Exact Online koppelen aan de systemen eromheen
Voor de standaardcombinaties bestaan koppelingen van een paar tientjes per maand, en die zijn dan het betere antwoord. Wij bouwen wat daarbuiten valt: orders uit een mailbox, artikelcodes die vertaald moeten worden, regels die per klant verschillen.
Begin met de vraag of u maatwerk nodig heeft
De flank webshop-naar-boekhouding is af. Er zijn abonnementskoppelingen die een webshop, kassasysteem of urenapp op Exact Online aansluiten voor een bedrag in de tientjes per maand, en Exact houdt zelf een overzicht bij van wat er beschikbaar is. Past uw proces daarin, dan is dat de goedkoopste en best onderhouden oplossing.
Wij komen in beeld bij het deel dat die koppelingen niet doen. Dat is bijna altijd hetzelfde deel: de gegevens komen niet netjes uit een ander systeem, er zit een vertaalslag tussen, of er gelden regels die alleen bij u gelden.
- Bedrijven met Exact Online als boekhouding of ERP
- Orders, facturen of uren die nu worden overgetypt
- Gegevens uit mail, PDF, Excel of een klantportaal
- Een vertaalslag tussen nummers, codes of grootboekrekeningen
- Werk dat dagelijks of wekelijks terugkomt
Welke processen we rond Exact Online koppelen
Steeds hetzelfde patroon: iets komt van buiten binnen, wordt opgezocht, vertaald en gecontroleerd, en gaat pas daarna de administratie in.
- 1Verkooporders aanmaken
Orders uit een mailbox, PDF, Excel-bestand of klantportaal worden uitgelezen en als verkooporder aangemaakt. De relatie wordt opgezocht, het artikelnummer van uw klant wordt vertaald naar uw eigen code, en de prijs wordt getoetst aan de klantafspraak in plaats van aan de standaardprijslijst. De hele stroom →
- 2Inkoopfacturen inboeken
Facturen uit de crediteurenpostbus worden uitgelezen, gekoppeld aan de bestelling, gecontroleerd op bedrag, btw en rekeningnummer, en klaargezet ter goedkeuring. Exact biedt hier zelf ook iets voor, en dat is soms genoeg. De hele stroom →
- 3Verkoopfacturen klaarzetten
Vanuit een werkbon, een project of een terugkerende afspraak wordt de factuur voorbereid, inclusief regels die uit een ander systeem komen. Iemand controleert nog; niemand typt nog over. Van werkbon naar factuur →
- 4Relaties en artikelen synchroon houden
Een nieuwe klant in het CRM die ook in Exact moet staan, een adreswijziging die op twee plekken hoort te landen, een artikelbestand dat gelijk moet blijven met een webshop. Eén systeem is leidend, en dat leggen we vooraf vast.
- 5Rapportage uit de administratie halen
Cijfers die nu maandelijks met de hand worden geëxporteerd, periodiek opgehaald en samengevoegd met gegevens uit andere systemen. Alleen lezen, dus er kan niets stukgaan in de boekhouding.
Hoe het koppelvlak van Exact Online werkt
Vier eigenschappen bepalen bij Exact Online het ontwerp van een koppeling. Ze staan in de openbare documentatie, en ze zijn belangrijker dan de vraag welk pakket u gebruikt.
Alles hangt aan een administratie
De REST API werkt per administratie: het nummer daarvan staat in het adres van elke aanroep, in de vorm /api/v1/{administratie}/…. U geeft per administratie toestemming, en de limieten gelden ook per administratie. Bij meerdere administraties is dat een ontwerpkeuze, geen bijzaak.
Autorisatie via OAuth
Toegang loopt via OAuth 2.0 met een bij Exact geregistreerde app. Er is een kortlevend access token dat met een refresh token wordt vernieuwd. Blijft een koppeling lang stil, dan vervalt de autorisatie en moet iemand met de juiste rechten opnieuw toestemming geven. Dat is de meest voorkomende reden dat een Exact-koppeling er onaangekondigd uit ligt.
