maar hoeveel terugkerend werk er dagelijks langskomt. Vijf mensen die samen veertig aanvragen per dag overtypen hebben een betere businesscase dan vijftig mensen zonder herhaling.

Vuistregel: vanaf ongeveer tien uur handwerk per maand aan één proces wordt het de moeite van het uitrekenen waard. Reken het door met uw eigen aantallen →

Een kleine automatisering begint bij €995: één afgebakende stap tussen twee plekken, bijvoorbeeld een formulier dat gevalideerd in uw CRM landt met een bevestigingsmail eruit. Beheer begint bij €95 per maand.

Wilt u eerst weten of het loont, dan kost een Automation Check €295. Laat u binnen dertig dagen bouwen, dan verrekenen we dat bedrag volledig.

Van €95 per maand voor Monitor – monitoring, logging, updates en herstel bij een storing in onze workflow – tot €695 en meer voor Business, bij meerdere gekoppelde workflows en hogere volumes. Daartussen zitten Care (€195) en Managed (€395).

Welk pakket past, hangt af van het aantal processen en het volume, niet van het aantal koppelingen dat we toevallig hebben gebouwd. Wat er per pakket in zit →

De infrastructuur die wij beheren zit in de prijs. Gebruikt uw proces een externe dienst – een taalmodel, een OCR-dienst, een betaalde API – dan bespreken we die kosten vooraf en schatten we het maandelijkse verbruik.

Waar het kan werkt u met uw eigen accounts en sleutels: u ziet precies wat u verbruikt, betaalt de leverancier rechtstreeks en er zit geen marge van ons tussen. We beloven nergens onbeperkt gebruik; waar het kan oplopen spreken we een plafond af met een melding vóór dat plafond.

Soms is dat het juiste antwoord, en dan zeggen we dat ook. Maar administratief personeel is lastig te vinden, en het UWV constateert dat juist deze functies verder geautomatiseerd worden. Een automatisering die eenmaal draait, werkt bovendien 's avonds en in vakanties door.

De rekenmachine geeft u de vergelijking: wat kost het handwerk nu, en wat blijft er over na aftrek van beheer.

Het beheerpakket hangt af van het aantal processen en het volume. Groeit dat, dan gaat u naar een hoger pakket – maar we herijken het bedrag vooraf, zodat u nooit voor een verhoging achteraf komt te staan.

Nee, en dat is precies wat we niet doen. Uw ERP, CRM, boekhouding en planning blijven staan. Wij bouwen de schakels ertussen, want daar zit het handwerk – pakketten zijn sterk ín hun eigen domein en zwak op de randen.

Een migratie of pakketvervanging is een ander vak. Vraagt u daarnaar, dan verwijzen we door.

Dan blijft alles staan en draaien. Uw automatisering draait in een eigen omgeving op uw eigen accounts, niet op een centrale omgeving van ons. U heeft de workflow, de broncode, de documentatie en de herstelinstructies al in handen, want die lopen tijdens de bouw mee. Een IT-partij die het workflowprogramma kent, of een ontwikkelaar die de documentatie leest, kan verder zonder ons; een overdracht met ons erbij is eenmalig een dagdeel.

Wat u zelf moet regelen na een vertrek: iemand die de koppelingen van derden bijhoudt, want die veranderen. Waar het draait, wie toegang heeft en wat u meekrijgt →

Dat hangt ervan af of het pakket een koppeling, export of import biedt. De meeste moderne pakketten doen dat – Exact Online, AFAS, Teamleader, HubSpot, Microsoft 365 en Google Workspace bijvoorbeeld. Bij oudere systemen is een tussenoplossing soms nodig.

Dit is een van de eerste dingen die we uitzoeken, omdat het bepalend is voor wat haalbaar is. Soms is er werk nodig bij uw eigen softwareleverancier om een koppeling open te zetten; die kosten vallen buiten onze vaste prijs. Wat een koppeling per pakket vraagt →

Vaak kan het ook iets. De praktijk is dat pakketten sterk zijn ín hun eigen domein en zwak op de randen ertussen – precies waar het handwerk zit. Een ERP kan een order verwerken, maar niet een PDF van een klant uitlezen, artikelnummers vertalen en een uitzondering doorzetten naar de juiste collega.

Wij kijken in de Automation Check eerst of uw eigen pakket het al kan. Zo ja, dan zeggen we dat, en dan is die €295 alles wat u ons betaalt. Wat er aan de kant van uw pakket nodig is →

Nee. Alles wat met vaste regels kan, doen we met vaste regels: die zijn voorspelbaar, testbaar en goedkoper. Een bedrag uit een vast factuurformaat halen, velden matchen, iets doorzetten – daar is geen taalmodel voor nodig.

