Inkoopfacturen die zichzelf klaarzetten
De meest herkenbare automatisering die er is, en een logische eerste stap. Klein genoeg om binnen enkele weken te draaien, groot genoeg om het verschil te merken.
Hoe het nu gaat
Facturen komen binnen op een algemeen mailadres. Iemand opent ze, leest het bedrag en de btw, zoekt de leverancier op, kiest de juiste grootboekrekening en boekt de factuur in.
Bij twijfel gaat er een mail naar degene die de bestelling deed. Aan het eind van de maand is er een stapel die niemand meer precies kan reconstrueren.
De factuur wordt klaargezet in het pakket dat u al gebruikt – Exact Online, AFAS Profit of een ander boekhoudpakket met een koppeling of importroute. Boeken doet u zelf; wij halen alleen het overtypen weg.
- Vijftig of meer inkoopfacturen per maand
- Facturen die per mail binnenkomen als PDF
- Een boekhoudpakket met een koppeling of import
- Iemand die nu handmatig overtypt en codeert
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Ophalen uit de mailbox
Facturen worden opgehaald uit een postbus of map. Bijlagen worden herkend, ook als er meerdere in één mail zitten.
- 2Gegevens uitlezen
Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en betalingskenmerk worden uitgelezen, met een zekerheidsscore per veld.
- 3Dubbele facturen afvangen
Een factuurnummer dat al bestaat wordt gesignaleerd voordat er iets wordt geboekt – dit voorkomt dubbele betalingen.
- 4Controleren tegen de order
Waar er een inkooporder is, wordt de factuur daartegen gelegd. Afwijkingen in aantal of prijs gaan naar een uitzonderingenlijst.
- 5Codering voorstellen
Op basis van leverancier en historie stelt het systeem een grootboekrekening en kostenplaats voor. Voorstellen, niet beslissen.
- 6Klaarzetten ter goedkeuring
De factuur staat klaar in uw pakket. Iemand kijkt en keurt goed; niemand typt nog over.
De controleketen achter een inkoopfactuur
Een factuur inboeken is een reeks controles achter elkaar. Zolang die allemaal slagen, hoeft er niemand naar te kijken. Kies een situatie en zie waar de keten stopt en waarom.
Binnengekomen
- Leverancier
- TechSupply BV
- Factuurnummer
- 2026-88291
- Bedrag
- €8.440,00 incl. btw
- Referentie
- PO-4471
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Leverancier herkend aan KvK- en IBAN-gegevens
- Gecontroleerd: Factuurnummer nog niet eerder verwerkt
- Gecontroleerd: Inkooporder PO-4471 gevonden
- Gecontroleerd: Bedrag komt overeen met de order
- Gecontroleerd: Btw-tarief en -bedrag kloppen
- Gecontroleerd: Kostenplaats afgeleid uit de inkooporder
Resultaat
- Volgende stap: Boekingsvoorstel klaargezet
- Volgende stap: Naar de goedkeuringsroute van deze kostenplaats
- Gecontroleerd: Factuurbeeld gekoppeld aan de boeking
Menselijke handeling0
Bekijk proceslog
- 08:31:04 Factuur ontvangen op de factuurmailbox
- 08:31:05 Leverancier herkend
- 08:31:05 Duplicaatcontrole uitgevoerd
- 08:31:06 Inkooporder gekoppeld
- 08:31:06 Btw gecontroleerd
- 08:31:07 Boekingsvoorstel klaargezet
Binnengekomen
- Inkooporder
- €8.440,00
- Factuur
- €8.617,00
- Ingestelde tolerantie
- €50
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Leverancier en inkooporder gevonden
- Afwijking: Verschil van €177 tussen order en factuur
- Geblokkeerd: Verschil overschrijdt de tolerantie van €50
- Gecontroleerd: Geen meerwerkopdracht gevonden die dit verklaart
Tot €50 verschil boekt Werkritme door – daaronder kost uitzoeken meer dan het verschil. Daarboven gaat de factuur naar de inkoper.
