De rit is gereden. De administratie rijdt achteraan.
Transportbedrijven verliezen tijd tussen de rit en de factuur: vrachtbrieven die binnendruppelen, portalen van verladers die elk iets anders willen, en een nacalculatie die pas weken later kan.
Hoe het nu gaat
De chauffeur levert af en de getekende vrachtbrief komt terug: als foto, als scan, of pas dagen later op papier. De planning of administratie koppelt hem aan de rit en zet de factuur klaar.
Bij verladers met een eigen portaal moeten dezelfde gegevens nog een keer worden ingevoerd, in hún formaat. En pas als alles binnen is, wordt duidelijk of de rit uit kon.
- Transporteurs met 10 tot 100 medewerkers
- Ritten voor meerdere verladers met eigen portalen
- Vrachtbrieven op papier, als scan of digitaal
- Nacalculatie die nu achteraf en handmatig gebeurt
Wat er stap voor stap gebeurt
- 1Opdracht binnenhalen
Transportopdrachten uit mail, portaal of EDI worden uitgelezen en aan de juiste klant en rit gekoppeld.
- 2Vrachtbrief verwerken
Getekende CMR's en vrachtbrieven worden uitgelezen — ook als foto — en gekoppeld aan de rit.
- 3Afwijkingen signaleren
Wachturen, extra stops, weigeringen en schades worden herkend en apart gezet in plaats van meegefactureerd of vergeten.
- 4Facturatie klaarzetten
De factuur wordt voorbereid met tarief, toeslagen en meerwerk, klaar voor controle.
- 5Verladersportaal vullen
Waar een verlader een eigen portaal of formaat eist, vullen we dat met gegevens die al vastliggen.
- 6Nacalculatie
Geplande versus werkelijke rit naast elkaar, zodat u ziet welke ritten en welke klanten daadwerkelijk renderen.
Waar het misgaat als je het te simpel bouwt
Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.
- De vrachtbrief komt terug als schuine foto met een handtekening over de tekst heen.
- Wachturen zijn wel genoteerd maar niet ondertekend. Wel of niet factureren?
- Een rit met drie stops voor twee verschillende opdrachtgevers.
- Diesel- of toltoeslagen die per klant anders zijn berekend.
- Een verlader die pas na dertig dagen zijn portaal bijwerkt, waardoor uw factuur blijft hangen.
- Een geweigerde levering die retour komt: wie draagt welke kosten?
Wat het oplevert
Facturatie loopt niet meer achter op de vrachtbrieven, en wachturen en meerwerk worden vaker daadwerkelijk in rekening gebracht — dat is meestal direct het grootste bedrag.
Met de nacalculatie erbij ziet u per rit en per klant of het uitkwam, terwijl u er nog iets aan kunt doen.
Bij minder dan ongeveer twintig ritten per dag loont dit meestal niet. Dat rekenen we voor in de quickscan.
Bouw: €7.000 tot €13.000
Beheer: €650 tot €1.500 per maand
Doorlooptijd: vier tot zeven weken
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
€750, waarvan €500 verrekend bij opdracht. Binnen één werkdag telefonisch contact.