Een werkbon die zich laat verwerken

Een werkbon heeft twee lezers. De eerste is de klant, die hem ter plekke tekent en vooral wil zien dat er is gedaan wat was afgesproken. De tweede is de collega op kantoor, die er dagen later een factuur van moet maken en de monteur niet meer kan aanschieten omdat die alweer ergens anders staat. De meeste werkbonnen zijn voor de eerste lezer ontworpen. Vandaar dat kantoor belt.

De Belastingdienst stelt eisen aan de factuur, niet aan de werkbon. Maar de factuur die eruit voortkomt moet wel aan die eisen voldoen, en de bon is de plek waar de gegevens daarvoor worden vastgelegd terwijl ze nog te controleren zijn. De Belastingdienst wil op de factuur onder meer de volledige naam en het adres van de afnemer, een omschrijving en hoeveelheid van wat is geleverd, en de datum waarop de dienst is verricht. Elk van die drie komt rechtstreeks van de werkbon. Ontbreekt het daar, dan wordt het op kantoor gereconstrueerd, en daar komen de fouten vandaan.

Hieronder de velden, met per veld wat er gebeurt als het ontbreekt. Daarna een uitgeschreven voorbeeld.

Klant en werkadres, als twee aparte velden

De klant is degene die de factuur krijgt. Het werkadres is waar de monteur heeft gestaan. Bij een particulier vallen die samen; bij een beheerder, een VvE, een aannemer of een winkelketen vrijwel nooit. Een bon met alleen "Kerkstraat 12" is voor de monteur volledig en voor kantoor onbruikbaar: welke van de drie opdrachtgevers met een pand aan de Kerkstraat moet dit betalen?

Het klantveld moet de naam bevatten zoals die in de administratie staat, met het klantnummer erbij. Een pakket dat werkbonnen automatisch verwerkt, koppelt op dat nummer. Op "Jansen beheer" uit het hoofd van de monteur koppelt niets, en dan moet er iemand kiezen.

Order- of projectnummer

Dit is het veld dat het meeste kost als het ontbreekt. Zonder ordernummer kan kantoor de bon niet naast de opdracht leggen, en dus niet zien of de zes uur op de bon binnen de begrote vier uur vallen of er twee overheen gaan. Het verschil tussen "factureren zoals afgesproken" en "meerwerk melden" zit precies in die vergelijking, en die vergelijking is alleen te maken als bekend is welke opdracht het was.

Bij onderhoudscontracten geldt hetzelfde met het contractnummer. Een storingsbezoek onder het contract mag niet apart worden gefactureerd; een bezoek erbuiten juist wel. De bon moet zeggen welke van de twee het was.

Als er geen order is, omdat de klant belde en de monteur meteen ging, hoort dat er ook op te staan. "Geen order, telefonisch akkoord van dhr. De Vries op 27-8" is een volledige regel. Een leeg veld is dat niet, want een leeg veld kan ook betekenen dat de monteur het vergeten is.

Uren per monteur, met begin- en eindtijd

"6 uur" op een bon is een totaal. Kantoor heeft iets anders nodig: wie, van hoe laat tot hoe laat. Twee monteurs van 8 tot 11 zijn zes uur, en een monteur van 8 tot 14 ook, maar ze worden verschillend gefactureerd, verschillend verloond, en verschillend betwist als de klant zegt dat er maar één busje stond.

Reistijd, pauze en wachttijd zijn bij veel bedrijven afzonderlijke afspraken. Wie alleen een totaal opschrijft, heeft de keuze of reistijd erbij zat al gemaakt, en niemand weet meer welke. Met tijden op de bon maakt kantoor die keuze volgens de afspraak met deze klant. Een digitale werkbonapp laat de monteur dit ter plaatse invullen; OutSmart beschrijft zijn werkbon bijvoorbeeld als "uren, materialen, foto's en een digitale handtekening", door de monteur in de app geregeld. Op papier kan het ook, als iemand het voorschrijft.

Materiaal met artikelnummer en aantal

"Kabel en klemmen" is een omschrijving voor de klant. Voor kantoor is het een zoekopdracht: welke kabel, hoeveel meter, uit welke voorraad? Een bon die per regel artikelnummer, omschrijving en aantal noemt, kan één op één naar de factuur en de voorraad. Een bon zonder artikelnummers moet iemand vertalen, en die iemand gokt op de prijslijst.

Materiaal dat de klant zelf had liggen hoort er ook op, met de vermelding dat het niet wordt berekend; anders klopt de voorraad niet. En materiaal dat is besteld maar nog niet geleverd, met de opmerking dat de klus daardoor open blijft. Kantoor factureert anders een afgeronde klus die dat niet is.

Meerwerk apart, met wie er akkoord op gaf

Alles wat niet in de opdracht stond en toch is gedaan, hoort op een eigen regel. Meerwerk dat tussen het gewone werk staat, wordt onzichtbaar. Kantoor ziet zes uur en factureert zes uur, terwijl er vier waren afgesproken en twee zijn besteed aan de lekkende kraan die de klant er even bij vroeg.

Bij elke meerwerkregel hoort de naam van degene die er ter plaatse mee instemde. Een klant die achteraf zegt dat hij dat nooit heeft gevraagd, is met die regel een gesprek van een minuut en zonder die regel een creditnota. Op /voorbeelden/werkbonnen/ staat hoe meerwerk in een geautomatiseerde verwerking apart wordt gerouteerd voor goedkeuring; dat kan alleen als het op de bon al apart staat.

