Vastgoed & servicebedrijven

Alles komt binnen via de mail, en daar begint het probleem

Bij vastgoedbeheer loopt bijna elk proces via een postbus: reparatieverzoeken, vragen over servicekosten, offertes, facturen en opzeggingen. Het werk zit niet in het beantwoorden maar in het uitzoeken bij wie het hoort.

Laat uw proces beoordelen Bekijk voorbeelden

Hoe het nu gaat

Een bewoner mailt over een lekkage. Iemand zoekt op welke eenheid het is, welk complex daarbij hoort en welke aannemer daar het contract heeft. Dan gaat er een werkbon uit, en drie weken later komt de factuur — die opnieuw met de hand aan de melding wordt gekoppeld.

Bij vijftig meldingen per week is dat een halve baan aan opzoeken. En de meldingen die niemand oppakt, blijven het langst liggen: precies degene die niet meteen duidelijk waren.

Voor wie

Beheerders met honderden tot enkele duizenden eenheden
Een gedeelde postbus voor huurders, eigenaren en leveranciers
Vaste aannemers per complex en per discipline
Facturen die aan een werkbon of opdracht gekoppeld moeten worden

Wat we bouwen

Wat er stap voor stap gebeurt

1
Bericht koppelen aan de eenheid
Afzender, adres of contractnummer wordt gekoppeld aan de juiste eenheid, het juiste complex en de juiste eigenaar. Zonder koppeling geen automatische afhandeling.
2
Soort en urgentie bepalen
Reparatieverzoek, financiële vraag, opzegging, klacht of leveranciersbericht — met een zekerheidsscore. Een lekkage weegt zwaarder dan een vraag over de brievenbus.
3
Naar de juiste aannemer
Op basis van complex en discipline gaat de werkbon naar de partij die daar onder contract staat, met de gegevens die hij nodig heeft.
4
Bewoner terugkoppelen
Automatische ontvangstbevestiging met een reële reactietijd, zodat er niet nog een keer gebeld wordt.
5
Facturen aan de opdracht toetsen
Een leveranciersfactuur wordt gekoppeld aan de werkbon. Geen opdracht betekent geen betaling, ook niet bij een bekende partij.
6
Mutaties als proces
Een opzegging start de hele reeks: bevestiging, voorinspectie, eindinspectie, meterstanden, sleutels en de verrekening van de waarborgsom.

De slimme schakel

Vier berichten uit één postbus

Alle vier komen ze binnen op hetzelfde adres. Kies er een en zie waar hij heen gaat — en bij welk bericht het systeem bewust niet zelf antwoordt.

Binnengekomen

Afzender: bewoner Marsstraat 14-B
Onderwerp: Lekkage onder de gootsteen
Bijlage: foto van de plas water
Complex: Marsstraat 2–48

Werkritme controleert

Gecontroleerd: Afzender gekoppeld aan huurcontract en eenheid
Gecontroleerd: Geclassificeerd als reparatieverzoek, categorie loodgieterswerk
Gecontroleerd: Onderhoudscontract voor loodgieterswerk actief
Gecontroleerd: Geen openstaande melding voor dezelfde eenheid

Bedrijfsregel

Een reparatieverzoek gaat rechtstreeks naar de aannemer die voor dat complex en die categorie onder contract staat. De beheerder hoeft er alleen naar te kijken als er iets afwijkt.

Resultaat

Volgende stap: Werkbon aangemaakt bij de vaste loodgieter
Gecontroleerd: Bewoner krijgt bevestiging met verwachte reactietijd
Gecontroleerd: Foto en melding in het eenheidsdossier

Menselijke handelinggeen

Bekijk proceslog

08:22:11 Bericht ontvangen
08:22:12 Huurder en eenheid herkend
08:22:12 Categorie bepaald: loodgieterswerk
08:22:13 Werkbon verstuurd naar aannemer

Wat betekent dit in uw administratie?

Een handeling van een paar minuten lijkt klein, tot hij tientallen keren per dag terugkomt. Onderstaande cijfers zijn een voorbeeldberekening — pas ze aan uw eigen situatie aan.

658 uur per jaar minder handmatige verwerking

Verwerkingen per jaar: 12.650
Zonder handmatige stap: 9.867
Naar controle: 2.783
Werkdagen aan capaciteit: 82
Indicatieve capaciteitswaarde: €26.970

Berekening aanpassen

Hoeveel huurders- en leveranciersberichten komen er per dag binnen? Minuten per stuk, handmatig Werkdagen per jaar Interne kosten per gewerkt uur Aandeel dat automatisch kan (%) Minuten controle per uitzondering

Dit zijn instelbare rekenaannames, geen gemeten Werkritme-resultaten. Wat er bij u haalbaar is, meten we in de Automation Check.

De moeilijke gevallen

Waar het misgaat als het te simpel wordt gebouwd

Dit zijn de vragen die wij in de quickscan stellen. Stelt een leverancier ze niet, dan komen ze later alsnog — meestal als er al gefactureerd is.

Een bewoner die mailt vanaf een adres dat niet in het systeem staat, bijvoorbeeld namens een ouder.
Een melding die twee disciplines raakt: waterschade door een dakprobleem.
Spoedwerk dat buiten kantooruren mondeling is opgedragen en achteraf een factuur oplevert.
Een complex dat halverwege het jaar naar een andere aannemer overgaat.
VvE-beheer naast eigen bezit, waar dezelfde eenheid onder een ander regime valt.
Een klacht die als reparatieverzoek is geschreven, of andersom.

Wat het oplevert

De postbus verandert van een gedeelde takenlijst in een verdeelde. Meldingen liggen binnen een minuut bij de juiste aannemer in plaats van na een halve dag, en er is één lijst met wat niemand kon plaatsen.

De tweede winst zit aan de kostenkant: facturen zonder opdracht komen boven water. In beheerportefeuilles is dat structureel geld, omdat spoedwerk zich moeilijk laat controleren als het pas bij de betaalrun opvalt.

Wat er automatisch kan, hangt sterk af van hoe compleet uw eenheden- en contractgegevens zijn. Dat is het eerste wat we meten.

Wat het kost

Bouw: €1.750 – €4.500
Categorie: Standaard automatisering
Bouwtijd: 20 tot 40 uur
Doorlooptijd: 2 tot 4 weken
Beheer: Care, €195 per maand

Bij grotere portefeuilles of koppeling met een beheerpakket loopt dit door naar de uitgebreide band. Alle prijzen →

Alle prijzen bekijken →

Begin met één proces

Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.

Laat uw proces beoordelen

Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.