Een koppeling overdragen: de map die u meekrijgt

Wat een klant van Werkritme in handen heeft als de samenwerking stopt, staat verspreid over vier pagina's: techniek en eigendom, de veelgestelde vragen, de prijzen en de koppelingen. Hieronder staat het bij elkaar, geordend als een map met tabbladen. De map is de ordening van dit artikel, geen product; de inhoud is wat de site belooft. Per tabblad: wat erin zit, wat een klant ermee kan zonder Werkritme, en wat er niet in zit.

Eigendom

De workflow is van de klant, inclusief de broncode en de documentatie. Er zit geen licentieconstructie omheen die hem aan Werkritme bindt. Licenties en hosting lopen standaard rechtstreeks via de klant.

Wat hij ermee kan zonder ons: het laten overnemen. Valt de samenwerking weg, dan blijft alles staan en draaien en kan een andere partij verder zonder dat de klant opnieuw begint.

Wat er niet in zit: een garantie. Eigendom zegt van wie het is, niet dat het vanzelf blijft werken.

Omgeving

Elke klant draait een eigen automatiseringsomgeving in de eigen infrastructuur of het eigen cloudaccount. Werkritme beheert hem; de klant bezit hem. Bij Rene's Autoservice is dat één programma op één server met SQLite als database, op de server van het bedrijf zelf, zonder componenten van derden waar een abonnement aan hangt (case).

Wie hosting liever niet zelf regelt, kan het op de infrastructuur van Werkritme laten draaien. Ook dan is de omgeving overdraagbaar, zegt de site; verhuisstappen en kosten staan er niet bij, en die horen dan in de afspraak vooraf.

Sleutels

Tokens, API-sleutels en app-registraties staan op de accounts van de klant. Configuratie en omgevingsvariabelen zijn gescheiden van de code, zodat een sleutel niet in de code staat. Waar een pakket het toelaat, is een koppeling beperkt tot een vast IP-adres en tot de gegevens die het proces nodig heeft.

Wat de klant ermee kan zonder ons: een sleutel intrekken. De accounts zijn van hem.

Wat er niet in zit: sleutels bij Werkritme. De site zegt het in drie woorden, "geen sleutels bij ons".

Broncode en workflow

De volledige workflow en de broncode, met de configuratie ernaast in plaats van erin. Dit tabblad leest een ontwikkelaar; een directeur hoeft alleen te weten dat het er is en waar.

Wat er niet in zit: de pakketten waar de koppeling aan hangt. Exact Online, AFAS, de planning, de boekhouding: die blijven van hun eigen leverancier. De koppeling is van de klant; de twee uiteinden niet.

Documentatie

Geen oplevering achteraf, maar documentatie die tijdens het bouwen meeloopt: welke koppeling wat doet, welke aannames erin zitten en waar iemand moet kijken als iets misgaat. Daar horen de uitzonderingen bij: bij lage zekerheid gaat een geval naar een mens, en de drempel daarvoor is samen bepaald met degene die het werk doet. Wie later beheert moet weten waarom die drempel staat waar hij staat.

Wat er niet in zit: kennis van het proces zelf. De documentatie beschrijft de koppeling. Waarom een opdrachtgever een ander tarief heeft, of waarom de CSV van een vervoerscentrale elke maand anders is opgemaakt, zoals bij Taxi Zoetermeer Direct: dat weet de administratie, en het staat er alleen in voor zover het in de koppeling zit.

Uitrol en herstel

Uitrol is: hoe komt het opnieuw in de lucht. Herstel is: wat doet iemand als de koppeling stilvalt. Zo ziet een herstelinstructie eruit; een voorbeeld, geschreven voor dit artikel en zonder klantgegevens, voor een oorzaak die de site zelf noemt: een verlopen token.

Symptoom. Het logboek toont sinds een bepaald tijdstip alleen nog mislukte aanroepen met een autorisatiefout; er komen geen orders meer binnen. Oorzaak. Het token waarmee de koppeling zich bij het pakket meldt, is verlopen. Wat u doet. Log in op het account van het bedrijf bij de leverancier van het pakket en maak daar een nieuw token aan. Open de configuratie van de koppeling, apart van de code, en vervang de oude waarde door de nieuwe. Start de koppeling opnieuw. Controle. In het logboek verschijnt een geslaagde aanroep. Haalt de koppeling periodiek op wat er sinds de vorige keer is gewijzigd, dan wordt de achterstand alsnog verwerkt. Wacht ze op meldingen van het bronsysteem, dan controleert u de stilstand met de hand. Kijk daarna op de uitzonderingenlijst. Voorkomen. Zet de einddatum van het nieuwe token in de agenda van degene die dit beheert.

