Van de bon naar de factuur, bij installateurs

Een werkbon van een installatiemonteur is klein: een adres, een datum, uren, een paar regels materiaal, soms een handtekening. Op kantoor wordt hij groot. Iemand moet hem lezen, het project erbij zoeken, de uren overnemen, de materiaalregels opzoeken op prijs, kijken of het meerwerk was, en het geheel klaarzetten voor de factuur. Bij tien bonnen per week is dat een klusje. Bij honderdvijftig is het een baan, en meestal een baan die niemand als baan heeft aangenomen.

Hoeveel die baan kost is uit te rekenen, niet precies, maar wel in de juiste orde van grootte. Hieronder staat de som, met elke aanname erbij, zodat u hem met uw eigen getallen kunt overdoen.

Voor wie de som geldt

De installatiebranche bestaat volgens Techniek Nederland uit meer dan 46.000 bedrijven en zelfstandigen met 194.000 mensen. Het CBS telde in het derde kwartaal van 2026 in SBI 432, bouwinstallatie, 42.410 bedrijven (StatLine, tabel 81589NED). Daarvan hebben er 34.715 één werkzaam persoon. Voor die groep geldt deze som niet: een zzp'er die zijn eigen bonnen factureert, heeft geen verwerkingsketen.

De som gaat over de bedrijven met vijf tot vijftig werkzame personen. Dat zijn er in dezelfde tabel 2.665. Groot genoeg dat de monteurs en de administratie verschillende mensen zijn, klein genoeg dat er geen aparte afdeling voor is. Regionaal telt het CBS niet per grootteklasse, wel per vestiging: per 1 januari 2026 stonden er in Zuid-Holland 11.910 vestigingen in de bouwinstallatie, waarvan 2.860 in de Agglomeratie 's-Gravenhage, het gebied van Den Haag tot en met Zoetermeer (StatLine, tabel 81578NED, voorlopige cijfers). Ook daar is het grootste deel eenmanszaak.

De aannames

Bonnen per week. Zes monteurs, elk gemiddeld vijf bonnen per gewerkte dag, vijf dagen: 150 bonnen per week. Dit is een rekenvoorbeeld voor een servicegericht installatiebedrijf met korte klussen, geen meting. Een bedrijf dat vooral projecten van weken doet zit lager, maar heeft dan per bon meer regels.

Minuten per bon. Zes minuten voor een bon die klopt: openen, het project vinden, uren invoeren, materiaal invoeren met prijs, controleren. Dat is een aanname; wie het wil weten, neemt tien bonnen en een stopwatch. Daarnaast is er navraag. Van elke zes bonnen mist er één iets: een projectnummer, een aantal, een handtekening, of het is niet te lezen. Die bon kost tien minuten extra aan bellen, appen en wachten op antwoord. Ook dat is een aanname, geen gemeten verhouding.

Uurtarief. Het CBS geeft voor de bouwnijverheid in 2024 arbeidskosten van 44,24 euro per gewerkt uur, en 1.769 gewerkte uren per voltijdeenheid (StatLine, tabel 85291NED). Dat is het gemiddelde over de hele bouw, monteurs en kantoor door elkaar. Ik reken ermee omdat het herleidbaar is, en omdat het werk in de praktijk vaak deels bij een projectleider of de eigenaar ligt, wier uur duurder is.

Werkweken. 46 per jaar.

Dagen die de factuur later gaat. Een bon van vrijdag ligt maandag op kantoor, wordt in de loop van de week verwerkt, en gaat mee in de factuurrun van eind van de maand. Het verschil met een factuur die de dag na de klus de deur uit kan, stel ik op gemiddeld zeventien kalenderdagen. Aanname.

Omzet die door de bonnen loopt. 800.000 euro per jaar aan gefactureerd werk waar een bon aan ten grondslag ligt, ofwel ruim 133.000 euro per monteur inclusief materiaal. Aanname; bij veel materiaal of onderaanneming ligt het hoger.

