Wat is RPA, en wanneer is het verstandig?

In offertes en softwareoverzichten duikt de afkorting RPA op: robotic process automation. De naam roept een robotarm op die dozen tilt. Wie hem in een offerte voor zijn administratie tegenkomt, mag twee dingen verwachten die er allebei niet zijn: een robot, en de zekerheid dat het woord automation hier hetzelfde betekent als bij een koppeling.

De vraag

Wat is RPA, en is het iets voor uw administratie?

Het antwoord

RPA is software die een ander programma bedient zoals een mens dat doet: via het scherm. De robot is een script dat inlogt, op het veld klikt, typt wat er moet staan en op opslaan drukt. Het programma dat bediend wordt, merkt geen verschil met een medewerker; het ziet dezelfde muis en hetzelfde toetsenbord. Dat is meteen het hele idee: er hoeft aan dat programma niets te veranderen, er hoeft geen koppelvlak te bestaan, en de leverancier hoeft nergens aan mee te werken.

Daarin verschilt RPA wezenlijk van een koppeling. Een koppeling praat met een pakket via een afspraak: een API, een importbestand, een database. Die afspraak staat op papier, en als de leverancier haar wijzigt, staat dat in de release notes. Een schermrobot heeft geen afspraak. Hij heeft een foto van hoe het scherm er gisteren uitzag, en de aanname dat het er morgen nog zo uitziet.

Die aanname is het zwakke punt, en dat is geen mening maar de stand van het onderzoek. De literatuurstudie van Syed en collega's uit 2020 noemt het als een van de open problemen van het vakgebied: bots zijn zelden gebouwd om afwijkingen op te vangen, en een andere schermresolutie of een gewijzigde indeling is al genoeg om ze te laten stoppen of een verkeerd pad in te slaan, waarna een mens moet ingrijpen. De makers van de software weten dat zelf het best. Microsoft, dat met Power Automate voor desktop zulke robots levert, laat u per schermelement meerdere selectors vastleggen, zodat het programma de volgende kan proberen als de eerste faalt. Gereedschap dat standaard een vangnet meelevert, zegt daarmee iets over hoe vaak het valt.

Toch bestaat RPA niet voor niets. Er zijn pakketten die werkelijk niets anders bieden: geen API, geen export, geen importfunctie, geen database waar u bij mag. Draait zo'n pakket een proces dat elke dag uren handwerk kost, dan is het scherm de enige deur die er is. In het overzicht van omwegen voor software zonder API staat de schermrobot daarom als laatste optie, na het exportbestand, de gedeelde map, de database en de mailbox: de omweg die bij elke update kan breken, voor het geval alle andere deuren dicht zijn. Wie hem inzet, doet dat met bewaking die meldt wanneer de robot stilstaat, met de afspraak dat elke update van het bediende pakket eerst op een testmachine draait, en bij voorkeur tijdelijk, tot het pakket wordt vervangen door iets met een echte deur. Microsoft maakt dat onderscheid zelf ook: in de Premium-licentie zit desktopautomatisering onder toezicht, met een mens erbij; onbewaakt draaien vraagt een aparte licentie.

Op onze pagina over procesautomatisering staat daarom dat we geen robot bouwen die uw scherm bedient en omvalt bij de eerste schermwijziging. Dat is geen oordeel over de techniek maar een volgorde: eerst kijken of er een koppelvlak, een exportbestand of een leverancier met een plan is, en pas als dat allemaal ontbreekt het scherm, met open ogen.

De twee vragen aan wie het aanbiedt

Krijgt u een voorstel waar RPA in staat, dan zijn er twee vragen die het gesprek scherp maken. De eerste: praat deze oplossing met mijn pakket, of bedient ze het scherm van mijn pakket? Het antwoord bepaalt wat er gebeurt bij de volgende update. De tweede, als het antwoord het scherm is: welke andere deur is er geprobeerd, en waarom ging die niet open? Een goed antwoord noemt de API die er niet is of de export die niet bestaat. Een slecht antwoord begint over de voordelen van robots.