Hoe een factuur twee keer betaald wordt

Hoe kan een factuur twee keer betaald worden als er iemand naar kijkt voordat de betaalrun de deur uitgaat?

Omdat het meestal niet dezelfde factuur is die twee keer voorbijkomt. Het zijn twee documenten die van elkaar verschillen op precies de plek waar wordt gekeken, en overeenkomen op de plek waar niemand kijkt. Drie routes komen in de praktijk veel voor.

Drie routes

Er is de factuur die via twee kanalen binnenkomt. De leverancier mailt een pdf en stuurt dezelfde factuur ook op papier. De pdf gaat door de herkenning en wordt geboekt. De papieren versie wordt twee weken later door een collega ingevoerd, die het nummer net anders overtikt: met een streepje, zonder voorloopnul, of de herkenning maakte van een 0 een O. Het pakket ziet twee verschillende nummers en zegt niets.

Er is de herinnering. De betaling loopt een paar dagen over de termijn en de leverancier stuurt een betalingsherinnering. Daar staat een eigen datum op, soms een eigen kenmerk, en het volledige bedrag. Wie de post verwerkt ziet een nieuw document met een nieuwe datum en boekt het als nieuwe factuur. De oorspronkelijke staat intussen ook nog open. In de volgende betaalrun gaan ze allebei mee.

En er is de creditnota die nergens tegenover komt te staan. De leverancier corrigeert een factuur: hij stuurt een creditnota voor de oude en een nieuwe factuur voor het juiste bedrag. De nieuwe wordt betaald. De oude stond al klaar in de betaalrun en wordt ook betaald. De creditnota wordt netjes geboekt, maar niemand zet hem tegen de oude factuur weg, dus hij blijft als negatieve post staan. Dat er te veel is overgemaakt, blijkt pas als iemand de posten van die leverancier naast elkaar legt, of als de leverancier het zelf meldt.

Wat de pakketcontrole vangt

Wat de drie gemeen hebben: het is steeds dezelfde crediteur, en het factuurnummer verschilt of lijkt te verschillen. Dat is de reden dat de controle in het boekhoudpakket ze niet vangt. AFAS waarschuwt als het boekstuknummer al voorkomt bij dezelfde crediteur, in hetzelfde jaar, dezelfde administratie en hetzelfde dagboek, en je kunt na de melding doorgaan. Exact Online geeft een foutmelding als de combinatie van relatie en "uw ref." al bestaat. Beide controles gaan op het nummer. Ze vangen de eerste route als het nummer identiek is ingevoerd, en anders niet. De herinnering en de creditnota komen er zonder waarschuwing doorheen, want die hebben een ander nummer of geen nummer dat matcht.

De controle voor de betaalrun

De controle die meer vangt, kijkt naar factuurnummer, crediteur en bedrag samen, en laat het nummer los als de andere twee overeenkomen. Concreet: vóór elke betaalrun een lijst van open en recent betaalde posten per crediteur, gesorteerd op bedrag. Twee keer hetzelfde bedrag bij dezelfde leverancier binnen een zelfgekozen termijn, zeg zestig dagen, is een paar dat u even bekijkt; dat vangt de dubbele aanlevering en de herinnering. Een creditnota die nog niet is verrekend, staat in diezelfde lijst als negatieve post bij een crediteur waar ook een open factuur staat, en valt daardoor op. In het voorbeeld over factuurfraude is de bedragvergelijking een vaste stap in de verwerking: hetzelfde bedrag bij dezelfde leverancier binnen korte tijd wordt eruit gehaald voordat de betaalrun loopt. Wilt u die stap niet met de hand blijven doen, dan is het een koppeling op de open posten in AFAS of Exact Online.

Waar deze controle stopt: bij vaste maandbedragen. Huur, leasing, abonnementen en een vast voorschot van de energieleverancier geven elke maand een treffer op crediteur en bedrag. Daar hoort de factuurperiode bij de vergelijking, anders wordt de lijst een lijst die niemand meer leest. En een factuur die met opzet net anders is opgemaakt, met een ander bedrag en een ander rekeningnummer, is geen dubbele betaling maar fraude.

Een dubbele betaling komt meestal terug: de leverancier ziet een creditsaldo en maakt het over, of verrekent het met de volgende factuur. Dat tweede klinkt geruststellend en is het niet. Een bedrag dat "wel wordt verrekend" is een open post die bij u in geen enkel overzicht staat. Wie deze maand één dubbele betaling heeft gevonden, heeft een reden om de betalingen van de afgelopen maanden op dezelfde manier na te lopen.