Aanroeplimieten sturen het ontwerp
Sinds 1 juli 2021 staat Exact per administratie 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag toe. Oudere registraties kunnen ruimere limieten hebben; de API geeft in de antwoordheaders zelf terug wat er voor uw omgeving geldt. Boven de limiet volgt een HTTP 429. Een koppeling die alles elke minuut opnieuw ophaalt, is dus geen koppeling maar een storing die staat te wachten.
Blokken en wijzigingen
Exact biedt endpoints die grotere blokken teruggeven — tot duizend records per aanroep — en endpoints die met een tijdstempel werken en alleen teruggeven wat sinds de vorige keer is gewijzigd. Daarmee blijft een dagelijkse synchronisatie ruim binnen de limieten, ook bij groei.
Nooit blind wegschrijven
Voordat er een order, factuur of relatie wordt aangemaakt, wordt gecontroleerd of dat mag: bestaat de relatie al, is de order al eerder binnengekomen, klopt de btw-behandeling. Een dubbele factuur is duurder om te herstellen dan om te voorkomen.
Uw accounts, uw toestemming
De koppeling draait standaard in uw eigen omgeving en op uw eigen accounts. De toestemming die u geeft, kunt u intrekken. Er blijft geen sleutel bij ons liggen. Techniek en eigendom →
Waar een Exact-koppeling in de praktijk op stukloopt
Dit zijn de vragen die wij in de Automation Check stellen. Ze gaan zelden over techniek en bijna altijd over wat er moet gebeuren als iets niet klopt.
- De relatie bestaat nog niet in Exact. Automatisch aanmaken, of wachten tot iemand hem met de juiste betaalcondities heeft ingericht?
- Het artikelnummer van uw klant staat niet in de vertaling. Nooit gokken — maar wie handelt de uitzondering af, en hoe groeit die tabel?
- Dezelfde factuur komt twee keer binnen, één keer als bijlage en één keer via het portaal.
- De boeking hoort op een andere grootboekrekening of kostenplaats dan de standaard voor die leverancier.
- De koppeling loopt tegen de daglimiet aan tijdens de drukste week van het jaar. Wat gebeurt er dan met de orders die klaarstaan?
- Btw verlegd bij een Belgische klant, terwijl diezelfde klant ook een Nederlands filiaal heeft.
Wat het oplevert
Het overtypen verdwijnt en wat overblijft is controlewerk op de uitzonderingen. Orders die 's avonds binnenkomen staan 's ochtends klaar in plaats van na de eerste koffie.
Daarnaast is elke verwerking terug te zien: welk bestand, welke regel, welke beslissing. Dat is ook wat uw accountant wil zien wanneer er automatisch in de boekhouding wordt geschreven.
Het exacte effect hangt af van uw volume en het aantal formaten dat binnenkomt. Dat meten we in de Automation Check, en soms is de uitkomst dat het niet loont.
Bouw: €1.750 – €4.500
Categorie: Standaard automatisering
Bouwtijd: 16 tot 40 uur
Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
Beheer: Care, €195 per maand
Bandbreedte, geen offerte. Met vertaaltabellen, meerdere administraties of klantspecifieke regels loopt het door naar de uitgebreide band (€4.500 – €8.500). Alle prijzen →
Alle prijzen bekijken →Wanneer een Exact Online-koppeling niet loont
Dit is het pakket waarbij wij het vaakst afraden om iets te laten bouwen. Dat komt door de standaardmarkt eromheen: volwassen, goedkoop en goed onderhouden.
Ligt de jaarlijkse arbeidswaarde van het handwerk onder ongeveer €2.000, dan adviseren we in de regel om niets te bouwen. Die grens staat met onderbouwing in de besluitmatrix op de prijzenpagina.
- Er bestaat een abonnementskoppeling voor uw combinatie. Webshop, kassa, urenapp, bank: kijk eerst in het koppelingenoverzicht van Exact zelf.
