Transport & logistiek

De rit is gereden. De administratie rijdt achteraan.

Transportbedrijven verliezen tijd tussen de rit en de factuur: vrachtbrieven die binnendruppelen, portalen van verladers die elk iets anders willen, en een nacalculatie die pas weken later kan.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

Elke pallet die de trailer in gaat, is een regel op de vrachtbrief.

Hoe het nu gaat

De chauffeur levert af en de getekende vrachtbrief komt terug: als foto, als scan, of pas dagen later op papier. De planning of administratie koppelt hem aan de rit en zet de factuur klaar.

Bij verladers met een eigen portaal moeten dezelfde gegevens nog een keer worden ingevoerd, in hún formaat. En pas als alles binnen is, wordt duidelijk of de rit uit kon.

Voor wie

Transporteurs met 10 tot 100 medewerkers
Ritten voor meerdere verladers met eigen portalen
Vrachtbrieven op papier, als scan of digitaal
Nacalculatie die nu achteraf en handmatig gebeurt

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Opdracht binnenhalen
Transportopdrachten uit mail, portaal of EDI worden uitgelezen en aan de juiste klant en rit gekoppeld.
2
Vrachtbrief verwerken
Getekende CMR's en vrachtbrieven worden uitgelezen – ook als foto – en gekoppeld aan de rit.
3
Afwijkingen signaleren
Wachturen, extra stops, weigeringen en schades worden herkend en apart gezet in plaats van meegefactureerd of vergeten.
4
Facturatie klaarzetten
De factuur wordt voorbereid met tarief, toeslagen en meerwerk, klaar voor controle.
5
Verladersportaal vullen
Waar een verlader een eigen portaal of formaat eist, vullen we dat met gegevens die al vastliggen.
6
Nacalculatie
Geplande versus werkelijke rit naast elkaar, zodat u ziet welke ritten en welke klanten daadwerkelijk renderen.

De slimme schakel

Van vrachtbrief naar factuur, inclusief de toeslagen

De rit is gereden. Wat overblijft is uitzoeken wat er precies is gebeurd en wat daarvan gefactureerd mag worden. Kies een situatie en zie waar Werkritme zelf doorgaat en waar niet.

Binnengekomen

Aankomst: 08:03
Vertrek: 10:24
Contract: Eerste 30 minuten gratis,
daarna €72 per uur
Klantbevestiging: Niet aanwezig

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Wachttijd berekend: 141 minuten
Gecontroleerd: 30 minuten vrij volgens contract
Gecontroleerd: 111 minuten factureerbaar – €133,20
Afwijking: Geen klantbevestiging voor de wachttijd

Bedrijfsregel

Extra kosten boven €100 zonder ondertekening gaan eerst langs de planner. Ongedekt wachtgeld leidt anders tot een creditnota.

Resultaat

Volgende stap: Ritfactuur loopt gewoon door
Beslissing nodig: €133,20 wachtgeld wacht op de planner
Gecontroleerd: Tijdstempels als onderbouwing meegestuurd

Menselijke handeling1 goedkeuring

Bekijk proceslog

20:11:30 Ritgegevens ontvangen
20:11:31 Wachttijd berekend uit tijdstempels
20:11:31 Contracttarief toegepast
20:11:32 Drempel €100 overschreden
20:11:32 Wachtgeld naar planner

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening – pas ze aan uw eigen situatie aan.

666 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 11.250
Zonder handmatige stap: 9.562
Naar controle: 1.688
Werkdagen aan capaciteit: 83
Indicatieve capaciteitswaarde: €26.625

Berekening aanpassen

Hoeveel ritdossiers verwerkt uw administratie per dag? Minuten per stuk, handmatig Werkdagen per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog – meestal als er al gefactureerd is.

De vrachtbrief komt terug als schuine foto met een handtekening over de tekst heen.
Wachturen zijn wel genoteerd maar niet ondertekend. Wel of niet factureren?
Een rit met drie stops voor twee verschillende opdrachtgevers.
Diesel- of toltoeslagen die per klant anders zijn berekend.
Een verlader die pas na dertig dagen zijn portaal bijwerkt, waardoor uw factuur blijft hangen.
Een geweigerde levering die retour komt: wie draagt welke kosten?

Wat het oplevert

Facturatie loopt niet meer achter op de vrachtbrieven, en wachturen en meerwerk worden vaker daadwerkelijk in rekening gebracht – dat is meestal direct het grootste bedrag.

Met de nacalculatie erbij ziet u per rit en per klant of het uitkwam, terwijl u er nog iets aan kunt doen.

Bij minder dan ongeveer twintig ritten per dag loont dit meestal niet. Dat rekenen we voor in de Automation Check.

Wat het kost

Bouw: €4.500 – €8.500
Categorie: Uitgebreide automatisering
Bouwtijd: 40 tot 78 uur
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Beheer: Business, vanaf €695 per maand

Bandbreedte, geen offerte. Wat het bij u wordt volgt uit de Automation Check. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.