Voorbeeld · Werkbonnen

Van werkbon naar factuur, dezelfde dag

Werkbonnen automatisch verwerken betekent uren, materiaal en meerwerk uit de bon halen, toetsen aan de opdracht en klaarzetten voor facturatie. Hieronder staat wat er tussen de afgeronde klus en de factuur gebeurt.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

Een rij donkere staande balken met daar recht onder een rij kortere sage balken, één op één uitgelijnd

Hoe het nu gaat

De monteur rondt de klus af en levert de bon in. Soms diezelfde dag via de app, soms een week later als foto. De planner neemt uren, materiaal en meerwerk over.

Ontbreekt er iets, dan volgt een appje. Ondertussen is er niet gefactureerd, en na twee weken weet niemand meer precies wat er op locatie is afgesproken.

Voor wie

Installatie- en technische dienstverleners met eigen monteurs
Werkbonnen uit een app, als PDF of als foto
Een pakket waarin uren en materiaal worden vastgelegd
Meerwerk dat nu regelmatig blijft liggen

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Bon binnenhalen
Uit de app, de mailbox of een gedeelde map – inclusief foto's van papieren bonnen met een handtekening.
2
Uitlezen en koppelen
Uren, materialen, meerwerk en handtekening worden herkend en gekoppeld aan het juiste project of de juiste klant.
3
Toetsen aan de opdracht
Uren en materiaal worden vergeleken met wat er is afgesproken. Wijkt het af, dan gaat het naar de planner in plaats van door naar de factuur.
4
Meerwerk apart routeren
Meerwerk krijgt een eigen goedkeuringsstap, zodat het bewust wordt vrijgegeven voordat de klant het ziet.
5
Factuur klaarzetten
De conceptfactuur staat klaar in uw pakket, inclusief onderbouwing per regel.
6
Monteur terugkoppelen
Mist er iets op de bon, dan krijgt de monteur dezelfde dag bericht met wat er precies ontbreekt.

De slimme schakel

De controleketen van bon tot factuurregel

Een werkbon wordt pas een factuurregel als de uren, het materiaal en de bevestiging kloppen. Kies een situatie en zie wat er gebeurt als één daarvan afwijkt.

Binnengekomen

Opdracht: Begroot 3 uur
Geregistreerd: 4,5 uur
Extra werk: Circulatiepomp vervangen
Extra materiaal: €284

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Reguliere werkzaamheden herkend – 3 uur
Afwijking: 1,5 uur meer dan begroot
Afwijking: Materiaal van €284 valt buiten de opdracht
Gecontroleerd: Foto en monteursnotitie aanwezig

Bedrijfsregel

Werk binnen de begroting gaat direct naar facturatie. Meerwerk boven de ingestelde marge gaat eerst langs de projectleider, met bewijs erbij.

Resultaat

Volgende stap: 3 uur regulier werk naar facturatie
Beslissing nodig: 1,5 uur meerwerk naar goedkeuring
Beslissing nodig: €284 materiaal naar goedkeuring
Gecontroleerd: Foto en notitie meegestuurd ter beoordeling

Menselijke handeling1 goedkeuring

Bekijk proceslog

17:48:02 Werkbon ontvangen
17:48:03 Uren vergeleken met begroting
17:48:03 Afwijking 1,5 uur vastgesteld
17:48:04 Regulier deel naar facturatie
17:48:04 Meerwerk naar goedkeuringsflow

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.

472 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 6.440
Zonder handmatige stap: 5.152
Naar controle: 1.288
Werkdagen aan capaciteit: 59
Indicatieve capaciteitswaarde: €20.780

Berekening aanpassen

Hoeveel werkbonnen komen er per dag binnen? Minuten per stuk, handmatig Werkdagen per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.

Een foto van een bon met een doorgestreept en opnieuw geschreven aantal.
Vier geboekte uren op een opdracht van drie: automatisch factureren of eerst voorleggen?
Materiaal van de bus dat niet is gescand en nergens in de administratie staat.
Twee monteurs die allebei een bon indienen voor dezelfde klus.
Een onderhoudscontract dat de uren dekt maar het materiaal niet.
Een klant die niet tekent – gaat de factuur toch weg, en met welke onderbouwing?

Wat het oplevert

Er wordt sneller gefactureerd, meestal binnen een dag na afronding. Dat is direct werkkapitaal, en het scheelt discussie omdat de klant de factuur krijgt terwijl het werk nog vers is.

Meerwerk wordt vaker daadwerkelijk gefactureerd, simpelweg omdat het een eigen route heeft in plaats van tussen wal en schip te vallen.

Hoeveel dit oplevert hangt af van het aantal bonnen per week en hoeveel er nu blijft liggen. Dat meten we vooraf.

Wat het kost

Bouw: €4.500 – €8.500
Categorie: Uitgebreide automatisering
Bouwtijd: 34 tot 55 uur
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Beheer: Managed, €395 per maand

Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.