Vier dingen die u deze week zelf kunt regelen

Vier instellingen in software die u al heeft. Elk kost een uur of minder. Geen van de vier vraagt een leverancier, een project of een offerte.

1. Peppol aanzetten in het boekhoudpakket

Peppol is het netwerk waarover e-facturen als data worden uitgewisseld. Een factuur die via Peppol binnenkomt is geen PDF die iemand moet overtypen, maar een bestand dat het pakket zelf leest. Wie levert aan de Rijksoverheid moet sinds 1 januari 2017 bij nieuwe overeenkomsten al elektronisch factureren (Rijkswaterstaat), en overheden moeten sinds 2019 e-facturen kunnen ontvangen (RVO). Het Nederlandse deel van het netwerk wordt beheerd door de Nederlandse Peppolautoriteit, namens het ministerie van BZK.

Exact Online. Exact beschrijft de stappen in het supportartikel E-facturatie | Peppol begrijpen: in de instellingen van de administratie staat een tabblad Elektronische facturen met daarin Abonnementsbeheer. Daar kiest u verzenden, ontvangen of beide. Ontvangen facturen verschijnen daarna als boekingsvoorstel onder Inkoop.

AFAS Profit. De registratie zit onder Algemeen > Administratie > Beheer > Eigenschappen, tabblad Peppol, op KVK-nummer. Daarnaast activeert u het Peppol-communicatieprofiel (AFAS Help). Let op: AFAS zegt dat dit voor Nederlandse klanten vanaf Profit 8 beschikbaar komt; tot die tijd loopt Peppol via eConnect (AFAS Help). Draait u nog een oudere versie, dan is dit punt voor u even niet aan de orde.

Tijd: een half uur, plus de wachttijd op de registratie. Wat het oplevert: inkoopfacturen die als data binnenkomen. Elke latere automatisering rond facturen begint daar makkelijker.

2. De bankkoppeling activeren

Wie wekelijks een afschriftbestand downloadt en importeert, kan dat laten doen door het pakket.

Exact Online. Ga naar Instellingen > Bankkoppelingen, voeg de betaalrekening toe en geef bij de bank toestemming. Transacties komen daarna vier keer per dag binnen; die toestemming vernieuwt u elke 180 dagen (Exact). Welke banken meedoen staat op dezelfde pagina; voor Rabobank bestaat daarnaast de Rabo BoekhoudKoppeling, één keer per dag (Exact).

AFAS Profit. De bankkoppeling werkt met ABN AMRO, ING, Rabobank, Knab en BNG Bank. ING stuurt het afschrift elke ochtend; de andere banken worden via een API opgehaald met een geplande taak die u op dagelijks zet (AFAS Help).

Tijd: een uur, inclusief de machtiging bij de bank. Wat het oplevert: dagelijks afletteren in plaats van wekelijks importeren, en een debiteurenlijst die klopt op de dag zelf.

3. De gedeelde postbus opruimen met vijf regels

In Outlook op het web heet dit Regels: Instellingen > E-mail > Regels > Nieuwe regel toevoegen (Microsoft Support). Open de gedeelde postbus in een eigen browservenster, anders maakt u de regels op uw eigen postvak. In Gmail heet het Filters: klik in het zoekvak op Zoekopties tonen, vul de voorwaarde in en kies Filter maken (Gmail Help).

Tijd: een half uur. Wat het oplevert: een postbus waarin de rest van de dag alleen nog staat wat een mens moet lezen. Hoe zo'n postbus er daarna uitziet staat bij e-mail.

4. De scanner rechtstreeks naar de netwerkmap

Bijna elke multifunctional kan scannen naar een gedeelde map. Canon noemt het scannen naar gedeelde mappen of bestandsservers, en beschrijft de inrichting via de Remote UI: u heeft de computernaam, het pad van de map en een gebruikersnaam met wachtwoord nodig (Canon). Andere merken hebben dezelfde functie onder een eigen naam; zoek in de handleiding op SMB.

Maak per doel een bestemming op het scherm van het apparaat: Bonnen, Pakbonnen, Getekend. Tijd: een uur, vooral voor het aanmaken van de map en het account. Wat het oplevert: een bon staat direct op de plek waar de administratie hem verwacht, zonder mailen, downloaden en opslaan.

Aan geen van deze vier verdient Werkritme iets, en we zouden er ook geen uur voor factureren.