Facturen inboeken zonder overtypen

Een factuur van een groothandel in installatiemateriaal, 1.847,32 euro inclusief btw, als PDF in de bijlage van een mail aan administratie@. Wat er met die ene factuur gebeurt tussen dat moment en de betaalrun van vrijdag zegt meer over "automatisch inboeken" dan een productpagina. Hieronder staat die route, per stap wat software doet en wat een mens doet. Het bedrijf is typisch, niet echt; de stappen komen uit de documentatie van Exact Online en AFAS, al verschilt de volgorde per pakket en inrichting. Wat zo'n inrichting in het algemeen doet staat op /voorbeelden/facturen/.

Herkennen: is dit een factuur?

De mail komt binnen op een adres dat het boekhoudpakket of een herkenlaag ervoor meeleest; Exact somt de kanalen op als "e-mail, pdf, scan, foto of als e-factuur via Peppol" (Exact). De eerste vraag is niet wat er op de factuur staat, maar of het een factuur is; een orderbevestiging, een herinnering en een pakbon lijken erop. In deze mail zit één PDF met factuurnummer, datum en btw-bedrag, en die gaat in de wachtrij. De algemene voorwaarden in de tweede bijlage niet.

Mensenwerk: geen, behalve bij de leverancier die zijn factuur in de mailtekst zet zonder bijlage. Die bestaat, en die blijft handwerk.

Uitlezen: de velden

OCR haalt de tekst van de pagina; daarna moet iets die tekst in velden zetten: leverancier, factuurnummer, datums, bedragen, IBAN en het inkoopordernummer als dat erop staat. Bij deze groothandel gaat dat goed. De leverancier wordt herkend aan het btw-nummer dat al in de crediteurenstam staat, en de bedragen sluiten: exclusief plus btw is het totaal. Dat optelsommetje vangt een deel van de uitleesfouten, niet alle; daarnaast kijkt de software of het factuurnummer al eerder is verwerkt.

Mensenwerk: geen, zolang de leverancier bekend is en de controles slagen. Bij een nieuwe leverancier maakt iemand de crediteur aan en controleert het rekeningnummer via een ander kanaal dan de factuur zelf; dat is de stap waar factuurfraude op inspeelt.

Matchen met de inkooporder

De factuur noemt inkoopordernummer IO-2026-0418. De software zoekt die op: besteld 24 stuks, in het magazijn 24 ontvangen geregistreerd, gefactureerd 24, stuksprijs gelijk aan de order. Order, ontvangst en factuur sluiten op elkaar.

Hier scheiden de bedrijven die inkooporders vastleggen zich van de bedrijven die dat niet doen. Zonder inkooporder is er niets om tegen te matchen, en dan is de vraag of de factuur klopt een vraag aan degene die bestelde; de goedkeuring verderop is dan altijd mensenwerk. Hoe die orders uit mail en PDF in het systeem komen staat op /voorbeelden/orderverwerking/.

Mensenwerk: geen. Was er 22 ontvangen en 24 gefactureerd, of lag de stuksprijs buiten de tolerantie, dan was de factuur met het verschil erbij naar de inkoper gegaan.

Coderen

Grootboekrekening en kostenplaats. De software stelt voor op grond van de vorige facturen van dezelfde leverancier: elf keer op materiaal projecten, dus nu ook; Exact noemt dat "slimme suggesties om transacties op de juiste grootboekrekening te plaatsen". Met een inkooporder neemt de factuur het project van de order over.

Mensenwerk: het voorstel bekijken. Exact zegt het zelf: "In plaats van gegevens invoeren, controleer je vooral of het boekingsvoorstel klopt." Waar de boekhouder elk voorstel opent, zit hier de meeste overgebleven tijd. De vraag is bij welke facturen die blik overgeslagen mag worden: bekende leverancier, order sluitend, bedrag onder een grens. Dat criterium is beleid, geen techniek, en u kunt het deze week zonder software vaststellen.

Boeken en goedkeuren

De factuur wordt geboekt en gaat naar de budgethouder, hier de projectleider. In AFAS loopt dat via de workflow Inkoopfactuur: de ingeboekte factuur is "automatisch geblokkeerd voor betaling" en wordt pas vrijgegeven als de beoordelaar accordeert (AFAS Help Center). Boeken en goedkeuren zijn dus twee dingen: de factuur staat al in het inkoopboek, met de PDF als bijlage, maar gaat pas mee in een betaling na een ja. Omdat order, ontvangst en factuur hier sluiten, kan een daarop ingerichte workflow de goedkeuring tot één klik maken, of hem automatisch afhandelen.

Mensenwerk: de klik, of het besluit dat de klik niet hoeft. En de vervanger: staat de projectleider twee weken op de camping, dan ligt de factuur twee weken stil, zie Als één iemand op vakantie is.

Betalen

Na accordering gaat de factuur op de vervaldatum mee in het betaalvoorstel. Vrijdag loopt de boekhouder de lijst na en stuurt het betaalbestand naar de bank; bij het afschrift lettert de software de betaling af.

Mensenwerk: het betaalvoorstel bekijken en versturen. Technisch kan dat zonder; de meeste bedrijven houden hier bewust een mens, want hier verlaat het geld het bedrijf.

De route zonder uitlezen

Had deze groothandel via Peppol gestuurd, dan waren de eerste twee stappen vervallen. Een e-factuur is een gestructureerd bestand; Logius is er stellig over: "Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen" (Logius). Leverancier, bedragen en referentie landen als velden in het pakket; het uitlezen vervalt, de inhoudelijke controles niet. Het afsprakenstelsel beheert de Nederlandse Peppolautoriteit namens het ministerie van BZK. De vraag aan de tien grootste leveranciers of ze via Peppol kunnen sturen kost één mail.

Wat er overblijft

Voor deze ene factuur, van een bekende leverancier met een sluitende order, blijven twee menselijke handelingen over: de goedkeuring en de betaalrun. Bij elke afwijking komt er een beslissing bij. Het werk is niet verdwenen; het is veranderd van overtypen in beslissen over uitzonderingen. Hoeveel uitzonderingen er zijn, hangt minder af van de herkensoftware dan van wat er vóór de factuur geregeld is: of er een inkooporder was, of de ontvangst is geregistreerd, en of de leverancier al in de stam stond.