Wat ondernemers ons als eerste vragen

Vaak kan het ook iets. De praktijk is dat pakketten sterk zijn ín hun eigen domein en zwak op de randen ertussen — precies waar het handwerk zit. Een ERP kan een order verwerken, maar niet een PDF van een klant uitlezen, artikelnummers vertalen en een uitzondering doorzetten naar de juiste collega.

Wij kijken in de quickscan eerst of uw eigen pakket het al kan. Zo ja, dan zeggen we dat en is de scan wat u ons betaalt.

Daarom draait alles in uw eigen omgeving en op uw eigen licenties, met documentatie die tijdens de bouw meeloopt. Valt de samenwerking weg, dan blijft alles draaien en kan een andere partij het overnemen zonder u opnieuw te laten beginnen.

Dat is een bewuste keuze in de opzet, niet een geruststelling in een gesprek. Zo is het opgezet →

Alleen als dat nodig is voor het proces, en dan staat het vooraf op papier: welk model, waarvoor, en waar de verwerking plaatsvindt. Waar het kan houden we de verwerking binnen de EU. Uw gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Veel processen — bedragen uitlezen, velden matchen, doorzetten — hebben helemaal geen taalmodel nodig. Dat gebruiken we waar het echt beter is, niet omdat het goed klinkt.

Daarom bouwen we de foutafhandeling vóór de functionaliteit. Bij twijfel gaat een geval naar een mens in plaats van door, en elke verwerking is terug te zien in de logging.

De eerste weken draait een nieuw proces bovendien met een extra controlestap die u zelf afbouwt zodra u het vertrouwt.

Zo min mogelijk. Het uitgangspunt is dat het werk verdwijnt, niet dat er een scherm bij komt. Meestal blijft iedereen in dezelfde systemen werken en is het enige verschil dat een deel van het invoerwerk al gedaan is.

Waar er wel iets bij komt — een uitzonderingenlijst bijvoorbeeld — leggen we dat uit aan de mensen die ermee werken, niet alleen aan de directie.

Soms is dat het juiste antwoord, en dan zeggen we dat. Maar administratief personeel is lastig te vinden, en het UWV constateert dat juist deze functies verder geautomatiseerd worden. Een automatisering die eenmaal draait, werkt bovendien 's avonds en in vakanties door.

De rekenmachine op de homepage geeft u de vergelijking: wat kost het handwerk nu, en wat blijft er over na aftrek van beheer.

Dat kan. Bij lage volumes kost het beheer meer dan het handwerk oplevert — zet de rekenmachine op uw eigen aantallen en u ziet het meteen. Wij zeggen dat liever nu dan na een factuur.

Vuistregel: vanaf ongeveer twintig herhalingen per dag van een handeling van enkele minuten wordt het interessant.

Het beheertarief hangt af van het aantal processen en het volume, niet van het aantal koppelingen dat we toevallig hebben gebouwd. Bij uitbreiding herijken we het bedrag vooraf, zodat u nooit voor een verhoging achteraf komt te staan.

De quickscan plannen we doorgaans binnen twee weken. Daarna is een eerste proces in twee tot drie weken live, gerekend vanaf het moment dat we toegang hebben tot de systemen en testdata. Die toegang is in de praktijk vaker de vertragende factor dan het bouwen.

De eerste afspraak en de quickscan doen we altijd op locatie, en dat werkt het best binnen ongeveer een uur rijden vanaf Zoetermeer. Daarbuiten kan het, maar dan bespreken we vooraf hoe we dat praktisch inrichten.

Dat hangt ervan af of het pakket een koppeling, export of import biedt. De meeste moderne pakketten doen dat; bij oudere systemen is een tussenoplossing soms nodig. Dit is een van de eerste dingen die we in de quickscan uitzoeken, omdat het bepalend is voor wat haalbaar is.

Soms is er werk nodig bij uw eigen softwareleverancier om een koppeling open te zetten. Die kosten vallen buiten onze vaste prijs.

Dan stoppen we en overleggen we voordat we doorbouwen. Een gewijzigde scope kan betekenen dat het meer kost, maar u hoort dat vooraf en niet op de eindfactuur.