Administratie automatiseren of uitbesteden?

De vraag komt meestal op tafel als het kantoor de jaarrekening stuurt en de eigenaar ziet wat hij ervoor betaalt. Of andersom: als hij zelf weer een avond bonnen heeft zitten overtypen en denkt dat een kantoor dat toch beter kan. Beide gedachten kloppen, en ze gaan over verschillend werk. Dat wordt het duidelijkst als u één maand volgt, niet als geheel, maar op de vier momenten waarop het verschil zichtbaar is.

Het bedrijf hieronder is typisch, niet echt: een installatiebedrijf met acht man, een eigenaar die de administratie doet en een administratiekantoor dat de boekhouding en de aangiften verzorgt.

Dag 3: de bon die binnenkomt

Een monteur legt een bon van de groothandel op het bureau, met de spatten er nog op. Twee andere bonnen zitten in zijn jaszak, die komen vrijdag. De groothandel zelf mailt een verzamelfactuur naar de algemene postbus, tussen de offerteaanvragen en de nieuwsbrieven.

Het kantoor doet hier niets, en dat is geen verwijt. Een administratiekantoor boekt wat het aangeleverd krijgt. In het overzicht van Moneybird, waarin boekhouders zelf beschrijven wat ze voor hun tarief doen, gaat het om het verwerken van aangeleverde facturen en banktransacties en om de aangiften; het aanleveren zelf staat aan de kant van de ondernemer (Moneybird, 2026). Het werk op dag 3 is dus van de eigenaar: de bon fotograferen, de mail doorsturen naar het scanadres, de bon uit de jaszak nalopen.

Dit is het werk waar een automatisering op mikt. De postbus die de factuur zelf herkent en doorzet, de app waarin de monteur de bon fotografeert voordat hij in de jaszak verdwijnt. Niet het boeken, maar het verzamelen ervóór.

Dag 12: de vraag van een klant

Een klant belt over een factuur van vorige maand. Er staat meerwerk op dat hij niet herkent, en hij wil weten van welke werkbon dat komt.

Het kantoor kan die vraag niet beantwoorden. Het heeft de factuur geboekt, maar de werkbon nooit gezien. De eigenaar zoekt hem op: in de map, in de app van de monteur, of in zijn eigen geheugen. Als de werkbon op dag 3 naast de factuur was opgeslagen, kost dit een minuut. Anders een kwartier, en een klant die wacht.

Ook hier verandert uitbesteden niets, omdat de vraag niet over de boekhouding gaat maar over wat eraan voorafging. Het kantoor is goed in het deel dat het krijgt, en blind voor het deel dat het niet krijgt.

Dag 30: de maandafsluiting

Het kantoor vraagt om de ontbrekende stukken. Er zijn zeven banktransacties zonder factuur, waarvan vier van de groothandel. De eigenaar zoekt ze in de postbus, vindt er drie, belt voor de vierde, en stuurt een mail met de bijlagen. In dit voorbeeld gebeurt dat elke maand en kost het een uur, verspreid over vier avonden.

Hier ziet u dat de twee opties elkaar niet uitsluiten. Het kantoor blijft de boekhouding doen. Wat een automatisering doet, is zorgen dat de stukken op dag 30 al binnen zijn, zodat de vraag om ontbrekende stukken niet meer komt. Het kantoor heeft er ook belang bij: een ordelijke aanlevering is minder werk, en sommige kantoren rekenen dat door in hun tarief.

Dag 35: de factuur van het kantoor

De factuur van het kantoor is duidelijk. De bedragen hieronder zijn voorbeelden, geen marktprijs. Bij Wegwijs Administratie in Den Haag begint een pakket voor een eenmanszaak bij €125 per maand en voor een bv bij €249 per maand, met btw-aangifte, jaarrekening en boekhoudpakket inbegrepen (tarievenpagina, geraadpleegd 29 augustus 2026). Een onderzoek van Boekhouders.nl onder 130 administratie- en accountantskantoren geeft voor een bv een bandbreedte van €150 tot €500 per maand (Boekhouders.nl, 2026). Voor dat bedrag krijgt u werk dat de meeste eigenaren liever niet zelf doen: de aangiften, de jaarrekening, iemand die de regels bijhoudt. Wie twijfelt of hij de boekhouding zelf moet blijven doen, vindt in die bedragen zelden een reden om dat te doen.

Wat op die factuur niet staat, is het werk van dag 3, 12 en 30. Dat betaalt u niet aan het kantoor maar in uw eigen avonden, en daarom valt het buiten de vergelijking als u alleen naar de factuur kijkt.

De telling die u zelf kunt maken

Neem één maand en tel hoeveel documenten u aanraakt voordat ze bij het kantoor zijn: bonnen, inkoopfacturen, werkbonnen, bankregels zonder bijlage. Zet er per stuk de minuten naast. Voor het installatiebedrijf hierboven nemen we 90 stukken per maand aan, gemiddeld drie minuten per stuk, plus het uur van dag 30. Dat is 330 minuten, 5,5 uur per maand. Tegen een aangenomen uurtarief van €45 voor de eigenaar is dat €247,50 per maand en €2.970 per jaar. Een berekende indicatie met aangenomen getallen; met uw eigen telling wordt het een ander bedrag.

Die €2.970 is de maat waarnaar u kijkt, en die legt u naast wat een automatisering kost aan bouw, abonnementen en beheer, bij ons of bij een ander. Onder de €2.000 per jaar loont een automatisering meestal niet, staat op onze prijzenpagina, en dan is het eerlijke antwoord: laat het kantoor de boekhouding doen en zet zelf de postbusregels en de scanner goed. Daarboven wordt het een gesprek over het verzamelwerk vóór het kantoor, en daarover staat op /vragen/ ook de vraag "Waarom niet gewoon iemand aannemen voor de administratie?", met ons antwoord erbij.