Datum, en de status van de klus

De uitvoeringsdatum komt terug op de factuur, want de Belastingdienst wil daar de datum waarop de dienst is verricht. Maar kantoor moet ook weten of de klus klaar is, of de monteur terugkomt, en waarvoor. "Gereed" of "vervolgafspraak nodig: onderdeel besteld" is het verschil tussen factureren en wachten. Zonder dat veld wordt een halve klus gefactureerd of een hele klus vergeten.

Handtekening van de klant, met naam en functie

De handtekening legt vast dat iemand namens de klant het werk heeft gezien, en, als de bon dat zo zegt, de uren en het materiaal heeft geaccepteerd. Een krabbel zonder naam is weinig waard bij een discussie: wie was dat, de portier, de huurder, de bedrijfsleider? Naam en functie erbij. Of die persoon mocht tekenen voor meerwerk, weet kantoor vaak beter dan de monteur; de bon hoeft alleen vast te leggen wie er stond.

Op een digitale werkbon komt hier een foto van het opgeleverde werk bij. Bij een discussie over wat er is opgeleverd, zegt een foto van de meterkast na afloop meer dan een krabbel.

Wat de bon niet hoeft te bevatten

Prijzen. Een bon met tarieven erop is een conceptfactuur die de monteur op de stoep invult, met de discussie erbij. Tarieven staan in de opdracht en het klantcontract; kantoor rekent. De bon legt vast wat er is gebeurd, niet wat het kost.

De voorbeeldwerkbon

Hieronder een ingevulde bon. Het bedrijf, de klant en de monteurs zijn verzonnen; de velden zijn zoals hierboven beschreven.

``` WERKBON nr. 2026-0842 datum uitvoering: 27-08-2026

Klant: Vastgoedbeheer Noordwal B.V. (klantnr. 1187) Factuuradres: Noordwal 88, 2513 EA Den Haag Werkadres: Kerkstraat 12, 2e verdieping, Den Haag (huurder: dhr. De Vries) Order: ORD-2026-3311, "Vervangen groepenkast, incl. aardlekautomaten" Contract: geen onderhoudscontract; losse opdracht, tarieven volgens offerte OFF-2026-2907

Uren M. Bakker 08:10 - 12:40 4,5 u (waarvan 0,5 u meerwerk, zie onder) S. Yilmaz 08:10 - 10:40 2,5 u Reistijd niet inbegrepen; volgens offerte apart berekend, 0,5 u per monteur

Materiaal (uit bus, tenzij anders vermeld) art. 4471020 groepenkast 8 groepen, 3-fase 1 st art. 4471304 aardlekautomaat 16A B-kar. 30mA 6 st art. 2100550 installatiedraad 2,5mm2 bruin 12 m art. 2100551 installatiedraad 2,5mm2 blauw 12 m klant eigen wandcontactdoos (niet berekend) 1 st

Meerwerk (niet in order) Losse wandcontactdoos keuken vervangen, 0,5 u M. Bakker (10:15 - 10:45); materiaal door klant geleverd. Mondeling akkoord: dhr. De Vries (huurder), 27-08 10:15. Opmerking: huurder is geen opdrachtgever; akkoord opdrachtgever nog nodig.

Status: werk gereed; installatie getest, foto's meterkast bijgevoegd (2) Openstaand: akkoord opdrachtgever op meerwerk

Getekend voor gezien: dhr. P. de Vries, huurder, 27-08-2026 12:45 [handtekening] Monteur: M. Bakker [handtekening] ```

Wie deze bon op kantoor krijgt, hoeft de monteur niets na te vragen. De klus koppelt aan klant 1187 en order 3311; de uren zijn per persoon naast de begroting in de order te leggen; het eigen materiaal gaat per artikelnummer de voorraad uit en de factuur op, en de wandcontactdoos van de klant doet geen van beide; het meerwerk staat apart, met de kanttekening dat de huurder geen opdrachtgever is en het dus eerst naar Noordwal moet. Dat is het enige wat nog open staat, en de bon zegt dat zelf.

De Belastingdienst wil dat de administratie in de regel zeven jaar bewaard blijft, voor gegevens over onroerende zaken tien. Wie de bon dan nog moet kunnen terugvinden, heeft aan het bonnummer en het ordernummer voldoende om hem uit een map of een pakket te halen.

Wanneer deze bon te zwaar is

Voor een eenmanszaak die zijn eigen bonnen verwerkt, is een deel hiervan overbodig. Wie zelf op de klus stond en zelf factureert, hoeft niet aan zichzelf uit te leggen welke Jansen het was. Bij een servicecontract met een vaste prijs per bezoek is het materiaal per artikelnummer minder belangrijk dan de vraag of het bezoek onder het contract viel.

De bon hierboven is bedoeld voor het bedrijf waar de persoon die het werk doet en de persoon die het factureert verschillende mensen zijn, en waar tussen die twee een paar dagen zit. Bij installatie- en onderhoudsbedrijven met een handvol monteurs is dat de normale situatie; wat er in dat soort bedrijven verder tussen bon en factuur gebeurt, staat op /oplossingen/installatietechniek/.

Bijna elk veld hierboven is een antwoord op een vraag die kantoor anders had moeten stellen. De bon is dus niet het formulier van de monteur, maar het vragenlijstje van kantoor, ingevuld op het enige moment dat de antwoorden nog te geven zijn. Wie aan de mensen op kantoor vraagt wat ze elke week navragen, heeft de velden al.