Factuurfraude afvangen voordat er betaald wordt
Betaalfraude lukt zelden omdat iemand dom is. Het lukt omdat de controle die het had moeten tegenhouden nergens verplicht was. Deze automatisering legt die controle vast in de factuurstroom zelf.
Hoe het nu gaat
Er komt een mail van een bekende leverancier. Nieuw rekeningnummer, vanwege een bankwissel. De opmaak klopt, het logo klopt, het factuurnummer loopt netjes door op de vorige. Iemand past het rekeningnummer aan in het crediteurenbestand en de eerstvolgende factuur wordt betaald.
Drie weken later belt de echte leverancier over een openstaande post. Dan pas blijkt dat het afzenderdomein één letter verschilde.
Bij een handvol leveranciers valt zoiets nog op. Bij vierhonderd niet — en de fiatteur die tekent, kent de meeste van die vierhonderd niet.
- Organisaties die honderden inkoopfacturen per maand betalen
- Meerdere vestigingen of werkmaatschappijen met één crediteurenadministratie
- Fiatteurs die de leverancier niet persoonlijk kennen
- Een accountant of auditor die vraagt hoe betaalfraude wordt ondervangen
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Leverancier vaststellen, niet herkennen
De koppeling gaat op KvK-nummer en IBAN, niet op de naam die boven de factuur staat. Een naam die bijna klopt levert geen match op.
- 2Rekeningnummer vergelijken
Elk IBAN wordt naast het vastgelegde rekeningnummer gelegd. Wijkt het af, dan wordt de betaling geblokkeerd — niet gesignaleerd, geblokkeerd.
- 3Duplicaten en bijna-duplicaten
Hetzelfde factuurnummer, maar ook hetzelfde bedrag bij dezelfde leverancier binnen korte tijd, wordt eruit gehaald voordat er twee keer wordt betaald.
- 4Order, contract en mandaat
Een factuur zonder order en zonder contract komt niet in de betaalrun. Het bedrag bepaalt wie mag tekenen, niet wie toevallig als eerste kijkt.
- 5Wijzigingen apart routeren
Een gewijzigd rekeningnummer is een eigen goedkeuringsstap met eigen bewijs, los van het goedkeuren van de factuur zelf.
- 6Vastleggen wat er is gebeurd
Per factuur staat vast welke controles zijn gedraaid, wat de uitkomst was en wie heeft vrijgegeven. Dat is wat de accountant wil zien.
Vier facturen die er goed uitzien
Alle vier zouden ze bij een snelle blik door de goedkeuring komen. Kies er een en zie welke controle hem tegenhoudt, en waarom die controle niet met een signaal maar met een blokkade werkt.
Binnengekomen
- Leverancier
- TechSupply BV
- Factuur
- 2026-88407 — €14.280,00
- IBAN op de factuur
- NL21 INGB 0002 4455 66
- IBAN in het crediteurenbestand
- NL44 RABO 0117 8899 01
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Leverancier herkend aan KvK-nummer
- Gecontroleerd: Factuurnummer nog niet verwerkt
- Geblokkeerd: Rekeningnummer wijkt af van het vastgelegde IBAN
- Afwijking: Wijziging aangekondigd per e-mail, niet via het portaal
- Afwijking: Afzenderdomein wijkt één teken af: techsupplv.nl
Een gewijzigd rekeningnummer wordt nooit automatisch overgenomen. Betaling wordt geblokkeerd tot iemand het telefonisch verifieert op het nummer uit het crediteurenbestand — niet op het nummer in de mail.
