Is er subsidie voor automatisering in het MKB?

Een installatiebedrijf in Delft, twaalf man, krijgt een offerte voor een koppeling tussen het werkbonnensysteem en het boekhoudpakket. Op de offerte staat 1.750 euro, de bovenkant van wat een kleine automatisering kost. De eigenaar heeft de wachttijd in zijn eigen proces al eens uitgerekend, dus de afweging kent hij. Maar hij is ook lid van een brancheclub waar iemand laatst zei dat "er subsidie is voor digitalisering". Dus op een dinsdagavond zoekt hij het uit. Dit is een typische zoektocht, samengesteld uit wat ondernemers ons vertellen; de regelingen en bedragen zijn de stand op 29 augustus 2026.

Wat de zoekmachine geeft

Het eerste scherm staat vol met subsidieadviseurs. Ze werken op no-cure-no-pay en beloven een scan. Wat ze niet doen is een regeling noemen. Hij slaat ze over en gaat naar de twee plekken waar regelingen echt staan: rvo.nl en belastingdienst.nl.

RVO: twee regelingen, allebei niet voor hem

Op rvo.nl vindt hij de MIT-regeling, voluit Mkb-innovatiestimulering Regio en Topsectoren. Dat klinkt als zijn onderwerp. Hij leest verder. De kennisvouchers "openen niet meer". De haalbaarheidsprojecten "worden niet meer uitgevoerd door RVO", die lopen via de regio. Wat open staat, tot 15 september 2026, zijn de R&D-samenwerkingsprojecten: 35 procent subsidie, minstens twee mkb-bedrijven die samen iets nieuws ontwikkelen, tussen de 25.000 en 100.000 euro subsidie per deelnemer bij een klein project. Hij wil geen product ontwikkelen met een ander bedrijf. Hij wil dat zijn werkbonnen in de boekhouding komen. Afgevallen.

Dan de WBSO, de fiscale regeling voor speur- en ontwikkelingswerk. In 2026 vermindert die de loonheffing met 36 procent over de eerste 391.020 euro aan S&O-kosten, 50 procent voor starters. Ook programmatuur telt mee. Hij denkt: een koppeling is toch software. De handleiding is daar helder over. Niet onder S&O vallen "activiteiten die zich richten op het toepassen, samenstellen of implementeren van programmatuur" en projecten die nieuwe functionaliteit bouwen "op basis van beschikbare of verkrijgbare technologie". Een koppeling tussen twee bestaande pakketten is precies dat. De WBSO is bedoeld voor wie een technisch knelpunt oplost dat nog niemand heeft opgelost, en dat zelf doet, met eigen personeel. Ook afgevallen. Bovendien zou de subsidie bij de bouwer horen, niet bij hem.

De provincie: het loket dat wel bestaat

RVO verwijst voor haalbaarheidsprojecten naar een loketwijzer, en die brengt hem bij de provincie Zuid-Holland. Daar staat de regeling wel open: 35 procent van de kosten, maximaal 20.000 euro, aanvragen tot 15 september 2026. Hij leest wat een haalbaarheidsproject is: onderzoeken "of een nieuw idee of plan technisch en economisch uit te voeren is", als voorbereiding op een nieuw product, proces of dienst. En hij leest dat de aanvragen van de openingsdag, 7 april, geloot moesten worden omdat er meer werd gevraagd dan er was. Zijn werkbonnenkoppeling is geen nieuw idee dat onderzocht moet worden. Het is een aanschaf.

Iets verderop staan de MKB-deals, met "meer digitaal gaan werken" letterlijk als thema. Dat is de regeling waar de brancheclub het over had. Maar de aanvrager is een gemeente samen met een ondernemersorganisatie, niet een bedrijf. Het geld gaat naar programma's die mkb'ers helpen, niet naar de factuur van een van hen.

Dan valt het kwartje. In de regelingen die hij is langsgelopen, en dat zijn de regelingen waar RVO en de provincie voor het mkb naar verwijzen, zit geen landelijke subsidie voor het inkopen van een koppeling, een pakket of een automatisering. Wat er is, gaat over innovatie: iets ontwikkelen dat nog niet bestaat. Wie iets koopt dat wel bestaat, wat vrijwel elk administratief proces betreft, valt er buiten.

De Belastingdienst: wat overblijft

Op belastingdienst.nl staat de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, de KIA. Geen subsidie maar een aftrekpost. Wie in 2026 tussen 2.901 en 71.683 euro investeert in bedrijfsmiddelen, mag 28 procent van dat bedrag extra van de winst aftrekken. Bedrijfsmiddelen onder de 450 euro tellen niet mee, en de drempel geldt voor alle investeringen van het jaar bij elkaar.

De rekensom is dan snel gemaakt, met één voorbehoud vooraf: hij geldt alleen als de koppeling en de andere aankopen bedrijfsmiddelen zijn in de zin van de Belastingdienst, en elk minstens 450 euro kosten. Stel dat dat zo is en hij dit jaar in totaal 4.000 euro investeert: de koppeling van 1.750 euro plus een werkplaatslaptop en een scanner. De KIA is 28 procent van 4.000 euro, dus 1.120 euro extra aftrek van de winst. Wat dat aan belasting scheelt hangt af van zijn rechtsvorm en zijn winst; bij een aangenomen tarief van 40 procent is dat 448 euro. Het is een berekende indicatie, geen toezegging. Op een investering van 4.000 euro is het een meevaller, geen reden om iets te kopen dat anders niet uit zou kunnen.

Er blijft één vraag over die hij zelf niet kan beantwoorden: of de koppeling voor de Belastingdienst een bedrijfsmiddel is dat hij op de balans zet, of een kostenpost die hij in één keer afboekt. Dat hangt af van wat er precies wordt geleverd en van hoe zijn accountant zulke uitgaven behandelt. Die vraag stuurt hij woensdagochtend, met de offerte erbij.

De avond heeft hem geen subsidie opgeleverd. Wel weet hij nu dat de regelingen niet voor dit soort uitgaven zijn gemaakt, en dat de beslissing dus op de gewone grond moet staan: wat de uren kosten die de koppeling weghaalt, tegen wat de koppeling kost.