Werk dat elke week terugkomt en niemand mist
Procesautomatisering is: uitzoeken welk terugkerend werk tussen uw systemen door de computer gedaan kan worden, en dat dan ook laten doen. Deze pagina legt uit wanneer dat iets oplevert, en wanneer niet.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering is het door software laten uitvoeren van bedrijfsprocessen die nu met de hand gaan. In het MKB gaat dat vrijwel altijd over de werkprocessen tussen de pakketten in – niet over het werk binnen één pakket, want daar is dat pakket zelf voor.
In vrijwel elk MKB-bedrijf staan vier tot acht pakketten. Een mailbox, een CRM, een planning, een boekhouding, misschien een ERP of een urenregistratie. Ze doen elk hun werk goed. Wat ze niet doen, is met elkaar praten.
Dat gat wordt gedicht door mensen. Iemand leest een bestelling in de mail en typt hem over in het ERP. Iemand pakt een werkbon en maakt er een factuur van. Iemand zet elke maandag uren uit een Excel in de loonadministratie. Dat werk staat in niemands functieomschrijving en het staat op geen enkele begroting, maar het kost wel elke week hetzelfde aantal uren.
Procesautomatisering is dat gat dichten met een koppeling in plaats van met een persoon. De pakketten blijven staan; er komt alleen een schakel tussen die het overtypen overneemt.
- Geen nieuw pakket dat de oude vervangt
- Geen migratie van uw gegevens naar ons
- Geen project van een half jaar voordat er iets werkt
- Geen robot die uw scherm bedient en omvalt bij de eerste schermwijziging
- Geen reden om mensen te ontslaan – het werk dat verdwijnt is het werk dat niemand wilde doen
Kantoor of fabriekshal
Hetzelfde woord dekt twee vakgebieden, en dat levert verkeerde gesprekken op.
In de industrie gaat procesautomatisering over het besturen van machines en productielijnen: PLC's, regeltechniek, sensoren, SCADA. Een lijn die zichzelf bijstelt, een menger die op temperatuur blijft. Daar zijn systeemintegrators en machinebouwers voor, en dat zijn wij niet. Zoekt u dat, dan bent u hier aan het verkeerde adres – beter dat u dat nu leest dan na een kennismaking.
In het kantoor gaat het over bedrijfsprocessen: de administratieve keten van order tot factuur, van werkbon tot boekhouding, van mailbox tot ERP. Dat is wat op deze pagina staat en wat wij bouwen.
Draait u een productiebedrijf, dan heeft u met allebei te maken. De machines staan er al; de papierwinkel eromheen – orders, batchgegevens, specificaties, certificaten, facturen – is het deel waar wij aan werken. Hoe dat er per sector uitziet, staat bij voedingsmiddelen en glastuinbouw.
- PLC- en besturingstechniek
- Regeltechniek, SCADA en meet- en regelapparatuur
- Robotarmen, assemblage- en verpakkingslijnen
- Machineonderhoud en storingsdienst
Wél het werk eromheen: orders, batchgegevens, certificaten en facturen die nu met de hand van het ene scherm naar het andere gaan.
Vier signalen dat er tijd verdwijnt
U hoeft geen procesanalyse te laten doen om te zien waar het zit. Deze vier komen in bijna elk bedrijf voor, en ze zijn alle vier van buitenaf zichtbaar.
- 1Hetzelfde gegeven staat op twee plekken
Een adres, een prijs, een uur of een aantal dat iemand van het ene scherm naar het andere brengt. Dubbele invoer is niet alleen tijd; het is ook de plek waar de twee systemen uit elkaar gaan lopen.
- 2Er is een vast moment in de week of de maand dat gevreesd wordt
De maandafsluiting, de vrijdagmiddagfacturatie, het urenlijstje op maandag. Werk dat zich ophoopt tot een piek is bijna altijd werk dat per stuk automatisch had gekund.
