Een goedkeuringsstroom die niet vastloopt

Een inkoopfactuur die veertien dagen in een mailbox ligt, heeft in die veertien dagen aan niets gewacht behalve aan een beslissing. Het werk erachter, bedrag en order controleren en boeken, kost een paar minuten; de beslissing "ja, betaal maar" nog minder. Toch ligt de factuur daarop te wachten, omdat degene die het mag zeggen het niet ziet, er niet is, of niet weet of hij het mag zeggen.

Dat is geen softwareprobleem. Exact Online en AFAS hebben allebei een goedkeuringsfunctie, en toch blijven er facturen liggen waar die aanstaat. Het verschil zit in de regels die erin zijn gezet, of niet. Hieronder staan die regels, als naslag. Wie ze alle zeven kan beantwoorden, heeft de stroom in elk geval op papier dicht; wie er twee niet kan beantwoorden, weet waar de facturen liggen.

Waarom liggen ze eigenlijk?

Wie niets heeft afgesproken met een leverancier, moet volgens Ondernemersplein binnen 30 dagen betalen; afgesproken termijnen mogen tot 60 dagen, en bij te laat betalen mag de leverancier wettelijke handelsrente en minimaal 40 euro incassokosten rekenen. Voor grote bedrijven die aan het mkb betalen is de termijn sinds 1 juli 2022 wettelijk 30 dagen, en sinds 1 juli 2023 geldt dat voor alle lopende overeenkomsten (Rijksoverheid). Diezelfde pagina meldt dat de gemiddelde betaaltermijn van het grootbedrijf aan het mkb in 2022 tussen de 40 en 43 dagen schommelde.

Een factuur die twee weken ligt, kost dus niet alleen goodwill. Hij kost soms de betalingskorting uit de voorwaarden, soms rente en incassokosten, en altijd de tijd van de collega die drie keer vraagt of er al naar gekeken is. Dat is dezelfde kostenpost als in wachten als kostenpost: het werk is klein, het wachten is groot.

De zeven regels

1. Wie mag wat, tot welk bedrag

De eerste regel is de bedragsgrens. Zonder die grens gaat elke factuur naar dezelfde persoon, meestal de eigenaar, en dan ligt de factuur van 38 euro voor koffie even lang als die van 38.000 euro voor een machine. AFAS noemt dit een procuratieschema: een staffel van grensbedragen, waarbij een factuur onder de eerste grens alleen door de eerste beoordelaar wordt beoordeeld, en een factuur boven een hogere grens achtereenvolgens door meer beoordelaars (AFAS Help). Het voorbeeld in die helppagina loopt van 100 euro voor de eerste beoordelaar tot boven de 100.000 euro voor de vijfde.

Als vuistregel: voor een bedrijf van tien tot honderd man zijn drie treden genoeg. Een grens waaronder de administratie zelf mag goedkeuren, een grens waaronder de afdelingsverantwoordelijke tekent, en daarboven de directie. Kies de getallen zo dat de onderste trede minstens de helft van het aantal facturen vangt; anders staat de eigenaar nog steeds elke ochtend in de wachtrij.

2. Wat automatisch mag

De tweede regel is de trede nul: facturen die niemand hoeft te zien. Beide pakketten hebben daar iets voor. In Exact Online kunnen bij goedkeurders minimale bedragen worden ingevoerd; inkoopfacturen met een lager bedrag dan dat minimum worden automatisch goedgekeurd, en het pakket toont daarbij het gemiddelde van de laatste drie facturen van de leverancier als hulp bij het kiezen van die grens. Dat staat in een partnerbericht over de najaarsrelease van 2019 (Joanknecht); de functie vraagt de scanservice, en de precieze werking kan per editie en release verschillen, dus kijk in uw eigen administratie-instellingen. In AFAS kan de workflow een conditie krijgen als "automatisch goedkeuren bij geen matchverschil" of bij een confrontatieverschil onder een percentage (AFAS Help).

Een vast maandbedrag van een bekende leverancier, gelijk aan het contract, hoeft niemand te zien; een eerste factuur van een nieuwe leverancier wel, hoe klein ook. De grens is dus niet alleen een bedrag; hij is een bedrag plus een voorwaarde: bekend, gelijk aan de order of het contract, geen afwijking.

3. Wie is de goedkeurder van deze leverancier

De derde regel is de standaardgoedkeurder per leverancier of per kostenplaats. Zonder die regel moet de administratie bij elke factuur bedenken wie ermee te maken heeft, en dan belandt hij in de verkeerde bak. Exact Online heeft daarvoor een standaardgoedkeurder per leverancier, te beheren op het tabblad Facturen goedkeuren in de administratie-instellingen (zelfde bron, 2019). AFAS kent meerdere manieren om iemand verantwoordelijk te maken: als budgethouder, als projectleider, via het procuratieschema, via een verplichting of handmatig (AFAS Help).

Kies er één als hoofdroute. Leveranciers die bij één afdeling horen krijgen een vaste goedkeurder; leveranciers die overal komen, zoals energie of lease, gaan op kostenplaats. Wat overblijft beslist de administratie zelf, en die lijst hoort kort te zijn.

