Voorbeeld · Elke branche

Contracten en certificaten die zichzelf bewaken

Bijna elk bedrijf houdt vervaldatums bij in een spreadsheet die één iemand onderhoudt. Het gaat jarenlang goed, en dan een keer niet — meestal bij een contract van veertigduizend euro.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

Hoe het nu gaat

De contracten staan in een map, de datums in een spreadsheet, en de spreadsheet wordt bijgehouden door iemand die er niet dagelijks in kijkt. Wie het contract heeft afgesloten werkt er misschien niet meer.

Een gemiste opzegtermijn kost een jaar extra. Een verlopen certificaat kost een audit, of een monteur die op de bouwplaats wordt weggestuurd. Beide merkt u pas achteraf.

Voor wie

Meer dan vijftig lopende contracten of certificaten
Contracten met stilzwijgende verlenging en een opzegtermijn
Certificaten die een opdrachtgever verplicht stelt
Documenten die bij nieuwe leveranciers of medewerkers moeten worden verzameld

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Documenten inlezen
Contracten, certificaten en verklaringen worden ingelezen uit de map of het systeem waar ze nu staan. Bestaande stukken worden meegenomen, niet alleen nieuwe.
2
Datums en termijnen uitlezen
Ingangsdatum, einddatum, opzegtermijn en verlengingsvoorwaarde worden eruit gehaald, met de vindplaats erbij zodat het te controleren is.
3
Terugrekenen naar de actiedatum
Niet de einddatum wordt bewaakt maar de laatste dag waarop u nog iets kunt. Dat is de datum waar het misgaat.
4
Eigenaar toewijzen
Elk contract krijgt een verantwoordelijke. Zonder eigenaar landt een melding nergens en verandert er niets.
5
Rappelleren en herhalen
Meldingen gaan op vaste momenten vooraf, en herhalen tot er iets gebeurt. Bij leveranciersdocumenten gaat het rappel rechtstreeks naar de leverancier.
6
Blokkeren waar het moet
Een verlopen verplicht certificaat blokkeert de inplanning of de order, in plaats van alleen een melding te sturen die weggeklikt kan worden.

De slimme schakel

Vier termijnen die vandaag aflopen

Elke ochtend loopt de bewaking de hele lijst na. Kies een geval en zie wat er gebeurt — en waar een melding niet genoeg is en er iets geblokkeerd wordt.

Binnengekomen

Contract: Onderhoud koeling — Klimaatgroep Zuid
Looptijd: 3 jaar, eindigt 31-12-2026
Opzegtermijn: 3 maanden
Waarde: €38.400 per jaar

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Einddatum en opzegtermijn uitgelezen uit het contract
Afwijking: Verlengt stilzwijgend met opnieuw drie jaar
Afwijking: Uiterste opzegdatum valt over 21 dagen

Bedrijfsregel

Niet de einddatum telt maar de laatste dag waarop u nog kunt opzeggen. Werkritme rekent die terug en meldt op tijd, niet als het contract al is doorgerold.

Resultaat

Volgende stap: Melding naar de contracteigenaar, 21 dagen vooraf
Volgende stap: Herhaling op 10 en op 3 dagen
Gecontroleerd: Contract, bijlagen en historie in één overzicht

Menselijke handeling1 besluit

Bekijk proceslog

06:00:01 Dagelijkse controle gestart
06:00:04 Uiterste opzegdatum berekend: 30-09-2026
06:00:04 Binnen meldtermijn — melding verstuurd

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening — pas ze aan uw eigen situatie aan.

78 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 1.800
Zonder handmatige stap: 1.710
Naar controle: 90
Werkdagen aan capaciteit: 10
Indicatieve capaciteitswaarde: €3.510

Berekening aanpassen

Hoeveel contracten en certificaten loopt u per maand na? Minuten per stuk, handmatig Maanden per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.

Een contract waarin de opzegtermijn in woorden staat, verstopt in artikel 14.3.
Een raamovereenkomst met deelcontracten die elk hun eigen looptijd hebben.
Een certificaat dat is vernieuwd maar onder een andere bestandsnaam is opgeslagen.
Een leverancier die een verlopen document opnieuw aanlevert met een nieuwe datum in de bestandsnaam.
Een contract dat is overgenomen bij een acquisitie en waarvan het origineel ontbreekt.
Een verplichting die niet aan een datum hangt maar aan een gebeurtenis, zoals oplevering.

Wat het oplevert

De spreadsheet verdwijnt en daarmee het risico dat er één persoon is die weet hoe hij werkt. Wat overblijft is een lijst met wat er de komende negentig dagen afloopt, en wie daar iets mee moet.

Het effect is asymmetrisch: het bespaart weinig tijd, maar het voorkomt de gevallen die duur zijn. Eén niet-verlengd contract van veertigduizend euro betaalt de bouw meerdere keren terug.

Wat er niet in staat, wordt niet bewaakt. De inventarisatie vooraf is daarom het echte werk — en daar zit ook de meeste tijd van het project in.

Wat het kost

Bouw: €4.500 – €8.500
Categorie: Uitgebreide automatisering
Bouwtijd: 26 tot 45 uur
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Beheer: Managed, €395 per maand

Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.