Systemen koppelen die niet voor elkaar zijn gebouwd
Tussen twee pakketten die allebei prima werken zit vaak een mens die gegevens overtypt. Wij bouwen de schakel ertussen — en zeggen het wanneer een kant-en-klare koppeling van een paar tientjes per maand hetzelfde doet.
Eerst de vraag of u hier wel moet zijn
Voor de meest voorkomende combinaties bestaan kant-en-klare koppelingen. Een webshop op een boekhoudpakket, een urenapp op een salarissysteem, een bankrekening op de administratie: daar zijn abonnementen voor van een paar tientjes per maand, en de pakketleveranciers houden er zelf een overzicht van bij.
Past uw proces binnen wat zo'n koppeling doet, dan is dat het betere antwoord. Het is goedkoper dan wij ooit kunnen zijn, iemand anders onderhoudt het, en u bent er in een middag mee klaar.
Wij beginnen waar die koppelingen ophouden: bij regels die alleen bij u gelden, en bij gegevens die niet uit een pakket komen maar uit een mailbox.
- Het koppelingenoverzicht van uw eigen pakket
- Abonnementskoppelingen voor standaardcombinaties
- Wat uw pakket zelf al kan aan import en export
- Of uw huidige leverancier de koppeling gewoon levert
Vindt u daar wat u zoekt, dan hoeft u ons niet te bellen. Dat scheelt u een traject en ons een verkeerde opdracht.
Zes redenen waarom een standaardkoppeling het niet redt
Bijna elke koppeling die wij bouwen valt in een of meer van deze categorieën. Herkent u er niets in, dan is de kans groot dat u met een bestaande koppeling verder komt.
- De gegevens komen niet uit een systeem. Ze staan in een mail, een PDF, een Excel-bestand of een portaal van uw klant, en moeten daar eerst uit gehaald worden.
- Er zit een vertaalslag tussen. Artikelnummers van uw klant naar uw eigen nummers, kostenplaatsen, grootboekrekeningen, eenheden. Een tabel die onderhouden moet worden en die groeit.
- De regels verschillen per klant of contract. Een jaarafspraak die van de prijslijst afwijkt, een klant die nooit deellevert, een vestiging met een eigen goedkeuringsgrens.
- Er zijn meer dan twee systemen bij betrokken en de volgorde doet ertoe. Pas als de order in het ERP staat, mag de bevestiging weg.
- Er moet iets gebeuren als het niet klopt. Tegenhouden, melden, naar een mens, opnieuw proberen. Dat is het deel dat het meeste werk kost en dat in standaardkoppelingen het zwakst is.
- U moet achteraf kunnen aantonen wat er is gebeurd. Welk bestand, welke regel, welke beslissing, op welk moment.
Koppelingen met AFAS en Exact Online
Twee pakketten die in het MKB veel voorkomen en die allebei een gedocumenteerd koppelvlak hebben. Per pakket staat uitgewerkt wat er technisch mogelijk is, welke processen we ermee bouwen en waar de grenzen liggen.
AFAS koppeling op maat
Gegevens uit Profit via GetConnectors, gegevens erin via UpdateConnectors. Met de app connector bepaalt u zelf wat een externe partij mag zien en schrijven.
Lees hoe dit werkt → Exact OnlineExact Online koppeling
De REST API per administratie, met OAuth-autorisatie en aanroeplimieten die het ontwerp bepalen. Orders, facturen, relaties en artikelen.
Lees hoe dit werkt →Ook als het hier niet staat
Wat telt is niet de naam van uw pakket maar of het een API, een export of een import kent. Dat zoeken we uit voordat er iets wordt begroot.
Leg uw combinatie voor →Hoe een koppeling er in de praktijk uitziet
Er is zelden één goede manier. Wat kan, hangt af van wat beide kanten aanbieden — en dat is een van de eerste dingen die we vaststellen.
Een API als het kan
De meeste moderne pakketten bieden een REST-koppeling met JSON, sommige daarnaast of uitsluitend SOAP met XML. De leverancier documenteert welke velden er zijn en welke regels gelden. Wij houden ons aan die regels, inclusief de aanroeplimieten — een koppeling die de limiet opsoupeert, legt ook uw andere koppelingen stil.
Een bestand als het moet
Een geplande export naar CSV of XML, opgehaald van een SFTP-server of uit een map. Ouderwets, maar goed te monitoren en soms het enige wat een pakket biedt.
Melden of ophalen
Kan het bronsysteem zelf een melding sturen zodra er iets verandert, dan wachten we daarop. Kan het dat niet, dan halen we periodiek op wat er sinds de vorige keer is gewijzigd. Dat verschil bepaalt hoe vers de gegevens zijn, en dat spreken we vooraf af in plaats van achteraf uit te leggen.
Nooit blind wegschrijven
Voordat er iets wordt aangemaakt, wordt gecontroleerd of het klopt: bestaat de relatie, klopt het artikel, valt het bedrag binnen de afspraak. Wat niet zeker genoeg is, gaat naar een uitzonderingenlijst in plaats van naar een gok.
Sleutels blijven van u
Tokens, API-sleutels en app-registraties staan op uw eigen accounts. Waar een pakket het toelaat, beperken we een koppeling tot een vast IP-adres en tot precies de gegevens die het proces nodig heeft.
Schermrobots als laatste redmiddel
Een robot die een scherm bedient in plaats van een koppeling aan te roepen, is soms de enige weg bij oude software. Het werkt, maar het breekt bij elke schermwijziging. We stellen het voor als het niet anders kan, met die waarschuwing erbij, en niet als eerste antwoord.