Wat er niet in zit: een instructie die eeuwig klopt. Een uitrolinstructie veroudert: een nieuwe versie, een verplicht veld erbij, een authenticatiemethode die wordt uitgefaseerd. Wie de map overneemt, moet dit tabblad bijhouden, anders beschrijft het over een jaar iets dat niet meer bestaat.

Logboek en reservekopie

Van elke verwerkte order of factuur is terug te zien wat er is gebeurd en waarom. Waar een taalmodel is gebruikt, staat erbij welk model, welke invoer en welke uitkomst.

De reservekopie is per omgeving anders. In het beheerpakket zit een back-up van de configuratie. Bij Rene's Autoservice wordt elke nacht een reservekopie van de gegevens gemaakt en blijven de laatste veertien staan. Veertien nachtelijke kopieën reiken twee weken terug; dat is rekenwerk, geen belofte, en zo'n keuze hoort in de map zodat wie overneemt weet hoe lang hij heeft.

Papier

De verwerkersovereenkomst, verplicht op grond van artikel 28 AVG, is er vanaf het voorstel. De subverwerkers staan op papier: welk taalmodel, waarvoor, en waar de verwerking plaatsvindt. Valt wat er is gebouwd onder de transparantieverplichtingen van de AI Act, dan horen het AI-register en de beleidsnotitie erbij. En de nulmeting vooraf met de meting achteraf, die in de vaste prijs zitten.

Wat de klant ermee kan zonder ons: bij een overstap de nulmeting naast de nieuwe situatie leggen.

Wat er niet in zit

Dit tabblad is leeg, en dat is de inhoud. Wat Werkritme bouwt gaat zelden vanzelf stuk; wat wel gebeurt is dat de leverancier aan de andere kant iets wijzigt. De site noemt dat geen randgeval maar de normale gang van zaken bij software van derden. Die afhankelijkheid gaat niet weg met een map.

Wat het kost om de map zelf te dragen

Beheer is bij Werkritme geen verplichting. Wie het zelf doet, krijgt de workflow, de broncode, de documentatie en de instructies voor uitrol en herstel, en betaalt voor de overdracht eenmalig een dagdeel. Verandert daarna een API, dan is het herstel aan de eigen IT-partij.

Wat dat vraagt is vooral aandacht: iemand die de melding leest als de doorvoer terugloopt, die weet waar de map staat en die bijhoudt wat de leveranciers veranderen. Over de omvang zegt de site één ding: in het Managed-pakket zit ongeveer een uur wijzigingsruimte per maand. Dat is een aanwijzing voor de orde van grootte, geen maat voor uw situatie. Werkritme raadt beheer meestal aan en zegt er zelf bij dat dat ervaring is en geen voorwaarde; het contract is na drie maanden per maand opzegbaar.

Waar de map tekortschiet

Een overdracht is waardeloos als niemand aan de kant van de klant hem leest. Een map die bij vertrek voor het eerst wordt opengeslagen, door iemand die niet wist dat hij bestond, komt te laat. De map helpt ook niet tegen de uiteinden: de pakketten van derden blijven van derden. En een koppeling die op de infrastructuur van Werkritme draait, moet bij vertrek nog ergens anders gaan draaien.

Wat een lezer vandaag kan doen zonder ons, is de tabel naast zijn huidige leverancier leggen, welke dat ook is. Negen tabbladen, negen vragen: van wie is de afspraak, van wie is de omgeving, staan de sleutels op mijn accounts, is de code van mij, is er documentatie, is er een herstelinstructie, wat is er gelogd en hoe ver gaat de kopie terug, liggen de AVG- en AI-stukken er, en wat draait er dat niet van mij is. Noteer per tabblad: aanwezig, ontbreekt, of onbekend. Controleer vooral of tokens, API-sleutels en app-registraties op de eigen accounts staan; zonder die staat de rest van de map niet in de lucht.