Uw orderinvoer is het duurste kopieerwerk in het bedrijf
Inkooporders komen binnen in tientallen formaten van honderden klanten. Iemand typt ze over, matcht artikelnummers en controleert prijzen. Dat is precies het werk dat zich laat automatiseren – en dat zich laat tellen.
Hoe het nu gaat
De order komt binnen als bijlage bij een mail, soms als tekst in de mail zelf, soms via het portaal. Iemand van de binnendienst opent hem, zoekt de klant op, en typt regel voor regel over in het ERP.
Daarbij moet elk artikelnummer van de klant vertaald worden naar uw eigen SKU. Prijzen worden gecontroleerd tegen de klantafspraak, voorraad tegen het systeem. Bij twijfel gaat er een mail heen en weer.
Het gaat zelden mis, maar áls het misgaat, kost het een creditnota, een spoedlevering en een boos telefoontje.
Uw ERP blijft staan. We leveren aan in wat u al gebruikt – Exact Online, AFAS Profit, Microsoft Dynamics 365 Business Central of een branchepakket. Wilt u de volledige stroom stap voor stap zien, dan leest u op de voorbeeldpagina hoe we orderverwerking automatiseren, van binnenkomende mail tot orderbevestiging.
- Groothandels met 10 tot 100 medewerkers
- Twintig of meer orders per dag via mail, PDF of Excel
- Een bestaand ERP dat blijft staan
- Een binnendienst die structureel overwerkt aan invoer
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Order binnenhalen
We halen orders uit de mailbox, het portaal of een map. Bijlagen in PDF, Excel en CSV worden herkend, ook als de opmaak per klant verschilt.
- 2Regels uitlezen
Artikelen, aantallen, gevraagde leverdatum en referenties worden uitgelezen. Bij een scan of een slecht leesbaar document meten we de zekerheid per veld.
- 3Artikelnummers matchen
Het nummer van uw klant wordt vertaald naar uw SKU via de vertaaltabel. Onbekende nummers gaan naar een uitzonderingenlijst in plaats van naar een gok.
- 4Prijs en voorraad controleren
De prijs wordt getoetst aan de klantspecifieke afspraak, niet alleen aan de standaardprijslijst. Voorraad wordt gecontroleerd op regelniveau.
- 5Order aanmaken
De order gaat het ERP in, inclusief referentie en gewenste datum. Alles wordt gelogd, zodat u kunt terugzien wat er is verwerkt en waarom.
- 6Bevestiging sturen
De klant krijgt een bevestiging met een realistische levertijd op basis van voorraad en inkoop, niet een standaardtermijn.
Zo wordt Werkritme de slimme schakel in uw orderproces
Een order verwerken is eenvoudig zolang alles klopt. Het verschil zit in wat er gebeurt wanneer dat niet zo is. Kies een situatie en zie welke controles Werkritme doet, welke regel van u wordt toegepast, en wanneer het bewust stopt.
Binnengekomen
- Klant
- Van Dijk Installatie BV
- Regels
- 10 × VDI-9917
5 × VDI-4412 - Leverdatum
- 13 augustus
- Referentie
- Project Meerzicht
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Klant herkend aan het e-mailadres
- Gecontroleerd: Twee orderregels uitgelezen
- Gecontroleerd: VDI-9917 vertaald naar SKU 880312
- Gecontroleerd: VDI-4412 vertaald naar SKU 127711
- Gecontroleerd: Contractprijzen gecontroleerd
- Gecontroleerd: Voorraad beschikbaar
- Gecontroleerd: Leverdatum haalbaar
- Gecontroleerd: Geen duplicaat gevonden
Resultaat
- Volgende stap: Order #48291 aangemaakt in het ERP
- Volgende stap: Orderbevestiging voorbereid
Menselijke handeling0
Bekijk proceslog
- 10:42:11 Order ontvangen uit mailbox
- 10:42:12 Klant gekoppeld
- 10:42:12 Artikelnummers vertaald
- 10:42:13 Prijs en voorraad gecontroleerd
- 10:42:14 Order aangemaakt
Binnengekomen
- Klant
- Van Dijk Installatie BV
- Regels
- 30 × VDI-9917
10 × VDI-4488 - Ordertotaal
- €1.284,50
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Klant en beide artikelen herkend
- Afwijking: VDI-9917 – gevraagd 30, voorraad 18
- Gecontroleerd: VDI-4488 – gevraagd 10, voorraad 240
- Gecontroleerd: Klantafspraak over deelleveringen gevonden
Van Dijk Installatie BV accepteert automatische deelleveringen bij orders boven €500. Dit ordertotaal is €1.284,50.
