Van mailbox naar ERP zonder één toets
De meest gevraagde automatisering in de groothandel, en de best meetbare. Hieronder staat wat er precies gebeurt tussen het binnenkomen van een order en de bevestiging aan de klant.
Hoe het nu gaat
De binnendienst opent de mail, downloadt de bijlage, zoekt de klant op in het ERP en typt de regels over. Per order kost dat een paar minuten; bij veertig orders per dag is dat een halve fte die niets anders doet.
Het echte probleem is niet de tijd maar de foutgevoeligheid: één verkeerd artikelnummer levert een verkeerde levering, een creditnota en een spoedrit op.
- Twintig of meer orders per dag
- Orders in wisselende formaten van veel verschillende klanten
- Een ERP dat via een koppeling of import bereikbaar is
- Een vertaaltabel van klantartikelnummers, of de bereidheid die op te bouwen
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Binnenhalen en herkennen
Orders worden opgehaald uit de mailbox, het portaal of een map. Het systeem herkent of het om een order gaat en welke klant het betreft, ook als de opmaak per klant verschilt.
- 2Regels uitlezen
Artikelen, aantallen, gewenste leverdatum en klantreferentie worden per regel uitgelezen. Per veld wordt bijgehouden hoe zeker de uitlezing is.
- 3Duplicaten afvangen
Komt dezelfde order via twee kanalen binnen, dan wordt dat herkend op referentie en inhoud voordat er iets wordt aangemaakt.
- 4Artikelnummers vertalen
Klantnummers worden via de vertaaltabel omgezet naar uw SKU's. Een onbekend nummer wordt nooit geraden — dat gaat naar de uitzonderingenlijst.
- 5Prijs en voorraad toetsen
De prijs wordt gecontroleerd tegen de klantspecifieke afspraak. Voorraad wordt per regel gecontroleerd, zodat een deellevering zichtbaar wordt vóór de order eruit gaat.
- 6Order aanmaken en bevestigen
De order gaat het ERP in en de klant krijgt een bevestiging met een levertijd die klopt. Alles is achteraf terug te zien in de logging.
Waar het misgaat als je het te simpel bouwt
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- Een artikelnummer dat nog niet in de vertaaltabel staat: nooit gokken, altijd voorleggen. De tabel groeit vanzelf naarmate iemand die uitzonderingen afhandelt.
- Dezelfde order via mail én portaal, soms met een uur ertussen en een gewijzigd aantal.
- Een prijs die afwijkt van de prijslijst omdat er een jaarafspraak ligt die niet in het systeem staat.
- Drie van de acht regels op voorraad, waarbij de ene klant altijd deellevert en de andere nooit.
- Btw verlegd bij een Belgische klant, terwijl dezelfde klant ook een Nederlands filiaal heeft.
- Een bijlage die een scan is van een uitdraai van een ander systeem, schuin gefotografeerd.
Wat het oplevert
Het invoerwerk verdwijnt grotendeels; wat overblijft is het afhandelen van uitzonderingen. Dat is werk waar iemand met kennis van zaken juist wél waarde toevoegt.
Orders die buiten kantoortijd binnenkomen staan de volgende ochtend klaar. Fouten door overtypen verdwijnen; fouten door onduidelijke orders komen bovendrijven in plaats van door te lopen.
Het exacte effect hangt af van uw volume en het aantal formaten. Bij minder dan ongeveer twintig orders per dag loont deze automatisering meestal niet — dat rekenen we voor in de quickscan.
Bouw: €8.500 tot €15.000
Bouwtijd: 50 tot 90 uur
Doorlooptijd: vier tot acht weken
Beheer: vanaf €650 per maand
De spreiding zit vooral in het aantal formaten en de staat van uw vertaaltabel.
Alle prijzen bekijken →Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.