De historie van elke auto stond op een tabblad
Rene's Autoservice in Breukelen hield het onderhoud van elke klant bij in een werkboek: één tabblad per kenteken. Daarnaast stond er een website die van die gegevens niets wist. Sinds augustus 2026 is het één systeem.
Hoe het ging
Het werkboek was een spreadsheet met een tabblad per kenteken. Daarin stonden de beurten, de kilometerstanden en de aantekeningen, jarenlang bijgehouden. Het werkte — zolang degene die het bijhield erbij was.
Wie wilde weten wanneer een auto voor het laatst geweest was, zocht het tabblad op. Een klant die belde over zijn APK kreeg antwoord nadat iemand had gekeken. De website stond ernaast en wist van dat alles niets: geen dossier, geen afspraak, geen factuur.
De vraag was niet „maak een mooiere website”. De vraag was of de werkplaats en de website hetzelfde konden weten.
- Een werkboek met één tabblad per kenteken
- Een website die losstond van de werkplaats
- Facturen die buiten het systeem om gingen
- Geen manier voor een klant om zijn eigen historie te zien
- APK-herinneringen die iemand handmatig moest bijhouden
Zeven dingen, één systeem
Alles draait in dezelfde toepassing op dezelfde gegevens. Wat in de werkplaats wordt ingevoerd, staat in het dossier, op de factuur en in het portaal van de klant — zonder dat iemand het overtypt.
- 1Een dossier per auto
Kenteken, merk, model en de APK-datum komen rechtstreeks uit het open register van de RDW. Daaronder staat de tijdlijn: beurten, kilometerstanden en aantekeningen, op volgorde.
- 2Klantportaal
De klant logt in en ziet zijn eigen auto's, de historie en zijn documenten. Een nieuwe klant maakt zelf een account aan en komt daarmee meteen goed in de administratie te staan.
- 3Afspraak zonder account
Wie zijn APK wil laten doen maakt daar geen account voor aan. Kenteken, naam en telefoonnummer zijn genoeg. Het kenteken wordt live bij de RDW opgezocht, zodat de bezoeker ziet dat hij de juiste auto te pakken heeft.
- 4Werkplaatsagenda
De week als tijdraster, met de afspraken erin. Ook bruikbaar op een telefoon, want dat is het apparaat dat in een werkplaats bij de hand is.
- 5Facturatie
Factuur opmaken, versturen, betaald melden en terugvinden. De regels vullen zichzelf met de prijzen die in het systeem staan, inclusief de inkoop per regel.
- 6Herinneringen die vanzelf gaan
Elke ochtend om zeven uur kijkt het systeem welke APK's en beurten eraan komen. Dat opzoeken deed Rene voorheen zelf in het werkboek; nu staat de lijst er al. Het bericht aan de klant gaat automatisch mee, voor iedereen van wie het e-mailadres bekend is — het oude werkboek bevatte er geen, dus die worden aangevuld naarmate klanten langskomen.
- 7De publieke site
Werkplaats, tuning, prijzen en contact, met de bedrijfsgegevens op één plek zodat ze nergens uit elkaar kunnen lopen. Inclusief de meting en de vindbaarheid.
De oude historie is meegegaan
Een nieuw systeem dat leeg begint is geen nieuw systeem, dat is een tweede systeem. Het werkboek is daarom ingelezen en overgezet — en dat was het meeste werk van de hele opdracht.
De kolommen stonden niet overal in dezelfde volgorde en de kopregel niet overal op dezelfde hoogte. Op sommige bladen wisselden de datum- en de kilometerkolom halverwege van plek. Twaalf tabbladen droegen bovendien de historie van meer dan één auto: de klant kreeg een andere auto en er werd op hetzelfde blad doorgeschreven.
Die gevallen zijn niet geraden. Merk en model zijn tegen het RDW-register gelegd, en wat daarna niet met zekerheid bij een auto hoorde, is niet weggegooid maar als aantekening bewaard. Wat helemaal niet te herleiden was, staat op een lijst met vragen — want een systeem dat gokt is erger dan een schrift dat klopt.
De import is herhaalbaar: dezelfde regel komt er geen tweede keer in. Dat klinkt vanzelfsprekend en is het niet — het is het verschil tussen één keer durven overzetten en het rustig een paar keer kunnen doen.
- Eén programma op één server, met SQLite als database
- Geen componenten van derden waar een abonnement aan hangt
- Elke nacht een reservekopie, de laatste veertien blijven staan
- De gegevens staan op de server van het bedrijf zelf
- Kentekengegevens uit de open data van de RDW
Dezelfde uitgangspunten als bij elke opdracht: uw omgeving, uw licenties, uw data. Zo is dat opgezet →
Wat het doet
Vooraf schatte Rene het handwerk op zo'n zes en een half uur per week: twintig minuten per dag aan het bijwerken van het werkboek, vijf uur per week aan uitzoeken en facturen versturen, en een paar minuten per maand aan het opzoeken van APK-datums.
Nu kost het hem naar eigen opgave vijf minuten per dag, alles bij elkaar. Dat scheelt ongeveer zes uur per week — over een jaar zo'n 318 uur, oftewel veertig werkdagen van acht uur. Tegen €39 per gewerkt uur is dat ruim €12.000 aan capaciteit die terugkomt in de werkplaats.
Het opzoeken is verdwenen, want het staat in het dossier: wat in de werkplaats wordt ingevoerd, staat meteen op de factuur en in het portaal van de klant. Een klant die belt krijgt antwoord terwijl hij aan de lijn is, en kan het bovendien zelf terugkijken. Wat er overblijft, is controleren en versturen — dat blijft mensenwerk, en dat zijn die vijf minuten.
En de historie uit het werkboek hangt niet langer aan één spreadsheet.
Beide getallen zijn opgaven van Rene: vooraf is er niet geteld, achteraf is er teruggekeken. Doorgerekend met 230 werkdagen per jaar en €39 per gewerkt uur — allebei de conservatieve kant. de werkplaats van Rene is zes dagen per week open, en €39 is het CBS-gemiddelde voor de handel terwijl we voor technisch werk elders op deze site €44 rekenen. In de praktijk ligt het dus hoger. Bij opdrachten die als automatiseringsvraag beginnen meten we vóór er iets gebouwd wordt, en dan staat het rendement zwart op wit in plaats van in een schatting. Zo werkt dat →
- Branche · autobedrijf, werkplaats en tuning
- Plaats · Breukelen
- Live sinds · augustus 2026
- Gebouwd · publieke site, klantportaal, werkplaatsbeheer, facturatie, herinneringen
- Overgezet · de volledige onderhoudshistorie uit het oude werkboek
- Scheelt · 318 uur per jaar — veertig werkdagen, ruim €12.000 aan capaciteit (opgave van Rene)
Ik had een website die los stond van de werkplaats, en een werkboek waar alles in stond. Het idee was eerst alleen een nieuwe site, maar het werd het hele systeem: de auto's, de afspraken, de facturen en het klantportaal.
Wat me beviel: ik sprak steeds dezelfde persoon, en als iets niet duidelijk was werd het gevraagd in plaats van ingevuld. Er staat nu niets in het systeem waarvan ik niet weet waar het vandaan komt.
Begin met één proces
Vertel welk werk bij u het vaakst wordt overgetypt. Blijkt automatiseren daar geen goed idee, dan hoort u dat in het eerste gesprek — vóór er een factuur is.
Kennismaking is gratis en vrijblijvend. Wilt u het onderbouwd? Dan is de Automation Check €295 — verrekend als u binnen 30 dagen laat bouwen.