Inkoopfacturen die zichzelf klaarzetten
De meest herkenbare automatisering die er is, en meestal de eerste die we bouwen. Klein genoeg om binnen drie weken te draaien, groot genoeg om het verschil te merken.
Hoe het nu gaat
Facturen komen binnen op een algemeen mailadres. Iemand opent ze, leest het bedrag en de btw, zoekt de leverancier op, kiest de juiste grootboekrekening en boekt de factuur in.
Bij twijfel gaat er een mail naar degene die de bestelling deed. Aan het eind van de maand is er een stapel die niemand meer precies kan reconstrueren.
- Vijftig of meer inkoopfacturen per maand
- Facturen die per mail binnenkomen als PDF
- Een boekhoudpakket met een koppeling of import
- Iemand die nu handmatig overtypt en codeert
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Ophalen uit de mailbox
Facturen worden opgehaald uit een postbus of map. Bijlagen worden herkend, ook als er meerdere in één mail zitten.
- 2Gegevens uitlezen
Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en betalingskenmerk worden uitgelezen, met een zekerheidsscore per veld.
- 3Dubbele facturen afvangen
Een factuurnummer dat al bestaat wordt gesignaleerd voordat er iets wordt geboekt — dit voorkomt dubbele betalingen.
- 4Controleren tegen de order
Waar er een inkooporder is, wordt de factuur daartegen gelegd. Afwijkingen in aantal of prijs gaan naar een uitzonderingenlijst.
- 5Codering voorstellen
Op basis van leverancier en historie stelt het systeem een grootboekrekening en kostenplaats voor. Voorstellen, niet beslissen.
- 6Klaarzetten ter goedkeuring
De factuur staat klaar in uw pakket. Iemand kijkt en keurt goed; niemand typt nog over.
Waar het misgaat als je het te simpel bouwt
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- Een factuur zonder inkooporder: wie moet die goedkeuren, en op basis waarvan?
- Een creditnota die eruitziet als een factuur, met een negatief bedrag dat als positief wordt gelezen.
- Btw verlegd, verschillende tarieven op één factuur, of een factuur in vreemde valuta.
- Een verzamelfactuur met dertig regels die bij vijf verschillende projecten horen.
- Dezelfde factuur die zowel per mail als per post binnenkomt en handmatig is ingescand.
- Een leverancier die zijn factuurlayout wijzigt zonder aankondiging.
Wat het oplevert
De maandelijkse boekingsronde verandert van invoerwerk in controlewerk. Dubbele betalingen worden afgevangen voordat ze plaatsvinden, wat vaak meer oplevert dan de bespaarde uren.
Omdat elke factuur wordt gelogd, is bovendien terug te zien wanneer wat is verwerkt — handig bij de jaarafsluiting en bij vragen van de accountant.
Bij minder dan ongeveer vijftig facturen per maand is de winst meestal te klein om het beheer te dragen.
Bouw: vanaf €2.500
Bouwtijd: 14 tot 20 uur
Doorlooptijd: twee tot drie weken
Beheer: vanaf €650 per maand
Dit is vaak het instapproject: klein, snel zichtbaar, en meteen te meten.
Alle prijzen bekijken →Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.