Wat Microsoft 365 al voor u kan koppelen

Wie Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium heeft, betaalt al voor Power Automate. Het staat in de vergelijkingstabel van Microsoft onder "optimalisering en automatisering van werkstromen", en in de Licensing Guide van augustus 2026 als Power Automate Basic. Het is alleen nergens ingericht. Een verzoek dat via een formulier binnenkomt, wordt nog steeds met de hand in een lijst gezet. Het is de vraag waar de rechten ophouden.

Hieronder staan drie opties naast elkaar: wat de licentie die u heeft al kan, wat een losse Power Automate-licentie toevoegt, en waar u buiten Microsoft moet zijn. Alle Microsoft-prijzen komen van de Nederlandse prijspagina's van Microsoft op 29 augustus 2026, per gebruiker of per bot per maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw.

Wat er al in uw licentie zit

Volgens de licentie-FAQ van Microsoft mag u met een Microsoft 365-licentie automatische, geplande en handmatige flows maken en uitvoeren, met de standaardconnectors, tot 6.000 acties per gebruiker per dag. Tijdens de huidige overgangsperiode hanteert Microsoft 10.000. De lijst van standaardconnectors bevat wat u zou verwachten: Office 365 Outlook, SharePoint, OneDrive for Business, Teams, Excel Online (Business), Forms, Planner en Office 365 Users.

Daarmee is een verrassend deel van het kleine werk te doen. Een Forms-inzending die een regel in een SharePoint-lijst wordt en een bericht in een Teams-kanaal. Een mail met bijlage op info@ die op onderwerp in een OneDrive-map wordt gezet. Een wekelijkse herinnering aan iedereen bij wie een Planner-taak over de datum is. Voor dat soort stappen tussen Microsoft-onderdelen onderling is de licentie die u al heeft genoeg, en is het redelijk om eerst daar te kijken voordat u iemand belt.

Waar het ophoudt, staat in dezelfde FAQ en in de tabel met seeded licenties: geen premiumconnectors, geen eigen connectors, geen on-premises gateway naar een server in uw pand, geen desktopautomatisering. SQL Server is premium, staat op de connectorpagina. De connector voor Dataverse, de eigen database van Microsoft, is premium. De HTTP-connector met Microsoft Entra ID, waarmee u een API aanroept die met Entra ID inlogt, is premium. AFAS en Exact Online komen in de standaardlijst niet voor. Zodra de flow uw boekhoudpakket, uw ERP of een database moet raken, zit u in kolom twee of drie.

Er is nog een grens die minder zichtbaar is. Een flow met een polling-trigger, een trigger die zelf periodiek een postvak of map controleert, wordt op een Office 365-plan hooguit elke vijf minuten wakker, meldt Microsoft in de probleemoplossingspagina. En een flow die 90 dagen niet is afgegaan, kan worden uitgezet; de eigenaar krijgt 30 dagen vooraf bericht en kan hem weer aanzetten, en flows van gebruikers met een premiumlicentie zijn ervan uitgezonderd, staat in de limietenpagina.

Power Automate Premium of Process

Voor €13,00 per gebruiker per maand (Nederlandse prijspagina, 29 augustus 2026) krijgt een gebruiker Power Automate Premium: alle standaard-, premium- en eigen connectors, de on-premises gateway, desktopautomatisering onder toezicht, en 40.000 acties per dag in plaats van 6.000, volgens de licentietypenpagina. Daarmee kan een flow wel bij SQL Server, wel bij Dataverse, wel via HTTP bij een API van een pakket dat geen connector heeft.

Het licentiemodel heeft een eigenaardigheid die u vooraf moet kennen. Een automatische of geplande flow draait onder de licentie van de eigenaar; alleen die persoon heeft Premium nodig, zegt de FAQ. Een flow die iemand met de hand start en die een premiumconnector gebruikt, vereist Premium voor iedereen die op de knop drukt. Voor dat geval is er Power Automate Process: €130,00 per bot per maand, gekoppeld aan een flow in plaats van aan een persoon (of via een flow group gedeeld door maximaal 25 flows), met 250.000 acties per dag en toegang voor iedereen in de organisatie ongeacht zijn eigen licentie. Op jaarbasis is dat €1.560 voor één Process-licentie, tegenover €156 voor één Premium-gebruiker; dat zijn de prijzen keer twaalf, geen inschatting.

Waar optie 2 ophoudt, is niet bij de connectors maar bij het werk. Een connector geeft u de handelingen die de bouwer heeft bedacht: een regel aanmaken, een regel ophalen, een bestand wegschrijven. Wat een connector niet heeft, is uw vertaaltabel van klantartikelnummers naar eigen nummers, uw regel dat een order boven een bedrag eerst langs de binnendienst gaat, of de logica die een PDF van de ene leverancier anders leest dan die van de andere. Dat kunt u in Power Automate bouwen, in stappen en voorwaarden. Het wordt alleen snel een flow van honderden stappen die één persoon begrijpt; Microsoft zet de grens op 500 acties per flow.

Maatwerk buiten Microsoft

De derde optie is een koppeling die buiten Power Automate wordt gebouwd, in een eigen omgeving. Bij ons is dat een eigen installatie van n8n op uw server of in uw cloudaccount, met de omgeving, de licenties en de data in uw bezit; hoe dat zit, staat op de techniekpagina. Het principe is hetzelfde: er zit geen licentie per gebruiker of per flow tussen, en er is geen lijst van toegestane connectors. Alles wat een API, een export of een mailbox heeft, is bereikbaar.

Wat het kost, is een bouwbedrag en een beheerbedrag. Een afgebakende stap tussen twee plekken staat bij ons op de prijzenpagina voor €995 tot €1.750, een proces met meerdere stappen en systemen voor €1.750 tot €4.500, en met bedrijfsregels en uitzonderingen per klant voor €4.500 tot €8.500; beheer komt daar bovenop, in het instapvoorbeeld op die pagina €95 per maand. Dat is een andere orde dan €13 per maand, en het is dan ook alleen zinnig als het werk dat het vervangt die orde heeft. Ligt de jaarlijkse arbeidswaarde van het handwerk onder ongeveer €2.000, dan raden we in de regel af om te bouwen, en dan hoort u in kolom één of twee te blijven.

Waar optie 3 ophoudt: bij werk dat volledig binnen Microsoft 365 blijft. Een Teams-melding bij een nieuwe Forms-inzending laten bouwen door een extern bureau is geld weggooien. Dat zit in uw licentie, en het is inrichtwerk, geen bouwwerk.

De drie naast elkaar

Welke kolom is de uwe

Vijf vragen bepalen het, en u kunt ze zonder ons beantwoorden. Raakt de flow iets buiten Microsoft 365: een boekhoudpakket, een ERP, een database, een portaal? Nee, dan kolom één. Ja, dan verder. Bestaat er een connector voor dat systeem, en doet die wat u nodig heeft? Dan kolom twee, met één Premium-gebruiker als eigenaar van de flow. Moet de flow door anderen met de hand gestart worden? Dan kolom twee met een Process-licentie, of u ontwerpt hem om zodat hij vanzelf start. Zit er een vertaalslag of een regel per klant in die niemand in een connector heeft gebouwd? Dan kolom drie, of een lange flow in kolom twee die u zelf gaat onderhouden. En als laatste: is het handwerk dat het vervangt meer dan een paar duizend euro per jaar waard? Zo niet, dan is kolom drie te duur, wat het antwoord op de andere vragen ook is.

Wat u zelf al kunt inrichten, staat op /koppelingen/ onder "kijk hier eerst". Wat daar overblijft, is wat wij bouwen.