De uren zitten zelden waar u ze zoekt
Vraag een ondernemer waar de administratieve tijd in gaat en het antwoord is meestal „de boekhouding”. Vraag het de mensen die het doen, en het antwoord is overtypen. Deze pagina loopt de processen langs waar dat gebeurt.
Het echte probleem is niet de boekhouding
De boekhouding is meestal het best geregelde onderdeel van de administratie. Daar staat een pakket voor, er zit een accountant op, en er is iemand die weet hoe het werkt.
De tijd verdwijnt in de stukken ertussen. Een bestelling die uit de mail in het ordersysteem moet. Een werkbon die een factuur moet worden. Uren die van een briefje naar een Excel naar de loonadministratie reizen. Een declaratie die uit drie bronnen bij elkaar gezocht wordt. Elk van die stappen is klein genoeg om niet op te vallen en komt vaak genoeg terug om op te tellen.
Dat is ook waarom „we moeten eens naar ander boekhoudpakket kijken” zelden helpt. Het pakket is het probleem niet; de overdracht ernaartoe is het probleem.
- Gegevens die twee keer worden ingevoerd
- Bestanden die per mail heen en weer gaan
- Een Excel als lijm tussen twee pakketten
- Controlewerk dat niemand durft over te slaan
- Verzamelwerk aan het eind van de maand
Wat er te automatiseren valt
Hieronder de processen die we in het MKB het vaakst tegenkomen, met wat er in de praktijk van overblijft. Elk van deze staat uitgewerkt met een prijs erbij.
- 1Inkoopfacturen
Facturen komen als PDF binnen, worden herkend, gecontroleerd tegen de bestelling en klaargezet ter goedkeuring. Wat niet klopt gaat naar een uitzonderingenbak. Zo werkt dat →
- 2Orders en bestellingen
Een bestelling uit de mailbox of een PDF wordt gelezen en in het ERP gezet, met artikelnummers en aantallen erbij. Zo werkt dat →
- 3Werkbonnen en uren
Bonnen uit het veld worden verzameld, gekoppeld aan de juiste opdracht en omgezet naar een factuurregel – inclusief het meerwerk dat anders blijft liggen. Zo werkt dat →
- 4De gedeelde postbus
Mail die bij info@ binnenkomt wordt gesorteerd, aan de juiste klant of order gekoppeld en bij de juiste persoon neergelegd. Zo werkt dat →
- 5Declaraties en rittenstaten
Verrichtingen worden per opdrachtgever verzameld tot een declaratie, en wat gereden of geleverd is maar nergens is ingediend, wordt gesignaleerd.
- 6Contracten en certificaten
Aflooptermijnen worden bewaakt, zodat een verlenging of een keuring niet afhangt van iemands agenda. Zo werkt dat →
Waarom overtypen duurder is dan het lijkt
Een gegeven dat twee keer wordt ingevoerd, kost twee keer tijd. Dat is de zichtbare helft. De onzichtbare helft is dat de twee plekken uit elkaar gaan lopen: een adres dat op de ene plek is gewijzigd en op de andere niet, een prijs die in het ERP anders staat dan op de order.
Daar komt controlewerk uit voort dat niemand kan overslaan, en dat controlewerk is vaak duurder dan het overtypen zelf. Wie de invoer op één plek zet, haalt niet alleen de tweede invoer weg maar ook de controle die erbij hoorde.
Een Excel tussen twee pakketten is dezelfde situatie in een ander jasje. Hij werkt, tot degene die hem gemaakt heeft met vakantie is.
- Beoordelen of iets klopt
- Beslissen bij twijfel
- Klantcontact
- Uitzonderingen afhandelen
Dat is bewust. Een koppeling die bij twijfel gokt, levert werk op in plaats van dat het werk wegneemt.
Koppelen of vervangen
De meeste bedrijven denken bij administratieve rompslomp aan een nieuw pakket. Dat is bijna altijd de duurste route: een migratie kost maanden, de gegevens moeten mee, iedereen moet het opnieuw leren, en het probleem – de overdracht tussen twee systemen – blijft bestaan zolang er meer dan één systeem is.
Vervangen loont wanneer het pakket zelf het probleem is: het wordt niet meer onderhouden, het kan iets fundamenteels niet, of de leverancier stopt ermee. In alle andere gevallen is een schakel ertussen goedkoper, sneller en omkeerbaar.
Wat er per pakket aan ingangen bestaat – van een moderne API tot een export die je met de hand moet aftrappen – staat bij de koppelingen.
Wat het oplevert
Bij Taxi Zoetermeer Direct ging de administratie van ongeveer 22 uur naar 2,5 uur per week, naar opgave van de klant. Dat is bijna een halve werkweek die terugkomt. Belangrijker dan de uren waren daar de declaraties die niet meer bleven liggen: geld dat wel verdiend was en niet werd ingediend. De hele case →
Of dat bij u ook zo uitpakt, hangt van uw aantallen af. Reken het na met uw eigen uren en uw eigen tarief op de besparingspagina, of laat ons meekijken met wat er nu gebeurt.
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek – vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 – verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.