Voorbeeld · Orderverwerking

Van mailbox naar ERP zonder één toets

Orderverwerking automatiseren betekent inkooporders uitlezen, controleren en als verkooporder in het ERP zetten. Hieronder staat wat er precies gebeurt tussen het binnenkomen van een order en de bevestiging aan de klant.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

Een lege sage omtrek links en een massief donker vlak rechts, met een paar kleine vierkantjes onderweg ertussen

Hoe het nu gaat

De binnendienst opent de mail, downloadt de bijlage, zoekt de klant op in het ERP en typt de regels over. Per order kost dat een paar minuten; bij veertig orders per dag is dat een halve fte die niets anders doet.

Het echte probleem is niet de tijd maar de foutgevoeligheid: één verkeerd artikelnummer levert een verkeerde levering, een creditnota en een spoedrit op.

De order landt in het pakket dat u al draait: Exact Online, AFAS Profit, Microsoft Dynamics 365 Business Central of een branchepakket met een API of importroute. Er wordt niets vervangen en niets gemigreerd. Draait u een groothandel, dan staan de overige processen op de pagina over automatisering voor de groothandel.

Voor wie

Twintig of meer orders per dag
Orders in wisselende formaten van veel verschillende klanten
Een ERP dat via een koppeling of import bereikbaar is
Een vertaaltabel van klantartikelnummers, of de bereidheid die op te bouwen

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Binnenhalen en herkennen
Orders worden opgehaald uit de mailbox, het portaal of een map. Het systeem herkent of het om een order gaat en welke klant het betreft, ook als de opmaak per klant verschilt.
2
Regels uitlezen
Artikelen, aantallen, gewenste leverdatum en klantreferentie worden per regel uitgelezen. Per veld wordt bijgehouden hoe zeker de uitlezing is.
3
Duplicaten afvangen
Komt dezelfde order via twee kanalen binnen, dan wordt dat herkend op referentie en inhoud voordat er iets wordt aangemaakt.
4
Artikelnummers vertalen
Klantnummers worden via de vertaaltabel omgezet naar uw SKU's. Een onbekend nummer wordt nooit geraden – dat gaat naar de uitzonderingenlijst.
5
Prijs en voorraad toetsen
De prijs wordt gecontroleerd tegen de klantspecifieke afspraak. Voorraad wordt per regel gecontroleerd, zodat een deellevering zichtbaar wordt vóór de order eruit gaat.
6
Order aanmaken en bevestigen
De order gaat het ERP in en de klant krijgt een bevestiging met een levertijd die klopt. Alles is achteraf terug te zien in de logging.

De slimme schakel

De controleketen van mailbox tot ERP

Tussen een binnenkomende mail en een orderregel in het ERP zitten acht controles. Kies een situatie en zie welke daarvan het verschil maakt.

Binnengekomen

Klant: Van Dijk Installatie BV
Regels: 30 × VDI-9917
10 × VDI-4488
Ordertotaal: €1.284,50

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Klant en beide artikelen herkend
Afwijking: VDI-9917 – gevraagd 30, voorraad 18
Gecontroleerd: VDI-4488 – gevraagd 10, voorraad 240
Gecontroleerd: Klantafspraak over deelleveringen gevonden

Bedrijfsregel

Van Dijk Installatie BV accepteert automatische deelleveringen bij orders boven €500. Dit ordertotaal is €1.284,50.

Resultaat

Volgende stap: 18 × VDI-9917 direct leveren
Volgende stap: 12 × VDI-9917 als backorder
Volgende stap: 10 × VDI-4488 direct leveren
Gecontroleerd: Klant geïnformeerd over de deellevering

Menselijke handeling0

Bekijk proceslog

11:07:03 Order ontvangen
11:07:04 Voorraad gecontroleerd op regelniveau
11:07:04 Tekort vastgesteld op VDI-9917
11:07:05 Klantafspraak deellevering toegepast
11:07:05 Order gesplitst en aangemaakt

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.

773 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 8.050
Zonder handmatige stap: 7.084
Naar controle: 966
Werkdagen aan capaciteit: 97
Indicatieve capaciteitswaarde: €30.139

Berekening aanpassen

Hoeveel orders komen er per dag binnen? Minuten per stuk, handmatig Werkdagen per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.

Een artikelnummer dat nog niet in de vertaaltabel staat: nooit gokken, altijd voorleggen. De tabel groeit vanzelf naarmate iemand die uitzonderingen afhandelt.
Dezelfde order via mail én portaal, soms met een uur ertussen en een gewijzigd aantal.
Een prijs die afwijkt van de prijslijst omdat er een jaarafspraak ligt die niet in het systeem staat.
Drie van de acht regels op voorraad, waarbij de ene klant altijd deellevert en de andere nooit.
Btw verlegd bij een Belgische klant, terwijl dezelfde klant ook een Nederlands filiaal heeft.
Een bijlage die een scan is van een uitdraai van een ander systeem, schuin gefotografeerd.

Wat het oplevert

Het invoerwerk verdwijnt grotendeels; wat overblijft is het afhandelen van uitzonderingen. Dat is werk waar iemand met kennis van zaken juist wél waarde toevoegt.

Orders die buiten kantoortijd binnenkomen staan de volgende ochtend klaar. Fouten door overtypen verdwijnen; fouten door onduidelijke orders komen bovendrijven in plaats van door te lopen.

Het exacte effect hangt af van uw volume en het aantal formaten. Bij minder dan ongeveer twintig orders per dag loont deze automatisering meestal niet – dat rekenen we voor in de Automation Check.

Wat het kost

Bouw: vanaf €8.500
Categorie: Complex maatwerk
Bouwtijd: 50 tot 90 uur
Doorlooptijd: 6 weken of meer
Beheer: Managed, €395 per maand

Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.