- 3Iemand is onmisbaar voor iets wat niemand kan uitleggen
Als één persoon weet hoe de exportknop werkt en wat er daarna met dat bestand moet gebeuren, dan is dat geen kennis maar een risico. Vakantie en ziekte zijn dan een probleem.
- 4Er blijft geld liggen
Een factuur die te laat gaat, een declaratie die niemand indient, een meerwerkbon die niet doorkomt. Dat is meestal duurder dan alle uren bij elkaar, en het valt het minst op.
Regelmatig, in aantallen, met een regel erachter
Werk komt in aanmerking als het drie dingen tegelijk is: het komt terug, het gebeurt vaak genoeg om op te tellen, en er zit een regel achter die uit te schrijven is. Een bestelling die altijd op dezelfde manier in de mail komt, voldoet. Een klant die belt met een verhaal, niet.
De grens ligt bij het oordeel. Zodra iemand moet wegen – is deze klacht ernstig, klopt dit adres, mag deze korting – houdt de automatisering op en gaat het naar een mens. Dat is geen tekortkoming maar het ontwerp: een systeem dat gokt bij twijfel is duurder dan een systeem dat het voorlegt.
Wat er in de praktijk uitkomt staat uitgeschreven bij de voorbeelden van procesautomatisering, per proces en met prijzen erbij. Gaat het vooral om de backoffice, dan loopt administratie automatiseren dezelfde processen langs vanuit de administratie.
- Orders uit mail of PDF het ERP in
- Inkoopfacturen herkennen en inboeken
- Werkbonnen omzetten naar facturen
- Uren verzamelen en doorzetten
- Declaraties samenstellen en bewaken
- Een gedeelde postbus sorteren en routeren
- Contracten en certificaten in de gaten houden
Procesautomatisering, workflow-automatisering, RPA en AI
Vier woorden voor werk dat elkaar overlapt. Ze worden door elkaar gebruikt, ook door leveranciers, en dat maakt offertes moeilijk te vergelijken. Wat ze betekenen, en wat wij ermee doen.
Procesautomatisering is het overkoepelende woord: een proces dat nu door mensen wordt uitgevoerd, laten uitvoeren door software. Alles hieronder is er een vorm van.
Workflow-automatisering gaat over de volgorde: wie krijgt wat wanneer, welke goedkeuring hoort erbij, wat gebeurt er als iemand niet reageert. Dat is de helft van bijna elke opdracht. Een koppeling zonder afgesproken route levert een snellere puinhoop op, geen betere.
RPA – robotic process automation – laat software de schermen bedienen zoals een mens dat doet: klikken en typen in de gebruikersinterface. Aantrekkelijk, want het werkt bij elk pakket, ook bij pakketten zonder ingang. Kwetsbaar, want het valt om zodra een scherm verandert. Wij koppelen waar het kan op de ingang die het pakket ervoor heeft – een API, een connector, desnoods een geplande export – en gebruiken schermbediening alleen als er werkelijk niets anders is. Wat er per pakket bestaat, staat bij de koppelingen.
AI is een onderdeel, geen categorie. Nuttig waar iets gelezen of beoordeeld moet worden: een factuur waarvan de opmaak per leverancier verschilt, een mail waarvan de bedoeling eruit moet komen. Niet nuttig waar een gewone regel volstaat, want het kost geld per verwerking en het antwoord is niet elke keer hetzelfde. Wanneer AI wel en niet loont →
Nog twee woorden die vaak langskomen. Digitaliseren is papier vervangen door een scherm: hetzelfde werk, ander medium. Een bon die u nu in een app invult in plaats van op papier is gedigitaliseerd; een bon die vanzelf een factuurregel wordt, is geautomatiseerd. En automatisatie is gewoon het Vlaamse woord voor automatisering – er zit geen verschil in betekenis.
