Zapier, Make of maatwerk: waar de grens ligt

De eerste mail van de maandag is van Zapier. Onderwerp: Your Zap has been turned off. Hij leest hem op zijn telefoon, in de auto op de parkeerplaats, en weet al welke het is. De Zap die bestelbevestigingen van de webshop in het ERP zet, en die vorige week drie dagen lang op elke run een foutmelding gaf omdat de leverancier van de webshop een veld had hernoemd. Zapier zet een Zap na waarschuwingen zelf uit als 95 procent van de runs van de afgelopen zeven dagen op een fout uitloopt, staat in de uitleg over runstatussen. Dat is verstandig van Zapier. Het betekent ook dat de orders van het weekend nergens staan.

Dit is een samengestelde, typische situatie, met aantallen die zijn gekozen om de afweging zichtbaar te maken: een technische groothandel met veertien man, en een bedrijfsleider die in twee jaar tijd veertien Zaps heeft gebouwd. Niemand heeft hem dat gevraagd. Hij begon met een formulier op de website dat een regel in een spreadsheet moest worden, en het werkte binnen een kwartier. Daarna kwam de webshop, de urenapp, de mailbox van de verkoop, de bank. Het Professional-abonnement van Zapier kost bij jaarlijkse betaling $19,99 per maand voor 750 taken, en dat was lang genoeg. Sinds het voorjaar zit hij op het Team-abonnement, $69 per maand, eveneens bij jaarlijkse betaling, voor 2.000 taken (beide prijspagina, geraadpleegd 29 augustus 2026), en dat is drie maanden achter elkaar niet genoeg geweest.

Halfnegen: de orders van het weekend

Hij zoekt het hernoemde veld op, koppelt het opnieuw, test één run, zet de Zap weer aan en klikt op replay voor de mislukte runs. Dat kan; Zapier bewaart ze. Achttien orders schuiven alsnog het ERP in. Hij controleert er vier met de hand, want hij vertrouwt het niet helemaal, en bij de vierde ziet hij waarom hij het niet vertrouwt: een klant heeft twee keer besteld omdat de eerste bevestiging uitbleef, en er staan nu twee identieke orders in het systeem. De Zap weet niet wat een dubbele order is. Er is geen stap die zegt: als dit ordernummer er al staat, doe dan niets en meld het.

Zo'n stap bestaat wel, in een omweg. Eerst zoeken in het ERP, dan een filter, dan pas aanmaken. Hij heeft die omweg ooit gebouwd voor de relaties, en toen zag hij in het taakoverzicht wat het kost: de zoekstap telt als taak zodra hij is ingesteld om door te gaan als er niets wordt gevonden, en dat is precies de instelling die je nodig hebt (hoe Zapier taken telt). Elke order werd twee taken in plaats van één. Hij heeft de zoekstap er weer uitgehaald.

Tien uur: de prijslijst

Om tien uur belt de verkoopbinnendienst. De grootste leverancier heeft zijn prijslijst gestuurd, als spreadsheet met 640 regels, en die spreadsheet staat in een gedeelde map die door een Zap wordt bewaakt. De Zap zet elke gewijzigde regel door naar het artikelbestand. 640 regels, 640 runs.

Zapier heeft daar een rem op. Levert een poll honderd of meer nieuwe gebeurtenissen tegelijk op, dan worden de runs vastgehouden en niet verwerkt; in de uitleg over limieten heet dat flood protection. Hij moet ze zelf vrijgeven, en dan lopen ze op één per seconde. Ruim tien minuten, dat is te overzien. Het punt is niet de tijd. Het punt is dat 640 runs met elk één geslaagde actiestap 640 taken zijn, en dat de 2.000 van deze maand op de tiende al voor een derde op zijn. Bij overschrijding rekent Zapier op een jaarabonnement 1,25 keer het basistarief per extra taak, en op een maandabonnement 2,5 keer (prijspagina, 29 augustus 2026). Hij kent die getallen uit zijn hoofd.

Hij laat de runs staan tot vanavond en belt de leverancier of de lijst ook per artikelgroep kan. Dat is de eerste keer vandaag dat hij het werk om het platform heen organiseert in plaats van andersom.

Half twaalf: de stap die er niet is

De derde Zap is de lastigste, en die geeft geen foutmelding. Inkooporders van drie grote klanten komen als PDF in de mailbox van de verkoop. De Zap haalt de bijlage eruit en zet hem in een map, met een regel in een spreadsheet: van wie, wanneer, welk bestand. Daarna typt iemand de order over. Twintig minuten per order, zes tot tien orders per dag.

Hij heeft drie keer geprobeerd het volgende stuk te bouwen. Het lukt niet, en het is de moeite waard om precies te zeggen waarom niet. De PDF uitlezen gaat nog wel; daar zijn stappen voor. Maar de klant bestelt op zijn eigen artikelnummers, en de vertaling naar de eigen nummers staat nergens anders dan in het hoofd van de binnendienst. Klant A rondt af op dozen, klant B op stuks. Klant C heeft een jaarafspraak waardoor de prijs op zijn order nooit klopt met de prijslijst, en dat is goed zo. Een order met een onbekend artikel moet niet worden aangemaakt maar apart gezet, met een berichtje aan degene die het kan beoordelen.

