Installatietechniek

De monteur is klaar. De administratie nog niet.

Bij installatiebedrijven zit het geld vast tussen het werk en de factuur. Elke dag dat een werkbon blijft liggen, is een dag later factureren en een grotere kans op discussie over wat er precies is gedaan.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

De bon van de monteur wordt de factuur, zonder tussenstap.

Hoe het nu gaat

De monteur levert de bon in: via een app, als PDF, of als foto van een papieren bon met een handtekening erop. De planner of administratie neemt uren, materiaal en meerwerk over in het pakket.

Ontbreekt er iets, dan volgt een appje of een telefoontje. Soms komt de bon pas een week later binnen. In de tussentijd is er niet gefactureerd en weet niemand meer precies wat er is afgesproken op locatie.

Voor wie

Installatie- en technische dienstverleners met 10 tot 100 medewerkers
Monteurs die met werkbonnen, een app of foto's werken
Een planner die uren en materiaal overneemt in het systeem
Onderhoudscontracten die handmatig worden ingepland

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Bon binnenhalen
Uit de app, de mailbox of een gedeelde map. Foto's en scans worden net zo goed verwerkt als nette PDF's.
2
Uren en materiaal uitlezen
Gewerkte uren, gebruikte materialen, meerwerk en de eventuele handtekening worden herkend en aan het juiste project of de juiste klant gekoppeld.
3
Controleren tegen de opdracht
Uren en materiaal worden vergeleken met wat er is afgesproken. Afwijkingen gaan naar de planner in plaats van ongemerkt naar de factuur.
4
Meerwerk apart zetten
Meerwerk krijgt een eigen route, zodat het bewust wordt goedgekeurd voordat het bij de klant terechtkomt.
5
Factuur klaarzetten
De factuur staat klaar ter controle in uw pakket. Niemand hoeft nog over te typen; iemand hoeft alleen nog te kijken.
6
Terugkoppelen
Ontbreekt er iets op de bon, dan krijgt de monteur automatisch bericht met wat er mist – dezelfde dag, niet een week later.

De slimme schakel

Van werkbon naar administratie, zonder achteraf uitzoekwerk

Een werkbon die klopt, gaat vanzelf. Het werk zit in de bonnen die afwijken: meerwerk, ontbrekende velden, materiaal buiten de opdracht. Kies een situatie en zie welke regel van u wordt toegepast.

Binnengekomen

Opdracht: Begroot 3 uur
Geregistreerd: 4,5 uur
Extra werk: Circulatiepomp vervangen
Extra materiaal: €284

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Reguliere werkzaamheden herkend – 3 uur
Afwijking: 1,5 uur meer dan begroot
Afwijking: Materiaal van €284 valt buiten de opdracht
Gecontroleerd: Foto en monteursnotitie aanwezig

Bedrijfsregel

Werk binnen de begroting gaat direct naar facturatie. Meerwerk boven de ingestelde marge gaat eerst langs de projectleider, met bewijs erbij.

Resultaat

Volgende stap: 3 uur regulier werk naar facturatie
Beslissing nodig: 1,5 uur meerwerk naar goedkeuring
Beslissing nodig: €284 materiaal naar goedkeuring
Gecontroleerd: Foto en notitie meegestuurd ter beoordeling

Menselijke handeling1 goedkeuring

Bekijk proceslog

17:48:02 Werkbon ontvangen
17:48:03 Uren vergeleken met begroting
17:48:03 Afwijking 1,5 uur vastgesteld
17:48:04 Regulier deel naar facturatie
17:48:04 Meerwerk naar goedkeuringsflow

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.

472 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 6.440
Zonder handmatige stap: 5.152
Naar controle: 1.288
Werkdagen aan capaciteit: 59
Indicatieve capaciteitswaarde: €20.780

Berekening aanpassen

Hoeveel werkbonnen controleert uw binnendienst per dag? Minuten per stuk, handmatig Werkdagen per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.

De bon is een foto met een handtekening en een aantal dat is doorgestreept en opnieuw geschreven. Wat doet u daarmee?
De monteur boekt vier uur, de opdracht ging over drie. Automatisch factureren of eerst voorleggen?
Materiaal is van de bus gepakt en niet gescand. Waar komt dat vandaan in de administratie?
Twee monteurs op één klus leveren allebei een bon in voor hetzelfde werk.
Het onderhoudscontract dekt de uren maar niet het materiaal. Wie splitst dat?
De klant tekent niet. Gaat de factuur toch weg, en met welke onderbouwing?

Wat het oplevert

Er wordt sneller gefactureerd, meestal binnen een dag na afronding in plaats van aan het eind van de week. Dat is direct werkkapitaal.

Daarnaast wordt meerwerk vaker daadwerkelijk gefactureerd, simpelweg omdat het niet meer tussen wal en schip valt. En de planner houdt tijd over voor plannen.

Hoeveel dat bij u scheelt hangt af van het aantal bonnen per week en hoeveel er nu blijft liggen. Dat meten we in de Automation Check.

Wat het kost

Bouw: €4.500 – €8.500
Categorie: Uitgebreide automatisering
Bouwtijd: 34 tot 55 uur
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Beheer: Managed, €395 per maand

Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.