Resultaat
- Geblokkeerd: Betaling geblokkeerd
- Beslissing nodig: Crediteurenbeheer verifieert telefonisch
- Volgende stap: Oude en nieuwe IBAN naast elkaar in het dossier
- Gecontroleerd: Melding naar de controller vanwege het bedrag
Menselijke handeling1 verificatie
Bekijk proceslog
- 09:41:02 Factuur ontvangen
- 09:41:03 Leverancier herkend
- 09:41:03 IBAN vergeleken met crediteurenbestand
- 09:41:04 Afwijking vastgesteld — betaling geblokkeerd
- 09:41:04 Afzenderdomein gemarkeerd als gelijkend
Binnengekomen
- Leverancier
- Nederlandse Bedrijfsregister Diensten
- Bedrag
- €897,00
- Omschrijving
- Jaarlijkse vermelding bedrijvengids
- Inkooporder
- Niet aanwezig
Werkritme controleert
- Geblokkeerd: Leverancier komt niet voor in het crediteurenbestand
- Geblokkeerd: Geen inkooporder en geen contract
- Afwijking: KvK-nummer hoort bij een andere handelsnaam
- Afwijking: Kenmerken van een acceptgirofactuur zonder opdracht
Een factuur van een onbekende partij zonder order en zonder contract wordt niet geboekt. Zo blijven spookfacturen buiten de betaalrun, ook als het bedrag laag genoeg is om niemand op te vallen.
Resultaat
- Geblokkeerd: Niet geboekt, niet betaalbaar gesteld
- Volgende stap: In de map onbekende afzenders gezet
- Beslissing nodig: Inkoop beoordeelt of hier ooit iets is besteld
Menselijke handeling1 beoordeling
Bekijk proceslog
- 11:18:55 Factuur ontvangen
- 11:18:56 Crediteurenbestand doorzocht — geen treffer
- 11:18:56 Geen inkooporder gevonden
- 11:18:57 Naar onbekende afzenders
Binnengekomen
- Leverancier
- Bouwgroep Meerzicht
- Bedrag
- €48.500,00
- Inkooporder
- PO-5512 — €48.500,00
- Fiatteur
- Teamleider, mandaat €25.000
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Leverancier, order en bedrag komen overeen
- Gecontroleerd: Btw gecontroleerd
- Gecontroleerd: IBAN ongewijzigd
- Afwijking: Bedrag overschrijdt het mandaat van de fiatteur
Het bedrag bepaalt wie mag tekenen. Werkritme legt de factuur bij de juiste persoon in plaats van bij degene die toevallig als eerste kijkt.
Resultaat
- Volgende stap: Boekingsvoorstel klaargezet
- Volgende stap: Doorgestuurd naar de directeur in plaats van de teamleider
- Gecontroleerd: Mandaatregel vastgelegd bij de boeking
Menselijke handeling1 fiattering
Bekijk proceslog
- 14:02:31 Factuur ontvangen
- 14:02:32 Order gekoppeld — bedragen gelijk
- 14:02:32 Mandaat van de fiatteur getoetst
- 14:02:33 Naar hogere fiatteur gestuurd
Binnengekomen
- Naam op de factuur
- Van Hoorn Techniek B.V.
- Bekend in het bestand
- Van Hoorn Technieken B.V.
- KvK op de factuur
- wijkt af
- Bedrag
- €6.420,00
Werkritme controleert
- Afwijking: Naam lijkt op een bestaande leverancier — 94% overeenkomst
- Geblokkeerd: KvK-nummer hoort bij een andere onderneming
- Geblokkeerd: IBAN onbekend
- Gecontroleerd: Factuurnummer nog niet verwerkt
Een naam die bijna klopt is geen match. Werkritme koppelt op KvK en IBAN, niet op tekstgelijkenis — juist omdat gelijkende namen de meest gebruikte truc zijn bij factuurfraude.
Resultaat
- Geblokkeerd: Niet gekoppeld aan de bestaande leverancier
- Beslissing nodig: Crediteurenbeheer beoordeelt of dit een nieuwe partij is
- Volgende stap: Beide dossiers naast elkaar getoond
Menselijke handeling1 beoordeling
Bekijk proceslog
- 16:44:12 Factuur ontvangen
- 16:44:13 Naamgelijkenis 94% met bestaande leverancier
- 16:44:13 KvK en IBAN wijken af
- 16:44:14 Koppeling geweigerd
Wat betekent dit in uw administratie?
Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening — pas ze aan uw eigen situatie aan.
Let op: deze uren zijn wat de controles zouden kosten als iemand ze met de hand op elke factuur uitvoerde. In de praktijk gebeurt dat niet — en daar zit precies het gat dat fraudeurs gebruiken. De opbrengst van deze automatisering is dus vooral de betaling die niet uitgaat; de uren zijn de reden dat handmatig controleren geen alternatief is.
279 uur per jaar minder handmatige verwerking
- Verwerkingen per jaar
- 9.200
- Zonder handmatige stap
- 8.924
- Naar controle
- 276
- Werkdagen aan capaciteit
- 35
- Indicatieve capaciteitswaarde
- €11.721
Berekening aanpassen
Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.
Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- Een leverancier die écht van bank wisselt, bijvoorbeeld na een overname — hoe onderscheidt u dat van een poging?
- Factoring: de factuur is legitiem, maar moet naar een derde partij worden betaald.
- Buitenlandse leveranciers zonder KvK-nummer, waar de identificatie op btw-nummer moet.
- Intercompany-facturen tussen eigen werkmaatschappijen, die de normale controles niet horen te doorlopen.
- Een fiatteur op vakantie, met een mandaat dat tijdelijk is overgedragen.
- Een creditnota die als factuur wordt gelezen, waardoor een negatief bedrag positief wordt betaald.
- Terugkerende facturen zonder order — huur, verzekering, abonnementen — die niet elke maand geblokkeerd mogen worden.
Wat het oplevert
De winst zit hier niet in bespaarde uren maar in wat niet gebeurt. Eén tegengehouden betaling van een gewijzigd rekeningnummer betaalt de hele bouw meestal ruimschoots terug.
Daarnaast wordt het aantoonbaar. Waar de vraag “hoe voorkomt u betaalfraude” nu meestal wordt beantwoord met “daar letten we op”, staat er dan een controle die op elke factuur is gedraaid en die te reproduceren is.
Geen enkele controle vangt alles af. Deze vangt de vormen af die in de praktijk het vaakst voorkomen en het meeste kosten: gewijzigde rekeningnummers, spookfacturen en dubbele betalingen.
Bouw: €1.750 – €4.500
Categorie: Standaard automatisering
Bouwtijd: 18 tot 34 uur
Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
Beheer: Care, €195 per maand
Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →
Alle prijzen bekijken →Waarom dit bij grotere organisaties anders ligt
In een bedrijf met vijftien mensen kent de persoon die tekent de leverancier. Dat is zelf een controle, en meestal een goede. Die controle verdwijnt zodra de organisatie groeit, en er komt niet vanzelf iets voor in de plaats.
Vier dingen veranderen tegelijk:
- Het aantal leveranciers loopt op. Bij vierhonderd crediteuren weet niemand meer welk rekeningnummer normaal is.
- Fiatteren wordt losgekoppeld van kennen. Wie tekent, ziet een bedrag en een bestelling, geen bekende.
- Er zijn meerdere ingangen. Mail, portaal, post, per vestiging — een duplicaat hoeft niet eens opzet te zijn.
- Het bedrag per poging stijgt. Fraudeurs kiezen organisaties waar een factuur van €40.000 niet opvalt.
Wat een klein bedrijf oplost met “dat weet Marieke wel”, moet daarboven in het systeem staan. Niet omdat de mensen minder oplettend zijn, maar omdat oplettendheid niet schaalt en een IBAN-vergelijking wel.
Werkritme werkt normaal voor bedrijven met tien tot honderd medewerkers. Deze controles bouwen we ook voor grotere organisaties, omdat het proces daar hetzelfde is en het risico groter.
Boven ongeveer duizend inkoopfacturen per maand of bij meerdere ERP-omgevingen naast elkaar wordt het een ander soort project. Dat zeggen we dan in de Automation Check, voordat er een offerte ligt.
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.