E-facturatie en Peppol: wat vaststaat, wat advies is

Een PDF-factuur is voor een boekhoudpakket zo goed als een plaatje. Het pakket ziet een bestand, geen bedrag, geen btw, geen factuurnummer. Iemand moet het overtypen, of herkenningssoftware moet de velden er eerst uit halen. Een e-factuur is dezelfde factuur in een gestructureerd elektronisch formaat: elk veld staat op een vaste plek, zodat het pakket van de ontvanger het zonder tussenkomst inleest. Ondernemersplein zegt het in vier woorden: een pdf is geen e-factuur. Hieronder de momenten waarop een MKB-bedrijf ermee te maken krijgt, in de volgorde waarin ze zich meestal aandienen.

De eerste e-factuur die binnenkomt

Het begint zelden met een besluit. Het begint met een factuur die op een ochtend als boekingsvoorstel in het pakket staat terwijl niemand hem heeft ingevoerd. Peppol is het netwerk waarover zulke facturen in Nederland doorgaans lopen. Het Nederlandse deel wordt beheerd door de Nederlandse Peppolautoriteit, namens het ministerie van Binnenlandse Zaken. Het werkt als de post: de verzender geeft zijn factuur af bij zijn eigen toegangspunt, meestal het boekhoudpakket of een dienstverlener daarachter, en dat toegangspunt zoekt in het adresboek van het netwerk op waar de ontvanger zit. Uw adres in dat netwerk is meestal uw KVK-nummer, soms uw btw-nummer.

Wie levert aan de Rijksoverheid kent dit al: sinds 1 januari 2017 is een e-factuur daar bij nieuwe overeenkomsten verplicht (Rijkswaterstaat), en decentrale overheden vragen er soms ook om. Voor de meeste MKB-bedrijven is de overheid echter niet de eerste die erom vraagt.

De klant die erom vraagt

Dat is vaker een Belgische klant, of een leverancier die naar uw Peppol-ID vraagt. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, volgens de FOD Financiën. Die wet geldt niet rechtstreeks voor een Nederlandse leverancier, maar de Belgische inkoper heeft zijn administratie erop ingericht en wil van u hetzelfde. Of het is een grote Nederlandse afnemer die zijn crediteurenadministratie heeft geautomatiseerd.

De vraag is op dat moment praktisch, niet juridisch. Er is in Nederland nu geen wet die u verplicht een e-factuur aan een ander bedrijf te sturen. Er is een klant die het wil, en dat is meestal reden genoeg.

De aanmelding

De aanmelding zelf is het kleinste onderdeel. In Exact Online en AFAS zit Peppol in het pakket; het klikpad staat in Vier dingen die u deze week zelf kunt regelen en wordt hier niet herhaald. In andere pakketten loopt het via een aangesloten dienstverlener. U kiest of u alleen wilt ontvangen, alleen verzenden, of beide.

Alleen ontvangen is een verdedigbare eerste stap. Het raakt niemand buiten de deur en levert meteen iets op: wat leveranciers al via Peppol verzenden, komt vanaf dat moment rechtstreeks in het pakket binnen en wordt, afhankelijk van de inrichting, als boekingsvoorstel klaargezet in plaats van als bijlage. Het EY-rapport voor het ministerie van Financiën haalt een evaluatie van de Europese Commissie aan waarin het ontvangen van een e-mailfactuur op 7,68 euro wordt geschat en van een e-factuur op 2,27 euro (EY, p. 46). Dat zijn Europese gemiddelden, geen meting bij u. Wat de cijfers wel laten zien: het verschil zit vooral bij het ontvangen, niet bij het versturen.

De eerste maand

Wat er in de eerste maand verandert, is minder dan de aankondiging deed vermoeden. Een deel van de inkoopfacturen komt nu als data binnen. De rest komt nog steeds als PDF per mail, want een leverancier die niet is aangesloten, wordt door uw aanmelding niet aangesloten. Facturen aan consumenten veranderen niet; Peppol is een netwerk tussen organisaties. En wat via het netwerk komt, gaat nog steeds de gewone goedkeuring door: sneller ingeboekt is niet automatisch akkoord.

Hier zit ook de grens. Wie een handvol inkoopfacturen per maand ontvangt, scheelt het weinig werk. Wie er honderden ontvangt van leveranciers die niet zijn aangesloten, heeft er evenmin veel aan totdat die meedoen. De winst groeit met het aantal aangesloten partijen. Hoe zo'n facturenstroom eruitziet, staat in het voorbeeld over facturen.

Wat vaststaat en wat advies is

In berichtgeving over de verplichting lopen twee dingen door elkaar: wat Europees vastligt, en wat voor Nederland nog een advies is.

De richtlijn is op 11 maart 2025 door de Raad aangenomen en op 25 maart 2025 gepubliceerd. Vanaf 1 juli 2030 is een e-factuur volgens de Europese norm verplicht voor B2B-leveringen tussen lidstaten, en hoeft de afnemer daar niet meer mee in te stemmen. Voor binnenlandse facturen bepaalt elke lidstaat zelf. Dat deel staat vast.

Het Nederlandse deel staat niet vast. Het kabinet schreef op 10 maart 2026 aan de Tweede Kamer dat het EY-advies nadrukkelijk wordt betrokken, dat het onderzoek "op onderdelen een verkennend karakter heeft", en dat het in de zomer meer duidelijkheid verwachtte te geven. In de Kamerstukken en publicaties die tot en met 7 september 2026 zijn geraadpleegd, is geen later kabinetsbesluit gevonden. Wie dus leest dat e-facturatie in Nederland "vanaf 2030 verplicht" is voor alle bedrijven, leest een advies dat als besluit wordt gebracht.

Aan de volgorde hierboven verandert dat weinig. De klant die erom vraagt, komt eerder dan de wet die het eist.