Uw orderinvoer is het duurste kopieerwerk in het bedrijf
Inkooporders komen binnen in tientallen formaten van honderden klanten. Iemand typt ze over, matcht artikelnummers en controleert prijzen. Dat is precies het werk dat zich laat automatiseren — en dat zich laat tellen.
Hoe het nu gaat
De order komt binnen als bijlage bij een mail, soms als tekst in de mail zelf, soms via het portaal. Iemand van de binnendienst opent hem, zoekt de klant op, en typt regel voor regel over in het ERP.
Daarbij moet elk artikelnummer van de klant vertaald worden naar uw eigen SKU. Prijzen worden gecontroleerd tegen de klantafspraak, voorraad tegen het systeem. Bij twijfel gaat er een mail heen en weer.
Het gaat zelden mis, maar áls het misgaat, kost het een creditnota, een spoedlevering en een boos telefoontje.
- Groothandels met 10 tot 100 medewerkers
- Twintig of meer orders per dag via mail, PDF of Excel
- Een bestaand ERP dat blijft staan
- Een binnendienst die structureel overwerkt aan invoer
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Order binnenhalen
We halen orders uit de mailbox, het portaal of een map. Bijlagen in PDF, Excel en CSV worden herkend, ook als de opmaak per klant verschilt.
- 2Regels uitlezen
Artikelen, aantallen, gevraagde leverdatum en referenties worden uitgelezen. Bij een scan of een slecht leesbaar document meten we de zekerheid per veld.
- 3Artikelnummers matchen
Het nummer van uw klant wordt vertaald naar uw SKU via de vertaaltabel. Onbekende nummers gaan naar een uitzonderingenlijst in plaats van naar een gok.
- 4Prijs en voorraad controleren
De prijs wordt getoetst aan de klantspecifieke afspraak, niet alleen aan de standaardprijslijst. Voorraad wordt gecontroleerd op regelniveau.
- 5Order aanmaken
De order gaat het ERP in, inclusief referentie en gewenste datum. Alles wordt gelogd, zodat u kunt terugzien wat er is verwerkt en waarom.
- 6Bevestiging sturen
De klant krijgt een bevestiging met een realistische levertijd op basis van voorraad en inkoop, niet een standaardtermijn.
Waar het misgaat als je het te simpel bouwt
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- Uw klant bestelt op zíjn artikelnummer. Waar staat de vertaaltabel, en wat gebeurt er bij een nummer dat er nog niet in staat?
- Dezelfde order komt binnen via mail én portaal. Welke wint, en hoe herkent u dat het een duplicaat is?
- Er is een klantspecifieke prijsafspraak die afwijkt van de prijslijst. Wordt die gevolgd of gemeld?
- Twee van de vijf regels zijn op voorraad. Deellevering, backorder, of wacht de hele order?
- Btw verlegd, EU-levering of margeregeling — welke gaat automatisch en welke nooit?
- De bijlage is een scan van een fax met een handgeschreven aantal erbij. Wie kijkt daarnaar?
Wat het oplevert
De orderinvoer verschuift van invoerwerk naar controlewerk. In plaats van elke order overtypen, kijkt iemand nog naar de uitzonderingen — meestal een fractie van het totaal.
Daarnaast gaat de doorlooptijd omlaag: orders die 's avonds binnenkomen staan 's ochtends klaar in plaats van na de eerste koffie. En omdat elke stap wordt gelogd, is een discussie over "wat is er besteld" terug te zoeken in plaats van te reconstrueren.
Wat het bij u oplevert hangt af van uw volume en het aantal formaten. De quickscan meet dat vóór er iets gebouwd wordt — en concludeert soms dat het niet loont.
Orderintake is onze meest omvangrijke bouw, omdat de vertaaltabel en de uitzonderingen per bedrijf verschillen.
Bouw: €8.500 tot €15.000
Beheer: €650 tot €1.750 per maand
Doorlooptijd: vier tot acht weken
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.