AI zetten we in waar interpretatie nodig is: een document lezen dat elke keer anders is opgemaakt, vrije tekst classificeren, of een samenvatting maken. Bij kritieke handelingen komt daar altijd een controle overheen.

Standaard in uw eigen omgeving, op uw eigen licenties en accounts. Wilt u hosting liever niet zelf regelen, dan kan het op onze infrastructuur draaien; ook dan blijft de omgeving overdraagbaar.

Waar een externe dienst nodig is, staat vooraf op papier welke, waarvoor en waar de verwerking plaatsvindt. Waar het kan houden we dat binnen de EU, en uw gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.

U. Wat wij voor u bouwen is van u, inclusief de broncode en de documentatie. Er zit geen licentieconstructie omheen die u aan ons bindt.

Dat is een bewuste keuze in de opzet en niet een geruststelling in een gesprek: alles draait op uw eigen accounts, toegangsgegevens worden gescheiden beheerd en de documentatie loopt tijdens de bouw mee. Zo is het opgezet →

Ja. Beheer is bij ons geen verplichting. Kiest u ervoor het zelf te doen, dan krijgt u de workflow, de broncode, de documentatie en de instructies voor uitrol en herstel. Voor de overdracht rekenen we eenmalig een dagdeel.

We raden Managed beheer meestal wel aan, maar dat is ervaring en geen voorwaarde: het zijn de koppelingen van derden die breken, niet onze code.

Kennismaken kan meestal binnen een week, een Automation Check binnen twee. Daarna is een kleine automatisering in één tot twee weken live en een standaardproces in twee tot vier weken, gerekend vanaf het moment dat we toegang hebben tot de systemen en testdata.

Die toegang is in de praktijk vaker de vertragende factor dan het bouwen.

Zo min mogelijk. Het uitgangspunt is dat het werk verdwijnt, niet dat er een scherm bij komt. Meestal blijft iedereen in dezelfde systemen werken en is het enige verschil dat een deel van het invoerwerk al gedaan is.

Waar er wel iets bij komt – een uitzonderingenlijst bijvoorbeeld – leggen we dat uit aan de mensen die ermee werken, niet alleen aan de directie.

Ja. Kennismaken en een Automation Check kunnen prima op afstand. Voor een Automation Scan komen we langs, want daarvoor moeten we de mensen spreken die het werk doen – dat werkt het best binnen ongeveer een uur rijden vanaf Zoetermeer. Daarbuiten kan het ook, maar dan spreken we vooraf af hoe we dat praktisch inrichten.

Daar is de opzet op gebouwd. Elk uitgelezen veld krijgt een zekerheidsscore; blijft die onder de ingestelde drempel, dan stopt de verwerking en beslist een mens. Dat is geen noodrem maar het normale gedrag.

Daarnaast is elke verwerking terug te zien in het logboek: welk model, welke invoer, welke uitkomst. Gaat er iets mis, dan is te reconstrueren wat er gebeurd is in plaats van te gissen.

Dat gebeurt, en het is de meest voorkomende reden dat een automatisering stilvalt – een koppeling waarachter de leverancier iets wijzigt, bijvoorbeeld. Monitoring merkt het meestal vóór u het merkt: als de doorvoer terugloopt of er fouten binnenkomen, krijgen wij een melding.

Bij een beheercontract valt het herstel daaronder. Beheert u zelf, dan is het aan uw eigen partij – daarom leveren we de koppelingen gedocumenteerd op.

Daarom bouwen we de foutafhandeling vóór de functionaliteit. Bij twijfel gaat een geval naar een mens in plaats van door, en elke verwerking is terug te zien in de logging.

De eerste weken draait een nieuw proces bovendien met een extra controlestap die u zelf afbouwt zodra u het vertrouwt.

Dan zeggen we dat, en bouwen we niets. Automatisering heeft een vaste kostenkant: bouwen kost geld en beheer kost elke maand geld. Onder een bepaald volume kost dat beheer meer dan het handwerk dat het vervangt.

Dat is geen randgeval maar een veelvoorkomende uitkomst. Precies daarom is de analyse betaald: we kunnen het ons veroorloven om nee te zeggen.

Dan stoppen we en overleggen we voordat we doorbouwen. Een gewijzigde scope kan betekenen dat het meer kost, maar u hoort dat vooraf en niet op de eindfactuur.

Daarom draait alles standaard in uw eigen omgeving en op uw eigen licenties, met documentatie die tijdens de bouw meeloopt. Valt de samenwerking weg, dan blijft alles draaien en kan een andere partij het overnemen zonder u opnieuw te laten beginnen.

Dat is een bewuste keuze in de opzet, niet een geruststelling in een gesprek. Zo is het opgezet →