Eén opdracht, in cijfers
Bij Taxi Zoetermeer Direct kwamen ritaanvragen via drie kanalen binnen en werd elke maand alles met de hand tot rittenstaten, facturen en declaraties verwerkt. De planning en de boekhouding zijn blijven staan; er zijn schakels tussen gebouwd.
Wat het kost, en wanneer het terugverdiend is
De rekensom is kort. Een koppeling die vijf uur per week uitspaart, spaart bij een intern tarief van €40 zo'n €10.000 per jaar uit. Kost die koppeling €6.000 om te bouwen, dan staat u na ruim een half jaar op nul en daarna levert het op. Kost hij €25.000, dan duurt het tweeënhalf jaar en is de vraag of u dat geld niet ergens anders beter kwijt kunt.
Dat uurtarief is een aanname en geen feit – het is wat een uur van die medewerker u werkelijk kost, inclusief werkgeverslasten, niet het bruto uurloon. Reken met uw eigen getal in plaats van met het onze; de rekenmachine vraagt er daarom om.
Wat de bouw zelf kost hangt vooral af van het aantal systemen en of ze een fatsoenlijke ingang hebben. Twee moderne pakketten met een API koppelen is ander werk dan een pakket uit 2009 dat alleen een CSV kan exporteren. De bedragen per soort opdracht staan bij de prijzen. Gaat het om een AI-onderdeel, dan komen daar draaikosten per maand bij die vooraf te ramen zijn: wat een AI-agent per maand kost.
Wanneer u er beter niet aan begint
Niet elk handmatig proces hoort geautomatiseerd te worden, en het is goedkoper om dat vooraf vast te stellen dan achteraf.
Als het proces zelf niet deugt. Een omslachtige werkwijze wordt door automatisering sneller, niet beter. Soms is het antwoord dat er drie stappen uit kunnen – dat kost niets en levert meer op dan welke koppeling ook.
Als het te weinig voorkomt. Iets wat twee keer per maand tien minuten kost, is vier uur per jaar. Daar valt geen koppeling van terug te verdienen, hoe irritant het werk ook is.
Als u volgend jaar van pakket wisselt. Bouw dan niet nu een koppeling op iets wat straks weg is. Wacht, of bouw de schakel zo dat alleen het uiteinde vervangen hoeft te worden.
Als er te veel uitzonderingen zijn. Als negen van de tien gevallen anders liggen, dan is er geen regel om uit te schrijven. Dan is het maatwerk per geval, en dat is mensenwerk.
Voor AI in het bijzonder ligt die grens nog een slag scherper, want daar komen draaikosten per maand bij en is de uitkomst niet altijd hetzelfde: wanneer AI wel en niet loont in het MKB, met dezelfde rekenmethode als hierboven.
Hoe een traject loopt
We beginnen klein en meten vooraf. Eerst kijken we mee met wat er nu gebeurt en tellen we hoeveel tijd het kost; daarna bouwen we één ding en meten we opnieuw. Zo staat het rendement zwart op wit in plaats van in een offerte. Hoe dat precies gaat, staat bij onze aanpak; wat er technisch onder zit en hoe het met eigendom en AVG zit, bij techniek.
Klein beginnen en vooraf meten is niet alleen goedkoper; het is ook het verschil tussen een proef die in productie komt en een die blijft hangen. Waar dat meestal op stukloopt: waarom de meeste AI-projecten niet in productie komen.
Wat ondernemers over procesautomatisering vragen
De vragen die in een eerste gesprek als eerste langskomen. Waar het antwoord „dat hangt ervan af” is, staat dat er ook.
Wat is procesautomatisering?
Welke bedrijfsprocessen lenen zich ervoor?
Wat is het verschil tussen procesautomatisering en digitalisering?
Wat is het verschil met RPA?
Doen jullie ook productieprocessen en machines?
Moeten wij onze software vervangen?
Wat kost procesautomatisering?
Wanneer verdient het zich terug?
Wanneer kunt u er beter niet aan beginnen?
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.