Waarom nu, en wanneer juist niet
Automatisering is geen doel. Hieronder staat waarom het momentum er is, en net zo belangrijk: bij welke bedrijven het niet loont.
Zelfde werk, ander ritme
Boven staat hoe het nu gaat: het werk komt de hele dag binnen, maar wordt in een paar momenten weggewerkt — met een staart die na vijven doorloopt. Onder staat hetzelfde volume, afgehandeld op het moment dat het binnenkomt.
De aantallen volgen de rekenmachine hierboven. Verzet de schuifjes en deze dag verandert mee.
Zes keer per dag gebeurt er iets wat niemand had hoeven doen
Bijna elk bedrijf herkent er minstens één. Wie er drie herkent, verliest er waarschijnlijk een halve baan aan.
- Een order komt binnen als PDF en iemand typt hem over in het ERP.
- De maandrapportage kost twee dagen omdat de cijfers uit vier systemen moeten komen.
- Iemand zoekt in oude mails naar wat er ook alweer met deze klant is afgesproken.
- Facturen worden met de hand gecodeerd omdat het pakket ze niet uit de PDF haalt.
- In een Excel-bestand wordt bijgehouden welke certificaten wanneer verlopen.
- Een klant belt over zijn bestelling en er zijn drie schermen nodig voor het antwoord.
Past uw situatie in geen van deze zes? Dan bouwen we maatwerk — dat is precies waar een standaardpakket ophoudt en wij beginnen. Bekijk alle dertig voorbeelden →
De kloof is het punt
Het grootbedrijf heeft zijn administratieve processen grotendeels ingericht: tweederde gebruikt AI-technologie. In het MKB is dat nog geen derde, en bij bedrijven onder de tien medewerkers nog geen zevende. Dat verschil komt niet doordat het MKB het niet nodig heeft, maar doordat er niemand rondloopt die het bouwt.
Tegelijk is de arbeidsmarkt in vrijwel elke beroepsgroep krap. Het UWV constateert bovendien dat administratieve en secretariële functies juist verder geautomatiseerd worden. Voor een ondernemer betekent dat twee dingen tegelijk: die capaciteit is niet bij te huren, en het hoeft ook niet — mits iemand het inregelt.
Wanneer het niet loont
Automatisering heeft een vaste kostenkant: bouwen kost geld, en beheer kost elke maand geld. Onder een bepaald volume kost dat beheer meer dan het handwerk dat het vervangt. Dat is geen randgeval maar een veelvoorkomende uitkomst.
Vuistregel: vanaf ongeveer twintig herhalingen per dag van een handeling van enkele minuten wordt het interessant. Daaronder is een goed ingerichte werkwijze of een extra paar handen vaak verstandiger — en dat zeggen we dan ook.
Zet de rekenmachine op de homepage op uw eigen aantallen →
Waarom onze quickscan geld kost
Iedereen in deze markt biedt een gratis scan aan. Een gratis scan moet zichzelf terugverdienen uit de opdracht die erop volgt — en daarom staat de uitkomst er meestal al in. U krijgt een lijst kansen die toevallig aansluit op wat dat bureau graag bouwt.
Wij rekenen een vaste prijs, en dat verandert wat we mogen opschrijven. We kunnen adviseren om twee van de drie processen te laten zoals ze zijn. We kunnen concluderen dat uw volume te laag is.
Een quickscan kost ons ongeveer zes uur: voorbereiding, bezoek, meten en het rapport. Tegen ons adviestarief van €135 zou dat €810 zijn; we rekenen €750 omdat het een afgebakende opdracht met een vaste vorm is. Daarvan verrekenen we €500 als u de uitvoering bij ons neerlegt. De resterende €250 betaalt u altijd — precies genoeg om het onderzoek onafhankelijk te houden van de verkoop.
Waarom een klein bureau
Bij ons spreekt u de persoon die ook bouwt. Er zit geen accountmanager tussen die iets belooft wat de uitvoering later moet waarmaken, en geen junior die op uw kosten leert.
Het nadeel van een klein bureau is afhankelijkheid. Daarom draait alles in uw eigen omgeving, op uw eigen licenties, met documentatie die meeloopt. Valt de samenwerking weg, dan kan een ander het overnemen zonder opnieuw te beginnen. Zo is dat opgezet →
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.