Waarom de btw-aangifte correcties oplevert

De aangifte over het derde kwartaal staat klaar op 22 oktober. In rubriek 5b, de voorbelasting, zit 714 euro die niet bij dit kwartaal hoort. Wie dat bedrag terugvolgt, vindt onderweg nog twee boekingen uit hetzelfde kwartaal. Wat volgt is een typisch geval, met afgeronde bedragen, bij een installatiebedrijf van twintig man dat in AFAS Profit boekt. Het had net zo goed Exact Online kunnen zijn.

Het kwartaal waarin niets opviel

Het tweede kwartaal loopt van 1 april tot en met 30 juni. De aangifte en de betaling moeten uiterlijk 31 juli binnen zijn (Belastingdienst). Op 27 juli draait de administratie de aangifte, kijkt de totalen na, dient in en betaalt. Geen afwijkingen.

Dat is precies het probleem. AFAS zegt het zelf: de bedragen in de aangifte zijn totalen van geboekte transacties, en wie een fout ontdekt moet naar de onderliggende boekingen (AFAS Help). Wat op 27 juli nog niet geboekt was, of verkeerd geboekt was, zit dus onzichtbaar in die aangifte.

29 juni: de factuur in de verkeerde mailbox

Op 29 juni mailt een groothandel een factuur van 3.400 euro exclusief btw voor een warmtepomp, 714 euro btw. De factuur komt diezelfde dag binnen, maar bij de projectleider die de bestelling deed, niet op het administratieadres. De projectleider zit die week op een oplevering en stuurt de factuur pas door op 4 augustus, als de leverancier belt over de betaling.

De administratie boekt de factuur op 5 augustus. Het pakket zet hem daarmee in het derde kwartaal. Voor voorbelasting geldt onder het factuurstelsel dat u rekent met de facturen die u in het tijdvak hebt ontvangen, en dat de factuurdatum bepaalt in welk tijdvak de btw hoort (Belastingdienst). Deze factuur is op 29 juni gedateerd en op 29 juni ontvangen. De 714 euro hoorde in het tweede kwartaal.

De oorzaak is geen boekhoudfout. Het is een factuur die vijf weken op de verkeerde plek lag, omdat de leverancier het adres gebruikte van degene die bestelde. Zo schuift een factuur uit de laatste week van een kwartaal gemakkelijk een tijdvak op.

14 mei: het artikel zonder btw-code

Onderweg naar die factuur komen twee boekingen boven die op 27 juli ook al scheef stonden. Op 14 mei factureert de binnendienst een onderhoudsbeurt: 380 euro materiaal en 200 euro montage. Het artikel "montage" was in april nieuw aangemaakt en heeft geen btw-code meegekregen. De factuur vermeldt 21 procent over het materiaal en niets over de montage. De klant betaalt het factuurbedrag, en dat sluit aan op de bank, dus niemand ziet iets.

In oktober valt het op, omdat iemand de omzet per btw-code naast de totale omzet legt en 200 euro omzet zonder btw tegenkomt bij een bedrijf dat nooit zonder btw factureert. Er gaat een aanvullende factuur van 42 euro btw naar de klant, en die 42 euro komt in het derde kwartaal in plaats van het tweede.

3 juni: de creditnota die nooit geboekt is

Op 3 juni klaagt een klant over een factuur van mei: er is 600 euro te veel gerekend. De binnendienst maakt in Word een creditnota van 600 euro plus 126 euro btw, mailt hem, en zet hem niet in het pakket. De klant betaalt de meifactuur minus 726 euro. Bij de aanmaningen van augustus belt de administratie de klant over de deelbetaling, hoort van de creditnota en boekt hem alsnog. De 126 euro btw komt in het derde kwartaal terug in plaats van in het tweede.

Wat er dan gebeurt

Over het tweede kwartaal is 714 plus 126 te veel betaald en 42 te weinig, bij elkaar 798 euro te veel. De Belastingdienst laat een correctie onder de 1.000 euro in de eerstvolgende aangifte verwerken; is het totaal hoger, dan moet er een suppletie in, zo snel mogelijk en in elk geval binnen 8 weken na het ontdekken van de fout (Belastingdienst). Die grens geldt voor het totaal, niet per boeking; een duurdere warmtepomp en dit bedrijf had een suppletie moeten doen. Fiscaal is het te herstellen. Wat overblijft is het uitzoekwerk, hier een uur, en een aangifte waarvan op de dag van indienen niemand zeker weet of hij klopt.

Waar het te veranderen is

Geen van de boekingen was een rekenfout; het controleoverzicht in Profit, dat alleen afwijkingen in de btw-berekening toont (AFAS Help), had ze niet gevonden. Ze ontstonden vóór de boekhouding: in een mailbox, bij het aanmaken van een artikel, in een Word-document.

De mailbox weegt het zwaarst en is het makkelijkst te veranderen. Facturen die op één adres binnenkomen en daar worden herkend, zoals bij inkoopfacturen beschreven, liggen niet vijf weken bij een projectleider. Wie nog niet zover is, kan leveranciers het administratieadres laten gebruiken en Peppol aanzetten; dat laatste staat in vier dingen die u deze week zelf kunt regelen. Het artikel zonder btw-code is een instelling in het pakket: verplicht een btw-code bij het aanmaken. De creditnota is een afspraak met de binnendienst: een creditnota bestaat pas als hij in het pakket staat.

Wat dit niet oplost: een leverancier die zijn factuur van juni pas in augustus dateert en verstuurt. Die hoort dan gewoon in het derde kwartaal, en daar is niets aan te reconstrueren.

De vraag voor het volgende kwartaal is niet of de aangifte klopt met de boekingen. Dat is wat het pakket controleert. De vraag is welke boekingen er op de dag van de aangifte nog niet waren, of verkeerd stonden.