Uw teelt loopt op schema. Uw papierwerk niet.
Telers werken met korte doorlooptijden en lange papieren sporen: partijen, klokaanvoer, directe afzet, certificering en seizoenskrachten. Wij automatiseren de administratie eromheen, niet de teelt zelf.
Hoe het nu gaat
Een partij gaat de deur uit en er ontstaat een spoor: aanvoerbrief, transportdocument, factuur of klokafrekening, en achteraf de nacalculatie of het klopte. Bij directe handel komen de bestellingen bovendien in elke denkbare vorm binnen – mail, telefoon, een portaal van de afnemer.
Daarnaast lopen certificeringen en teeltregistraties door. Die zijn niet moeilijk, maar wel onvergeeflijk: één document dat verlopen is op het verkeerde moment kost een afnemer.
- Telers en kwekers met 10 tot 100 medewerkers
- Afzet via de klok, directe handel of allebei
- Certificering die op orde moet blijven
- Seizoenspieken met wisselende bezetting
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Bestellingen binnenhalen
Orders van handelaren en retail uit mail, portaal of bestand, in de opmaak die zij toevallig gebruiken.
- 2Partijen koppelen
De bestelling wordt gekoppeld aan de partij, met aantallen, maat en kwaliteit zoals u ze registreert.
- 3Transportdocument klaarzetten
Aanvoer- en transportbrieven worden voorbereid met de juiste gegevens, zodat er niets met de hand wordt overgeschreven.
- 4Afrekening controleren
Klokafrekeningen en afnemersfacturen worden vergeleken met wat er werkelijk is geleverd. Verschillen komen op een lijst.
- 5Certificaten bewaken
GLOBALG.A.P., MPS en soortgelijke documenten krijgen een vervaldatum en een automatische herinnering ruim voordat het knelt.
- 6Seizoensuren verwerken
Uren van vaste en tijdelijke krachten worden gecontroleerd en klaargezet voor verloning en doorbelasting.
Van partij naar aanvoerbrief, met de certificaten erbij
Een partij verdelen is rekenwerk. Het risico zit in wat eromheen hoort: certificaten die verlopen, documenten die ontbreken, een oogst die tegenvalt. Kies een situatie.
Binnengekomen
- Partij
- ROS-260808-12
- Product
- Red Naomi, 60 cm
- Aantal
- 1.200 stelen
- Bestemming
- Klant A 400
Klok 600
Klant B 200
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Partij herkend aan het partijnummer
- Gecontroleerd: Drie bestemmingen gevonden
- Gecontroleerd: 400 + 600 + 200 = 1.200 – partij volledig verdeeld
- Gecontroleerd: Certificaten geldig op de levermomenten
- Gecontroleerd: Restant: 0
Resultaat
- Volgende stap: 400 en 200 naar directe verkoop
- Volgende stap: 600 naar klokaanvoer
- Volgende stap: Transportdocumenten voorbereid
- Gecontroleerd: Partijadministratie bijgewerkt
Menselijke handeling0
Bekijk proceslog
- 05:41:20 Partijmutatie ontvangen
- 05:41:21 Bestemmingen gekoppeld
- 05:41:21 Aantallen gecontroleerd
- 05:41:22 Certificaten gecontroleerd
- 05:41:22 Documenten voorbereid
Binnengekomen
- Order
- Retail, leverdatum 18 augustus 2026
- Vereist
- GLOBALG.A.P.
- Certificaat geldig tot
- 15 augustus 2026
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Order en afnemer herkend
- Gecontroleerd: Certificaateis van de afnemer gevonden
- Geblokkeerd: Certificaat verloopt 3 dagen vóór de levering
- Geblokkeerd: Order niet automatisch vrijgegeven
Werkritme toetst de geldigheid op het levermoment, niet op vandaag. Een certificaat dat nu geldig is, kan dat bij levering niet meer zijn.