Resultaat
- Volgende stap: 18 × VDI-9917 direct leveren
- Volgende stap: 12 × VDI-9917 als backorder
- Volgende stap: 10 × VDI-4488 direct leveren
- Gecontroleerd: Klant geïnformeerd over de deellevering
Menselijke handeling0
Bekijk proceslog
- 11:07:03 Order ontvangen
- 11:07:04 Voorraad gecontroleerd op regelniveau
- 11:07:04 Tekort vastgesteld op VDI-9917
- 11:07:05 Klantafspraak deellevering toegepast
- 11:07:05 Order gesplitst en aangemaakt
Binnengekomen
- Klant
- Van Dijk Installatie BV
- Regel
- 8 × VDI-9918-B
- Bekend in de vertaaltabel
- VDI-9918 → SKU 880315
VDI-9918-A → SKU 880316
Werkritme controleert
- Gecontroleerd: Klant herkend
- Afwijking: VDI-9918-B staat niet in de vertaaltabel
- Afwijking: Beste suggestie: SKU 880315 – 61% zekerheid
- Geblokkeerd: Onvoldoende zeker voor automatische verwerking
Onder de ingestelde drempel van 90% zekerheid koppelt Werkritme geen artikelnummers. Een gok kost een creditnota.
Resultaat
- Beslissing nodig: Order klaargezet met één openstaande regel
- Volgende stap: Binnendienst kiest de juiste koppeling
- Gecontroleerd: Keuze wordt opgeslagen en voortaan hergebruikt
Menselijke handeling1 beslissing
Bekijk proceslog
- 09:15:41 Order ontvangen
- 09:15:42 Eén artikelnummer niet gevonden
- 09:15:42 Zekerheid beste match: 61%
- 09:15:42 Drempel 90% niet gehaald
- 09:15:43 Regel naar uitzonderingenlijst
Binnengekomen
- Klant
- Van Dijk Installatie BV
- Regel
- 100 × SKU 88201
- Orderprijs
- €11,75 per stuk
- Standaardprijs in het ERP
- €14,20 per stuk
Werkritme controleert
- Afwijking: Orderprijs wijkt €2,45 af van de prijslijst
- Gecontroleerd: Klantcontract gevonden: €11,75 per stuk
- Gecontroleerd: Contract geldig tot en met 31 december 2026
- Gecontroleerd: Afwijking volledig verklaard
Een prijs onder de lijstprijs mag alleen door als er een geldige klantafspraak tegenover staat. Anders gaat de regel naar controle.
Resultaat
- Gecontroleerd: Orderprijs €11,75 geaccepteerd
- Volgende stap: Order aangemaakt met contractprijs
- Volgende stap: Contractreferentie vastgelegd bij de orderregel
Menselijke handeling0
Bekijk proceslog
- 14:31:08 Order ontvangen
- 14:31:09 Prijsafwijking gesignaleerd
- 14:31:09 Contract 2024-VD-08 gevonden
- 14:31:10 Geldigheid gecontroleerd
- 14:31:10 Order aangemaakt
Wat betekent dit in uw administratie?
Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.
773 uur per jaar minder handmatige verwerking
- Verwerkingen per jaar
- 8.050
- Zonder handmatige stap
- 7.084
- Naar controle
- 966
- Werkdagen aan capaciteit
- 97
- Indicatieve capaciteitswaarde
- €30.139
Berekening aanpassen
Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.
Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.
- Uw klant bestelt op zíjn artikelnummer. Waar staat de vertaaltabel, en wat gebeurt er bij een nummer dat er nog niet in staat?
- Dezelfde order komt binnen via mail én portaal. Welke wint, en hoe herkent u dat het een duplicaat is?
- Er is een klantspecifieke prijsafspraak die afwijkt van de prijslijst. Wordt die gevolgd of gemeld?
- Twee van de vijf regels zijn op voorraad. Deellevering, backorder, of wacht de hele order?
- Btw verlegd, EU-levering of margeregeling – welke gaat automatisch en welke nooit?
- De bijlage is een scan van een fax met een handgeschreven aantal erbij. Wie kijkt daarnaar?
Wat het oplevert
De orderinvoer verschuift van invoerwerk naar controlewerk. In plaats van elke order over te typen, kijkt iemand nog naar de uitzonderingen – meestal een fractie van het totaal.
Daarnaast gaat de doorlooptijd omlaag: orders die 's avonds binnenkomen staan 's ochtends klaar in plaats van na de eerste koffie. En omdat elke stap wordt gelogd, is een discussie over "wat is er besteld" terug te zoeken in plaats van te reconstrueren.
Wat het bij u oplevert hangt af van uw volume en het aantal formaten. De Automation Check meet dat vóór er iets gebouwd wordt – en concludeert soms dat het niet loont.
Orderintake is de omvangrijkste categorie, omdat de vertaaltabel en de uitzonderingen per bedrijf verschillen.
Bouw: vanaf €8.500
Categorie: Complex maatwerk
Bouwtijd: 50 tot 90 uur
Doorlooptijd: 6 weken of meer
Beheer: Managed, €395 per maand
Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →
Alle prijzen bekijken →Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.