Dat is geen keten van stappen meer. Dat is een tabel die onderhouden moet worden, een paar regels per klant, en een uitzonderingsbak met iemand erachter. Zapier heeft daar geen bouwsteen voor, en Make ook niet, omdat het geen bouwsteen is. Het is het eigenlijke werk.

Twee uur: Make dan maar

Na de lunch opent hij de prijspagina van Make, niet voor het eerst. Het rekent anders: niet per geslaagde actiestap, maar per bewerking van elke module, en die heten op de prijspagina credits; gewone modules kosten er doorgaans één per bewerking, AI- en codestappen kunnen er meer gebruiken. Het Core-abonnement kost bij jaarlijkse betaling $9 per maand voor 10.000 credits, met een schuif naar meer; de kortste tussenpoos tussen twee runs is een minuut, en een scenario mag hooguit veertig minuten lopen (Free: vijftien minuten tussenpoos, vijf minuten looptijd). Zijn de credits op, dan staan de scenario's stil tot er nieuwe zijn, met een waarschuwing bij 75 en 90 procent (Make, prijzen, geraadpleegd 29 augustus 2026).

Voor de prijslijst zou dat helpen: 640 regels maal drie modules is 1.920 credits, en dan is er nog ruimte. Voor de dubbele orders ook, want de omweg met zoeken en filteren kost daar geen extra abonnementstrede. Voor de inkooporders helpt het niets, want het probleem was nooit het aantal bewerkingen. En hij zou veertien Zaps opnieuw moeten bouwen in een programma dat hij niet kent, in de uren die hij niet heeft.

Hij kijkt ook naar n8n, omdat een bevriende ondernemer het noemde. Het rekent per run van een hele workflow, ongeacht het aantal stappen: het Starter-abonnement in de cloud kost €20 per maand voor 2.500 runs, en de zelf gehoste Community Edition heeft geen abonnementskosten (n8n, prijzen, geraadpleegd 29 augustus 2026). Geen abonnementskosten betekent daar: wel een server, updates, en iemand die het bijhoudt. Dat is hij dan weer zelf.

Vier uur: de lijst

Aan het eind van de middag doet hij wat hij twee jaar niet heeft gedaan. Hij zet de veertien Zaps onder elkaar en zet achter elk één letter.

Elf krijgen een B, van blijft. Het contactformulier naar de spreadsheet. De urenapp naar de salarisadministratie. Nieuwe relaties naar de nieuwsbrief. Een seintje in de groepschat als een factuur is betaald. Die doen één ding tussen twee systemen, zonder regels die alleen hier gelden, en ze kosten samen minder dan een uur per maand aan aandacht. Wie die door een bouwer laat vervangen, betaalt voor iets wat hij al had. Dat staat ook bovenaan onze koppelingenpagina, voor wie daar toch belandt.

Twee krijgen een V, van verhuist: de prijslijst en de bestelbevestigingen. Ze zijn niet ingewikkeld, ze zijn alleen te groot of te vaak voor de manier waarop zijn platform telt. Op een platform dat per run of per bewerking rekent, passen ze wel. Of ze passen in het ERP zelf, want de webshop van de leverancier heeft een eigen koppeling met zijn pakket die hij nooit heeft aangezet omdat de Zap er al was.

Eén krijgt een M: de inkooporders. Niet omdat het platform tekortschiet, maar omdat het werk dat erin moet een tabel met vertaalregels is, een paar afspraken per klant, en een uitzonderingsbak met een mens erachter. Dat is maatwerk, hoe het ook wordt gebouwd, en het is de enige van de veertien waar de rekensom van twintig minuten per order maal acht orders per dag iets oplevert dat de moeite van een bouwer waard is.

Wat de dag leert

De grens tussen een no-codeplatform en maatwerk loopt niet langs de prijs, en ook niet langs het aantal stappen. Ze loopt langs één vraag die hij die middag per Zap beantwoordde, en die iedereen met een dozijn Zaps in een uur zelf kan beantwoorden: zit hier een regel in die alleen bij dit bedrijf geldt, voor deze klant, en die iemand moet bijhouden? Zo nee, dan is het platform het goede antwoord, ook als de telling knelt; dan is het een kwestie van een ander platform of een andere bundel, en iemand anders onderhoudt het. Zo ja, dan wordt het gebouwd, door hemzelf of door iemand anders, en dan is het handig als het draait op iets dat van hem blijft. Hoe wij dat doen, staat op /techniek/: een eigen omgeving per klant, met foutafhandeling als eerste onderdeel en niet als laatste. Wanneer dat loont en wanneer een abonnement van een paar tientjes hetzelfde doet, staat op /koppelingen/.