Resultaat
- Geblokkeerd: Niet automatisch goedgekeurd
- Beslissing nodig: Naar de inkoper, met order en factuur naast elkaar
- Volgende stap: Verschil van €177 uitgelicht op regelniveau
Menselijke handeling1 beslissing
Bekijk proceslog
- 09:12:33 Factuur ontvangen
- 09:12:34 Inkooporder gekoppeld
- 09:12:34 Bedragen vergeleken
- 09:12:35 Tolerantie overschreden
- 09:12:35 Naar inkoper
Binnengekomen
- Leverancier
- TechSupply BV
- Factuurnummer
- 2026-88291
- Eerder verwerkt op
- 8 augustus, 08:31
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Leverancier herkend
- Geblokkeerd: Combinatie leverancier en factuurnummer bestaat al
- Gecontroleerd: Bedrag identiek aan de eerdere factuur
- Gecontroleerd: Eerdere boeking teruggevonden
Een factuurnummer komt per leverancier maar één keer voor. Werkritme boekt niet twee keer, ook niet als het bestand anders heet.
Resultaat
- Geblokkeerd: Geen tweede boeking aangemaakt
- Volgende stap: Verwezen naar de bestaande boeking
- Beslissing nodig: Crediteurenadministratie geïnformeerd
Menselijke handeling0 – niets te doen
Bekijk proceslog
- 14:07:51 Factuur ontvangen
- 14:07:52 Duplicaatcontrole uitgevoerd
- 14:07:52 Bestaande boeking gevonden
- 14:07:53 Verwerking gestopt
Binnengekomen
- Leverancier
- Van Hoorn Techniek
- Bedrag
- €1.284,00
- Inkooporder
- Niet aanwezig
- Omschrijving
- Diverse werkzaamheden
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Leverancier herkend
- Gecontroleerd: Geen duplicaat
- Gecontroleerd: Btw gecontroleerd
- Afwijking: Geen inkooporder om de kostenplaats uit af te leiden
- Afwijking: Omschrijving te algemeen – zekerheid 44%
Alles wat wél vaststaat wordt verwerkt. Alleen het onderdeel waarover geen zekerheid bestaat gaat naar een mens – niet de hele factuur.
Resultaat
- Gecontroleerd: Leverancier, bedrag en btw vastgelegd
- Beslissing nodig: Alleen de kostenplaats naar een medewerker
- Gecontroleerd: Keuze wordt onthouden voor deze leverancier
Menselijke handeling1 keuze
Bekijk proceslog
- 11:45:20 Factuur ontvangen
- 11:45:21 Leverancier en bedrag vastgelegd
- 11:45:21 Geen inkooporder gevonden
- 11:45:22 Zekerheid kostenplaats: 44%
- 11:45:22 Alleen kostenplaats naar controle
Wat betekent dit in uw administratie?
Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.
567 uur per jaar minder handmatige verwerking
- Verwerkingen per jaar
- 9.200
- Zonder handmatige stap
- 8.280
- Naar controle
- 920
- Werkdagen aan capaciteit
- 71
- Indicatieve capaciteitswaarde
- €23.828
Berekening aanpassen
Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.
Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.
- Een factuur zonder inkooporder: wie moet die goedkeuren, en op basis waarvan?
- Een creditnota die eruitziet als een factuur, met een negatief bedrag dat als positief wordt gelezen.
- Btw verlegd, verschillende tarieven op één factuur, of een factuur in vreemde valuta.
- Een verzamelfactuur met dertig regels die bij vijf verschillende projecten horen.
- Dezelfde factuur die zowel per mail als per post binnenkomt en handmatig is ingescand.
- Een leverancier die zijn factuurlayout wijzigt zonder aankondiging.
Wat het oplevert
De maandelijkse boekingsronde verandert van invoerwerk in controlewerk. Dubbele betalingen worden afgevangen voordat ze plaatsvinden, wat vaak meer oplevert dan de bespaarde uren.
Omdat elke factuur wordt gelogd, is bovendien terug te zien wanneer wat is verwerkt – handig bij de jaarafsluiting en bij vragen van de accountant.
Bij minder dan ongeveer vijftig facturen per maand – grofweg tien uur handwerk – is de winst meestal te klein om het beheer te dragen.
Bouw: €1.750 – €4.500
Categorie: Standaard automatisering
Bouwtijd: 14 tot 30 uur
Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
Beheer: Care, €195 per maand
Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →
Alle prijzen bekijken →Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.