- Exact kan het zelf al. Voor het inlezen van inkoopfacturen en voor bankmutaties biedt Exact eigen functionaliteit. Dat is soms genoeg, en dan bouwen wij niets.
- Het is een inrichtingsvraag. Rekeningschema, dagboeken, btw-codes: dat is werk voor uw accountant of administratiekantoor, niet voor een koppeling.
- Het volume is te laag. Een paar facturen per week rechtvaardigen geen koppeling die bewaakt moet worden.
- U wilt meer synchroniseren dan de limieten toelaten. Dan is de oplossing niet een koppeling maar een scherpere keuze in wat er werkelijk gesynchroniseerd moet worden.
Wat Exact Online-gebruikers ons vragen
Antwoorden op basis van de openbare documentatie van Exact. Waar het antwoord „dat hangt ervan af” is, staat dat er ook.
Kunnen we niet beter een kant-en-klare koppeling nemen?
Als u een webshop of kassasysteem op Exact Online wilt aansluiten en uw proces past binnen wat zo'n koppeling doet: ja. Voor die combinaties bestaan abonnementen van een paar tientjes per maand, en Exact houdt zelf een overzicht bij van beschikbare koppelingen. Dat is goedkoper dan wij ooit kunnen zijn en iemand anders onderhoudt het.
Wij zijn pas aan de beurt als uw proces daar niet in past: orders die uit mail of PDF komen, artikelcodes die vertaald moeten worden, regels die per klant verschillen, of meer dan twee systemen die op elkaar moeten aansluiten.
Wat zijn de limieten van de Exact Online API?
Exact hanteert aanroeplimieten per administratie: sinds 1 juli 2021 zijn dat 60 aanroepen per minuut en 5.000 per dag, per administratie. Oudere registraties kunnen andere limieten hebben; wat er voor uw omgeving geldt, staat in de antwoordheaders van de API zelf. Boven de limiet krijgt u een HTTP 429 terug en doet de koppeling tijdelijk niets meer.
Dat is geen detail maar een ontwerpvoorwaarde. Een koppeling die elke minuut alles opnieuw ophaalt, is met een paar duizend records al door de daglimiet heen.
Wij hebben meerdere administraties. Wat betekent dat?
Elke aanroep hoort bij één administratie, en die staat in het adres van de aanroep. Dat betekent drie dingen: u geeft per administratie toestemming, de limieten gelden per administratie, en een rapportage over alle administraties heen is een reeks aanroepen in plaats van één.
Bij een handvol administraties is dat prima te doen. Bij tientallen is het een ontwerpkeuze op zich, en die maken we vóór er iets gebouwd wordt.
Waarom valt onze huidige koppeling er af en toe uit?
In de meeste gevallen is het een van twee dingen. Ofwel de autorisatie is vervallen: Exact geeft een kortlevend access token af dat met een refresh token wordt vernieuwd, en wordt dat lang niet gebruikt, dan moet iemand met de juiste rechten opnieuw toestemming geven. Ofwel de koppeling is tegen een aanroeplimiet aangelopen en krijgt een HTTP 429 terug.
Beide zijn zichtbaar in de logging, mits die er is. Een koppeling zonder logging levert alleen de mededeling op dat er iets niet werkt.
Wat kost een Exact Online-koppeling en hoe lang duurt het?
Een enkele koppeling zonder bijzondere regels valt meestal in de standaardband (€1.750 – €4.500, doorlooptijd 2 tot 4 weken). Met vertaaltabellen, klantspecifieke afspraken en een uitzonderingenroute is het de uitgebreide band (€4.500 – €8.500).
Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check, waarin één proces wordt geteld en doorgerekend. Loont het niet, dan staat dat in het advies. Alle prijzen →
Begin met één proces rond Exact Online
Vertel welk werk er bij u naast de administratie gebeurt in plaats van erin. Bestaat er een standaardkoppeling die het al doet, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.