De monteur is klaar. De administratie nog niet.
Bij installatiebedrijven zit het geld vast tussen het werk en de factuur. Elke dag dat een werkbon blijft liggen, is een dag later factureren en een grotere kans op discussie over wat er precies is gedaan.
Hoe het nu gaat
De monteur levert de bon in: via een app, als PDF, of als foto van een papieren bon met een handtekening erop. De planner of administratie neemt uren, materiaal en meerwerk over in het pakket.
Ontbreekt er iets, dan volgt een appje of een telefoontje. Soms komt de bon pas een week later binnen. In de tussentijd is er niet gefactureerd en weet niemand meer precies wat er is afgesproken op locatie.
- Installatie- en technische dienstverleners met 10 tot 100 medewerkers
- Monteurs die met werkbonnen, een app of foto's werken
- Een planner die uren en materiaal overneemt in het systeem
- Onderhoudscontracten die handmatig worden ingepland
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Bon binnenhalen
Uit de app, de mailbox of een gedeelde map. Foto's en scans worden net zo goed verwerkt als nette PDF's.
- 2Uren en materiaal uitlezen
Gewerkte uren, gebruikte materialen, meerwerk en de eventuele handtekening worden herkend en aan het juiste project of de juiste klant gekoppeld.
- 3Controleren tegen de opdracht
Uren en materiaal worden vergeleken met wat er is afgesproken. Afwijkingen gaan naar de planner in plaats van ongemerkt naar de factuur.
- 4Meerwerk apart zetten
Meerwerk krijgt een eigen route, zodat het bewust wordt goedgekeurd voordat het bij de klant terechtkomt.
- 5Factuur klaarzetten
De factuur staat klaar ter controle in uw pakket. Niemand hoeft nog over te typen; iemand hoeft alleen nog te kijken.
- 6Terugkoppelen
Ontbreekt er iets op de bon, dan krijgt de monteur automatisch bericht met wat er mist — dezelfde dag, niet een week later.
Waar het misgaat als je het te simpel bouwt
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- De bon is een foto met een handtekening en een aantal dat is doorgestreept en opnieuw geschreven. Wat doet u daarmee?
- De monteur boekt vier uur, de opdracht ging over drie. Automatisch factureren of eerst voorleggen?
- Materiaal is van de bus gepakt en niet gescand. Waar komt dat vandaan in de administratie?
- Twee monteurs op één klus leveren allebei een bon in voor hetzelfde werk.
- Het onderhoudscontract dekt de uren maar niet het materiaal. Wie splitst dat?
- De klant tekent niet. Gaat de factuur toch weg, en met welke onderbouwing?
Wat het oplevert
Er wordt sneller gefactureerd, meestal binnen een dag na afronding in plaats van aan het eind van de week. Dat is direct werkkapitaal.
Daarnaast wordt meerwerk vaker daadwerkelijk gefactureerd, simpelweg omdat het niet meer tussen wal en schip valt. En de planner houdt tijd over voor plannen.
Hoeveel dat bij u scheelt hangt af van het aantal bonnen per week en hoeveel er nu blijft liggen. Dat meten we in de quickscan.
Bouw: €6.000 tot €9.000
Beheer: €650 tot €1.250 per maand
Doorlooptijd: drie tot zes weken
Onderhoudscontracten automatisch inplannen bouwen we vaak als tweede stap, vanaf €5.500.
Alle prijzen bekijken →Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.