Resultaat
- Geblokkeerd: Vrijgave tegengehouden
- Beslissing nodig: Melding naar de kwaliteitsverantwoordelijke
- Volgende stap: Verlenging aanvragen of leverdatum aanpassen
Menselijke handeling1 beslissing
Bekijk proceslog
- 07:02:14 Order ontvangen
- 07:02:15 Certificaateis opgezocht
- 07:02:15 Geldigheid getoetst op leverdatum
- 07:02:16 Vrijgave geblokkeerd
Binnengekomen
- Verwacht
- 1.800 stelen
- Geregistreerd
- 1.640 stelen
- Orders vragen samen
- 1.720 stelen
Werkritme controleert
- Afwijking: Tekort van 80 stelen
- Gecontroleerd: Contractafspraken van twee vaste afnemers gevonden
- Gecontroleerd: Klokaanvoer heeft geen leverplicht
- Gecontroleerd: Verdeling volgens de ingestelde prioriteit
Bij een tekort worden eerst de contractverplichtingen gevuld. Wat overblijft gaat naar de klok – niet andersom, en niet willekeurig.
Resultaat
- Volgende stap: Contractklanten volledig beleverd
- Volgende stap: Klokaanvoer verlaagd met 80 stelen
- Gecontroleerd: Aanvoerbrief aangepast
- Volgende stap: Afnemers geïnformeerd over de aangepaste aanvoer
Menselijke handeling0
Bekijk proceslog
- 06:18:33 Oogstregistratie ontvangen
- 06:18:34 Vergeleken met openstaande orders
- 06:18:34 Tekort van 80 stelen vastgesteld
- 06:18:35 Prioriteitsregel toegepast
- 06:18:35 Verdeling bijgewerkt
Binnengekomen
- Transport
- Gepland 09:00, bestemming Duitsland
- Aanwezig
- Aanvoerbrief, paklijst
- Ontbreekt
- Fytosanitair certificaat
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Transportopdracht gevonden
- Gecontroleerd: Aanvoerbrief en paklijst compleet
- Geblokkeerd: Fytosanitair certificaat ontbreekt voor deze bestemming
Voor deze bestemming staat het fytosanitair certificaat als verplicht ingesteld. Zonder dat document geeft Werkritme het transport niet vrij.
Resultaat
- Geblokkeerd: Transport niet vrijgegeven
- Volgende stap: Exact benoemd welk document ontbreekt
- Beslissing nodig: Melding naar de exportverantwoordelijke
Menselijke handeling1 actie
Bekijk proceslog
- 08:12:09 Transportopdracht gecontroleerd
- 08:12:10 Documentenlijst voor bestemming opgehaald
- 08:12:10 Eén verplicht document ontbreekt
- 08:12:11 Vrijgave geblokkeerd
Wat betekent dit in uw administratie?
Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.
446 uur per jaar minder handmatige verwerking
- Verwerkingen per jaar
- 6.000
- Zonder handmatige stap
- 4.920
- Naar controle
- 1.080
- Werkdagen aan capaciteit
- 56
- Indicatieve capaciteitswaarde
- €13.380
Berekening aanpassen
Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.
Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.
- Dezelfde partij wordt deels via de klok en deels direct afgezet. Waar komt dat samen?
- De afnemer bestelt op zijn eigen artikelcodering, die niets te maken heeft met uw partijnummer.
- Een partij wordt gesplitst over twee ritten met verschillende bestemmingen.
- De klokafrekening wijkt af van de aanvoer: verschil in aantal, kwaliteit of doordraai.
- Een certificaat verloopt terwijl er al is toegezegd aan een retailer.
- Uitzendkrachten die halverwege de week op een ander bedrijfsonderdeel worden ingezet.
Wat het oplevert
De administratie rond aanvoer en afzet verschuift van overtypen naar controleren. Bij seizoenspieken blijft dat werk gelijk in plaats van mee te groeien – precies wanneer er niemand extra beschikbaar is.
Certificaatbewaking is de stille winst: geen verlopen document dat pas opvalt als een afnemer ernaar vraagt.
Wat het bij u oplevert hangt af van uw afzetmix en het aantal partijen per week. Dat meten we vooraf.
Bouw: €4.500 – €8.500
Categorie: Uitgebreide automatisering
Bouwtijd: 38 tot 70 uur
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Beheer: Managed, €395 per maand
Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →
Alle prijzen bekijken →Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.