4. Wat er gebeurt als de goedkeurder er niet is

De vierde regel is de vervanger, en dit is de regel die het vaakst ontbreekt. AFAS legt het zo uit: als in Profit HRM een vervanger is vastgelegd bij afwezigheid van de beoordelaar door verlof of ziekte, ontvangt de vervanger de workflowtaak en niet de beoordelaar; na de afwezigheid staat de taak weer bij de medewerker (AFAS Help, vervanging in workflows). Met één voorwaarde uit dezelfde helppagina: als alleen een groep is gekozen en geen basisrol, werkt de vervanging niet.

Het pakket doet wat u vraagt, maar het verlof moet erin staan. Daar gaat het mis: de goedkeurder is op cursus, op de beurs of gewoon buiten de deur, en dat is geen verlofboeking. Spreek daarom af dat elke goedkeurder een vaste vervanger heeft die de taak ook zonder verlofboeking mag oppakken, en dat de vervanger de taak mag delegeren als het buiten zijn bevoegdheid valt, zoals AFAS met de actie Delegeren toestaat.

5. Hoe lang mag een factuur liggen

De vijfde regel is de termijn per stap, en die hoort korter te zijn dan u denkt. De betaaltermijn is 30 dagen, maar daar gaan de dagen tussen factuurdatum en ontvangst al vanaf, en de dagen tussen goedkeuring en de volgende betaalrun. Wie wekelijks betaalt en een factuur op dag 3 binnenkrijgt, heeft ruwweg twintig dagen voor de hele stroom. Drie werkdagen per trede laat bij twee treden nog een week marge.

Zet die termijn niet in het hoofd van de goedkeurder maar in het pakket, als herinnering of als lijst die de administratie op maandag opent.

6. Wat er gebeurt als de termijn verstrijkt

Een termijn zonder vervolg is een wens. Het vervolg hoeft niet ingewikkeld te zijn: na drie werkdagen gaat de taak naar de vervanger, na zes naar de volgende trede. Belangrijker dan de route is dat de factuur ondertussen niet betaald kan worden. AFAS blokkeert een factuur in de workflow automatisch voor betaling, zodat hij niet meegaat in het betaalbestand tot de beoordelaar hem accordeert (AFAS Help); bij facturen zonder workflow kan alleen de aangewezen beoordelaar het vinkje Geblokkeerd voor betaling weghalen (AFAS Help). Dat is de goede kant van de blokkade. De verkeerde kant is dat een geblokkeerde factuur onzichtbaar is voor iedereen behalve degene die niet reageert; de escalatie maakt hem weer zichtbaar.

7. Wat er gebeurt als de order ontbreekt of niet klopt

De zevende regel is de uitzonderingsroute. Een factuur waar geen inkooporder bij is, of waarvan het bedrag afwijkt van de order, is geen goedkeuringsvraag maar een onderzoeksvraag, en die hoort niet in dezelfde bak. AFAS kan in de workflow onderscheid maken tussen geen match, match zonder verschil, en match met verschil binnen of buiten de marge, en daar per geval een andere route aan hangen (AFAS Help). Voor wie dat niet in het pakket kan inrichten geldt dezelfde regel op papier: een factuur zonder order gaat terug naar wie hem besteld heeft, met de vraag om alsnog een order te maken; een factuur met verschil gaat naar de besteller met het verschil erbij. De goedkeurder ziet hem pas als dat opgelost is.

Hoe zo'n uitzonderingenlijst eruitziet als het pakket hem zelf bijhoudt, staat bij facturen op /voorbeelden/. Met of zonder automatisering is het principe hetzelfde: de goedkeurder krijgt alleen facturen waarover hij werkelijk iets te beslissen heeft.

Wanneer dit niet helpt

Bij een handvol inkoopfacturen per week, zeg minder dan twintig per maand, is een stroom met treden naar onze ervaring meer inrichting dan hij oplevert; één vaste goedkeurder met één vaste vervanger en een wekelijkse betaalrun is dan genoeg. En bij een eigenaar die alles zelf wil blijven zien, verschuift de stroom de wachtrij alleen van zijn mailbox naar zijn takenlijst. De regels hierboven werken pas als regel één echt wordt uitgevoerd: dat er facturen zijn die hij niet meer ziet.

Wat ook niet helpt: de stroom inrichten en de regels niet opschrijven. Wie over een jaar het pakket opent, ziet bedragen en namen, maar niet waarom. Daarvoor is het regelblad hieronder; een A4 volstaat.

Het regelblad

Een typische invulling voor een bedrijf van dertig man met een administratie van twee. De bedragsgrenzen zijn een voorbeeld om het blad leesbaar te maken, geen advies en geen berekening; de goede grens volgt uit uw eigen factuurbedragen.

De facturen die vanavond nog liggen, liggen bij een van deze zeven. Welke, is meestal sneller te zien dan het opschrijven van de regel die ontbrak.