Recruitment & uitzend

Uw ATS doet het cv-werk al. Wij doen de rest.

Veel bureaus krijgen automatisering verkocht op cv-parsing, terwijl hun ATS dat al kan. De tijd verdwijnt ergens anders: in urenbriefjes, in facturatie, in het achter certificaten aanzitten.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

Uren komen binnen, de factuur staat klaar.

Hoe het nu gaat

Elke week komen de uren binnen: via het portaal, per mail, soms als foto van een briefje. Iemand controleert ze tegen de plaatsing, corrigeert, en zet ze klaar voor facturatie en verloning.

Daarnaast lopen certificaten af, moeten ID's opnieuw worden opgevraagd en willen kandidaten weten waar ze staan. Dat zijn stuk voor stuk kleine handelingen die bij honderd plaatsingen een dagtaak worden.

Voor wie

Uitzend-, detacherings- en recruitmentbureaus met 10 tot 100 medewerkers
Een ATS dat blijft staan – wij vervangen het niet
Wekelijkse urenverwerking en facturatie
Kandidaten met certificaten die verlopen

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Uren binnenhalen
Uit het portaal, de mail of een bestand. Ook foto's van papieren briefjes worden uitgelezen.
2
Controleren tegen de plaatsing
Uren worden vergeleken met het contract: tarief, toeslagen, maximale uren. Afwijkingen komen op een lijst in plaats van door te lopen.
3
Facturatie en verloning klaarzetten
De factuur naar de opdrachtgever en de gegevens voor de verloning worden voorbereid in uw eigen systemen.
4
Certificaten bewaken
ID's, VCA en contracten krijgen een vervaldatum. Ruim voor het aflopen gaat er automatisch een verzoek uit naar kandidaat of opdrachtgever.
5
Kandidaten bijpraten
Ontvangstbevestigingen en statusupdates gaan automatisch. Afwijzingen houden een menselijke tussenstap – daar zit uw reputatie in.
6
Vacature uitzetten
Een intake wordt omgezet naar een concepttekst en klaargezet voor de kanalen die u toch al gebruikt.

De slimme schakel

Van urenbriefje naar verloning en factuur

Uren omrekenen is eenvoudig zolang het contract standaard is. Het werk zit in toeslagen, afwijkingen en documenten die verlopen. Kies een situatie en zie welke regel geldt.

Binnengekomen

Medewerker: J. Willemse bij Bouw BV
Tarief: €32 per uur
Toeslagen: Na 18:00 125%, zaterdag 150%
Geregistreerd: ma 08:00–17:00
di 08:00–19:30
wo 08:00–17:00
za 08:00–12:00

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Plaatsing en contract gevonden
Gecontroleerd: 28 uur tegen normaal tarief
Gecontroleerd: 1,5 uur na 18:00 – toeslag 125%
Gecontroleerd: 4 uur zaterdag – toeslag 150%
Gecontroleerd: Totaal 33,5 uur, binnen de planning

Bedrijfsregel

De toeslagregels komen uit het contract van deze opdrachtgever, niet uit een standaardtabel. Elke opdrachtgever heeft eigen afspraken.

Resultaat

Volgende stap: 28 uur × €32 = €896,00
Volgende stap: 1,5 uur × €40,00 = €60,00
Volgende stap: 4 uur × €48,00 = €192,00
Gecontroleerd: Verloning en facturatie voorbereid: €1.148,00

Menselijke handeling0

Bekijk proceslog

08:15:22 Urenbriefje ontvangen
08:15:23 Contract en toeslagregels opgehaald
08:15:23 Uren per categorie berekend
08:15:24 Verloning en facturatie voorbereid

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.

516 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 8.640
Zonder handmatige stap: 7.430
Naar controle: 1.210
Werkdagen aan capaciteit: 64
Indicatieve capaciteitswaarde: €17.012

Berekening aanpassen

Hoeveel urenbriefjes verwerkt u per week? Minuten per stuk, handmatig Werkweken per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.

De uren wijken af van het contract, maar de opdrachtgever heeft mondeling akkoord gegeven. Waar wordt dat vastgelegd?
Een kandidaat werkt bij twee opdrachtgevers in dezelfde week met verschillende tarieven en toeslagen.
Toeslagen voor overwerk, avond en weekend: welke gaan automatisch en welke nooit?
Het certificaat is verlopen maar de kandidaat staat morgen ingepland. Wie wordt gewaarschuwd, en hoe hard?
Een correctie op een al gefactureerde week. Creditnota of verrekenen in de volgende?
De opdrachtgever keurt niet goed en reageert niet. Wanneer factureert u alsnog?

Wat het oplevert

De wekelijkse urenverwerking wordt van een vaste dagtaak een controletaak. Facturatie loopt daardoor niet meer achter op de weekafsluiting.

Compliancebewaking is waar het meeste risico wegvalt: een verlopen certificaat dat niemand opmerkt, is een probleem dat veel duurder is dan de uren die u ermee bespaart.

We meten vooraf hoeveel tijd urenverwerking en nabellen nu kosten. Zonder dat cijfer kunnen we achteraf niets aantonen.

Wat het kost

Bouw: €4.500 – €8.500
Categorie: Uitgebreide automatisering
Bouwtijd: 34 tot 60 uur
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Beheer: Managed, €395 per maand

Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.