Traceerbaarheid is verplicht. Overtypen niet.
In de voedingsmiddelenindustrie hangt aan elk product een dossier: herkomst, batch, temperatuur, specificatie, etiket. Dat dossier klopt meestal wel — het kost alleen onevenredig veel handwerk om het kloppend te houden.
Hoe het nu gaat
Grondstof komt binnen met een weegbrief en een herkomstdocument. Iemand neemt de gegevens over in het systeem, koppelt ze aan een batch, en registreert temperatuur en controles. Bij uitlevering gebeurt hetzelfde in omgekeerde richting.
Daarnaast wil elke afnemer zijn eigen specificatie, zijn eigen etiketgegevens en zijn eigen portaal. Dat is zelden ingewikkeld en altijd tijdrovend.
- Verwerkers en producenten met 10 tot 100 medewerkers
- Batch- of lotregistratie die verplicht is
- Afnemers met eigen specificaties en portalen
- Certificering zoals IFS of BRC die onderhouden moet worden
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Inkoop en weegbrieven
Weegbrieven en herkomstdocumenten worden uitgelezen en gekoppeld aan de juiste batch en leverancier.
- 2Batch vastleggen
Aantallen, gewichten en herkomst gaan het systeem in, zodat de traceerbaarheid één stap vooruit en één stap achteruit klopt zonder naslagwerk.
- 3Controles verzamelen
Temperatuurregistraties en kwaliteitscontroles worden opgehaald en bij de batch gezet in plaats van in een losse map.
- 4Afnemersspecificatie vullen
Per afnemer wordt de gevraagde specificatie gevuld met gegevens die u al heeft — geen tweede administratie.
- 5Etiketgegevens klaarzetten
Houdbaarheid, samenstelling en batchcode worden voorbereid voor het etiket, met een controle op ontbrekende velden.
- 6Certificaten bewaken
Audits en certificaten krijgen een vervaldatum met tijdige herinnering, inclusief de documenten die erbij horen.
Waar het misgaat als je het te simpel bouwt
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- Een batch wordt gesplitst over meerdere afnemers met verschillende specificaties.
- Het gewicht op de weegbrief wijkt af van wat er is ontvangen. Corrigeren of melden?
- Twee leveranciers gebruiken dezelfde batchcodering voor iets anders.
- Een temperatuurregistratie ontbreekt over een periode. Wie wordt gewaarschuwd, en hoe hard?
- Herverpakken: één inkomende batch wordt drie uitgaande batches.
- Een afnemer wijzigt zijn specificatieformaat zonder aankondiging.
Wat het oplevert
Het dossier vult zichzelf grotendeels. Bij een terugroepvraag of een audit is de keten in minuten te reconstrueren in plaats van in een middag.
De grootste winst zit meestal niet in bespaarde uren maar in risico: een ontbrekende registratie die op tijd wordt gesignaleerd, is goedkoper dan welke automatisering ook.
Wij bouwen de administratie eromheen. Wij raken uw kwaliteitssysteem of uw HACCP-plan niet aan — dat is het werk van uw kwaliteitsmanager.
Bouw: €8.000 tot €16.000
Beheer: €850 tot €1.750 per maand
Doorlooptijd: vijf tot acht weken
Hier is de bouw omvangrijker omdat traceerbaarheid geen fouten verdraagt.
Alle prijzen bekijken →Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.