Van werkbon naar factuur, dezelfde dag
Bij installatiebedrijven zit het geld vast tussen het werk en de factuur. Deze automatisering haalt de vertraging en de discussie eruit.
Hoe het nu gaat
De monteur rondt de klus af en levert de bon in. Soms diezelfde dag via de app, soms een week later als foto. De planner neemt uren, materiaal en meerwerk over.
Ontbreekt er iets, dan volgt een appje. Ondertussen is er niet gefactureerd, en na twee weken weet niemand meer precies wat er op locatie is afgesproken.
- Installatie- en technische dienstverleners met eigen monteurs
- Werkbonnen uit een app, als PDF of als foto
- Een pakket waarin uren en materiaal worden vastgelegd
- Meerwerk dat nu regelmatig blijft liggen
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Bon binnenhalen
Uit de app, de mailbox of een gedeelde map — inclusief foto's van papieren bonnen met een handtekening.
- 2Uitlezen en koppelen
Uren, materialen, meerwerk en handtekening worden herkend en gekoppeld aan het juiste project of de juiste klant.
- 3Toetsen aan de opdracht
Uren en materiaal worden vergeleken met wat er is afgesproken. Wijkt het af, dan gaat het naar de planner in plaats van door naar de factuur.
- 4Meerwerk apart routeren
Meerwerk krijgt een eigen goedkeuringsstap, zodat het bewust wordt vrijgegeven voordat de klant het ziet.
- 5Factuur klaarzetten
De conceptfactuur staat klaar in uw pakket, inclusief onderbouwing per regel.
- 6Monteur terugkoppelen
Mist er iets op de bon, dan krijgt de monteur dezelfde dag bericht met wat er precies ontbreekt.
Waar het misgaat als je het te simpel bouwt
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- Een foto van een bon met een doorgestreept en opnieuw geschreven aantal.
- Vier geboekte uren op een opdracht van drie: automatisch factureren of eerst voorleggen?
- Materiaal van de bus dat niet is gescand en nergens in de administratie staat.
- Twee monteurs die allebei een bon indienen voor dezelfde klus.
- Een onderhoudscontract dat de uren dekt maar het materiaal niet.
- Een klant die niet tekent — gaat de factuur toch weg, en met welke onderbouwing?
Wat het oplevert
Er wordt sneller gefactureerd, meestal binnen een dag na afronding. Dat is direct werkkapitaal, en het scheelt discussie omdat de klant de factuur krijgt terwijl het werk nog vers is.
Meerwerk wordt vaker daadwerkelijk gefactureerd, simpelweg omdat het een eigen route heeft in plaats van tussen wal en schip te vallen.
Hoeveel dit oplevert hangt af van het aantal bonnen per week en hoeveel er nu blijft liggen. Dat meten we vooraf.
Bouw: €6.000 tot €9.000
Bouwtijd: 35 tot 55 uur
Doorlooptijd: drie tot zes weken
Beheer: vanaf €650 per maand
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.