Wat al die softwareabonnementen bij elkaar kosten

Hoeveel betaalt u per maand aan software? Wie een bedrijf van twintig tot vijftig mensen leidt, noemt het boekhoudpakket en Microsoft 365, en dan wordt het stil. Het antwoord staat gewoon in de administratie. Het is alleen nooit als één getal opgeteld.

Het CBS vroeg in 2025 aan bedrijven welke betaalde clouddiensten ze gebruiken. Van de bedrijven met 20 tot 50 werkzame personen betaalt 71 procent voor minstens één clouddienst: 66 procent voor e-mail, 60 procent voor kantoorsoftware, 56 procent voor boekhouding, 40 procent voor CRM en 33 procent voor ERP. Dat zijn de grootste categorieën die het CBS uitvraagt. De planningstool, de urenapp, de e-handtekening, de nieuwsbrief, het wachtwoordbeheer en de app waarmee de buitendienst foto's aanlevert staan er niet bij, en die zijn er ook.

Waarom het stapelt

Abonnementen stapelen omdat ze één voor één binnenkomen, elk als oplossing voor een probleem dat op dat moment echt was. De planning liep vast in Excel, dus er kwam een planningstool. De urenbriefjes klopten niet, dus er kwam een urenapp. Niemand heeft ooit besloten twaalf pakketten te hebben. Er is twaalf keer besloten er één bij te nemen.

Daar komt bij dat de meeste pakketten per gebruiker rekenen. Een tool van 12 euro per maand voelt als niets, tot hij bij twintig mensen staat: 240 euro per maand, 2.880 euro per jaar, als rekenvoorbeeld. En wie weggaat, telt vaak nog maanden mee, tot iemand toevallig tegen de licentie aanloopt. Zylo, een Amerikaans bedrijf dat softwarelicenties beheert voor zijn klanten, meldde in zijn SaaS Management Index 2025 dat organisaties gemiddeld 54 procent van hun licenties daadwerkelijk gebruiken, en dat de kleinste klasse in dat onderzoek, tot 500 werknemers, gemiddeld 152 applicaties heeft. Dat zijn klanten van een Amerikaans licentiebeheerpakket, vrijwel allemaal veel groter dan een installatiebedrijf in Apeldoorn, en de cijfers laten zich niet zomaar overzetten. Het mechanisme wel.

Opzeggen doet bijna niemand, omdat opzeggen werk is en doorlopen geen aandacht vraagt. Het abonnement verlengt zichzelf, de factuur wordt automatisch geïncasseerd en automatisch ingeboekt. Precies de automatisering die u elders zo goed uitkomt, zorgt hier dat niemand meer kijkt.

Hoe u het in een uur telt

U hoeft geen tool te installeren om softwarekosten te tellen. Daar bestaan ook abonnementen voor, en dat is de grap. Neem het bankafschrift en het creditcardoverzicht van één volledige maand, liefst een maand met een kwartaalwissel erin, want sommige pakketten factureren per kwartaal of per jaar. Loop de afschrijvingen langs en zet elke software-incasso op één velletje: naam, bedrag, per maand of per jaar, en het aantal gebruikers. Jaarbedragen deelt u door twaalf. Reken op een uur, wat meer als de creditcard van de eigenaar erbij moet.

Meestal staat er dan een getal dat hoger is dan de schatting vooraf. Daarin zitten een paar posten waarvan niemand meer weet waar ze voor dienen, en een paar waarvan het aantal gebruikers niet klopt met de mensen die er nu werken. Die posten zijn direct geld. Net als de bankkoppeling en Peppol aanzetten is dit iets wat u deze week alleen kunt doen, zonder leverancier.

De vraag die u aan de lijst stelt

Zet naast elk abonnement in één woord wat het doet. Bij een deel van de lijst staat dan iets als: gegevens van A naar B brengen. De urenapp bestaat omdat de uren anders overgetypt moeten worden in het loonpakket. De planningstool bestaat omdat het ERP geen planbord heeft. Het formulierenpakket bestaat omdat de website niet met het CRM praat. Dat zijn geen tools die een probleem oplossen; het zijn tools die een gat tussen twee andere tools dichthouden. Elk met een eigen gebruikersprijs, een eigen inlog en een eigen plek waar gegevens net anders staan.

Zo'n gat kunt u ook rechtstreeks dichten, met een koppeling tussen de twee pakketten die u al heeft in plaats van een derde ertussen. Dat is niet vanzelf goedkoper: een koppeling bouwen kost geld en onderhoud, en onder 2.000 tot 5.000 euro arbeidswaarde per jaar loont het meestal niet. Maar het is wel de vraag om te stellen voordat het volgende abonnement erbij komt. Wat er met de pakketten die u al heeft aan koppelingen mogelijk is, staat op /koppelingen/.