Een koppeling is geen eenmalig product
Wat wij bouwen gaat zelden vanzelf stuk. Wat wel gebeurt: de leverancier aan de andere kant brengt een nieuwe versie uit, een token verloopt, een verplicht veld komt erbij, of een authenticatiemethode wordt uitgefaseerd. Dat is geen randgeval maar de normale gang van zaken bij software van derden.
Daarom hoort bij een koppeling een vorm van bewaking: merken dat de doorvoer terugloopt voordat iemand op de administratie het merkt. Beheer is bij ons geen verplichting, maar een koppeling zonder monitoring is een koppeling waarvan u pas hoort als een klant belt.
Bouw: €1.750 – €4.500
Categorie: Standaard automatisering
Bouwtijd: 16 tot 40 uur
Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
Beheer: Care, €195 per maand
Bandbreedte, geen offerte. Een koppeling met vertaaltabellen en klantspecifieke regels loopt door naar de uitgebreide band (€4.500 – €8.500). Alle prijzen →
Alle prijzen bekijken →Wanneer wij afraden om te koppelen
Een koppeling heeft een vaste kostenkant: bouwen kost geld en bewaken kost elke maand geld. Onder een bepaald volume kost dat meer dan het handwerk dat het vervangt.
Ligt de jaarlijkse arbeidswaarde van het handwerk onder ongeveer €2.000, dan adviseren we in de regel om niets te bouwen. Die grens en de onderbouwing staan in de besluitmatrix op de prijzenpagina.
- Er bestaat een kant-en-klare koppeling die doet wat u nodig heeft.
- Uw eigen pakket kan het al, maar het is nooit ingericht.
- Het proces verandert elk kwartaal van vorm; dan bouwt u aan een bewegend doel.
- Het gaat om enkele tientallen handelingen per jaar in plaats van per week.
- De vraag is eigenlijk een inrichtingsvraag voor uw pakketleverancier, geen koppelvraag.
Wat ondernemers over koppelingen vragen
Staat uw vraag er niet bij, dan hoort u het eerlijke antwoord in het eerste gesprek — ook als dat antwoord is dat u ons niet nodig heeft.
Wat kost het om een koppeling te laten maken?
Dat hangt af van drie dingen: hoeveel systemen erbij betrokken zijn, hoeveel vertaalslag er tussen zit, en wat er moet gebeuren als de gegevens niet kloppen. Een enkele koppeling tussen twee systemen zonder bijzondere regels valt meestal in de kleine of de standaardband. Zodra er vertaaltabellen, klantspecifieke regels en een uitzonderingenroute bij komen, loopt het door naar de uitgebreide band.
De bedragen per band staan op de prijzenpagina. Wat het bij u wordt, volgt uit de Automation Check — en die concludeert soms dat u er beter aan doet niets te bouwen.
Hoe lang duurt het voordat een koppeling draait?
Een kleine koppeling is doorgaans in 1 tot 2 weken live, een standaardproces in 2 tot 4 weken, gerekend vanaf het moment dat we toegang hebben tot beide systemen en tot testdata.
Die toegang is in de praktijk vaker de vertragende factor dan het bouwen. Een token aanvragen, een app registreren of een GetConnector laten aanmaken loopt via uw eigen beheerder of leverancier, en daar hebben wij geen knop voor.
Ons pakket heeft geen API. Kan het dan toch?
Vaak wel. Veel pakketten zonder API bieden wel een geplande export, een importformaat of een map waar bestanden in mogen landen. Een koppeling via CSV of XML over SFTP is ouderwets maar goed te monitoren, en soms de enige weg.
Soms moet uw eigen softwareleverancier iets openzetten voordat er iets kan. Die kosten vallen buiten onze prijs, en we zeggen het vóór we beginnen. Blijkt er echt geen route te zijn, dan is dat de uitkomst en bouwen we niets.
Waarom niet gewoon Zapier of Make?
Voor een enkele stap tussen twee moderne diensten zijn die prima, en goedkoper dan wij. Als een formulierinzending in een spreadsheet moet landen, is dat de juiste keuze.
Het wordt lastig zodra er bedrijfsregels bij komen: vertaaltabellen, klantspecifieke prijsafspraken, een herstelpoging na een fout, en een logboek waarin terug te zien is wat er is gebeurd. Die zijn in zo'n omgeving wel te maken, maar niet goed te onderhouden — en dan is de goedkope oplossing na een jaar de dure.
Wat gebeurt er als de koppeling stopt met werken?
Dat gebeurt, en het is de meest voorkomende reden dat een automatisering stilvalt. Een API krijgt een nieuwe versie, een token verloopt, een veld verandert van naam. Monitoring merkt dat meestal voordat u het merkt: loopt de doorvoer terug of komen er fouten binnen, dan krijgen wij een melding.
Bij een beheercontract valt het herstel daaronder. Beheert u zelf, dan is het aan uw eigen partij — daarom leveren we de koppelingen gedocumenteerd op. De beheerpakketten →
Bouwen jullie ook koppelingen met andere pakketten?
Ja. AFAS en Exact Online zijn hierboven uitgewerkt omdat ze in het Nederlandse MKB veel voorkomen, niet omdat het de enige zijn. Wat telt is of uw pakket een API, een export of een importmogelijkheid heeft, en dat is een van de eerste dingen die we uitzoeken.
Wat we niet doen is een pakket aannemen waarvan we de koppelvlakken niet kennen en dat dan op uw kosten uitzoeken. Wat u sowieso in eigendom houdt →
Leg uw twee systemen voor
Vertel welke twee schermen er bij u naast elkaar openstaan. Wij zoeken uit of er een koppeling mogelijk is, en of die zich terugverdient. Blijkt een bestaande koppeling te volstaan, dan hoort u dat.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.