Rente. De wettelijke handelsrente is de ECB-herfinancieringsrente plus acht procentpunten (BW 6:120 lid 2); die herfinancieringsrente staat sinds 17 juni 2026 op 2,40 procent (ECB), dus 10,4 procent. Dat is wat een klant u verschuldigd is als hij te laat betaalt, niet wat u zelf betaalt. Voor de eigen financiering neem ik 7 procent; dat is geen marktcijfer maar een rekenaanname, uw eigen kredietrente staat in uw eigen voorwaarden. Wie geen krediet gebruikt, rekent met nul.

De tabel

Alle bedragen zijn een berekende indicatie op de aannames hierboven, tegen een uurtarief van 44,24 euro. De uren zijn per regel afgerond; de som is daardoor een indicatie op de honderd euro, niet nauwkeuriger.

Twee dingen vallen op. De rente is het kleine getal. Wie de latere facturatie alleen als rentepost ziet, komt op een paar duizend euro en haalt zijn schouders op. Het grote getal zijn de uren: een halve voltijdeenheid aan werk dat uit een stapel bonnen bestaat. En de 37.260 euro is geen kostenpost maar een bedrag dat u voortdurend voorschiet. Het staat niet in de winst-en-verliesrekening, wel op de bank.

Overschrijf de aannames en de tabel verschuift mee. Bij drie monteurs met dezelfde bonnen en omzet per monteur halveren de uren en het uitstaande bedrag. Bij twaalf minuten per bon in plaats van zes, wat bij bonnen met veel materiaalregels niet vreemd is, verdubbelt de eerste regel en blijft de rest staan. Bij een bedrijf dat de bonnen al in een app heeft die uren en materiaal rechtstreeks in de boekhouding zet, daalt de eerste regel sterk en blijft vooral de navraag over.

Wat de tabel niet telt

Meerwerk dat niet op de bon staat, wordt niet gefactureerd. Daar staat geen regel voor, omdat er geen fatsoenlijk cijfer voor is; wie het wil weten, vergelijkt een maand lang de bonnen met wat er volgens de monteur op de klus gebeurde. Ook de betaaltermijn zelf staat er niet in. Is er niets afgesproken, dan is de wettelijke betaaltermijn tussen bedrijven 30 dagen na ontvangst van de factuur; afspreken mag tot 60 dagen, en een groot bedrijf mag een kleinere leverancier niet langer dan 30 dagen laten wachten (BW 6:119a). Die termijn begint pas te lopen als de factuur er is. Elke dag die de bon op kantoor ligt, komt daar vóór. De tabel neemt aan dat een klant die de factuur eerder krijgt ook eerder betaalt; bij klanten met een vaste betaalrun gaat dat maar deels op.

De tabel telt ook niet wat er gebeurt als de persoon die de bonnen doet ziek is of vertrekt. Bij een halve voltijdeenheid aan werk in één hoofd is dat geen administratieve vraag meer.

Wanneer de som niet opgaat

Als de vertraging niet op kantoor zit maar bij de monteur. Een bon die twee weken in de bus ligt, wordt door geen enkele verwerking sneller. Dan is de eerste stap een afspraak over inleveren, geen software. Op /voorbeelden/werkbonnen/ staat hoe de keten eruitziet als de bon wél dezelfde dag binnenkomt; daar is te zien dat de winst pas begint bij de ontvangst.

Als er minder dan drie monteurs zijn. Dan is de verwerking een paar uur per week en is de berekende besparing klein; zet haar dan tegenover de concrete kosten van wat u overweegt, of dat nu een koppeling in het eigen pakket is of een bouw op maat, waarvan de prijzen open op de site staan.

Als het huidige pakket het al kan. Veel werkbon-apps schrijven uren en materiaal rechtstreeks naar de boekhouding, en dan is de vraag niet of u moet automatiseren maar waarom die koppeling uitstaat.

Wat u deze week zelf kunt doen

Tel de bonnen van één week en noteer hoeveel er onvolledig binnenkwamen. Klok er tien bij het verwerken. Pak daarna de laatste twintig facturen en zet naast elke factuurdatum de datum van de laatste werkbon die erop is gefactureerd; het gemiddelde verschil is uw vertraging. Met uw omzet en uw kredietrente erbij is de tabel dan van u, en beslist u met eigen cijfers in plaats van met de mijne.

Hoe die weg van werkbon naar factuur zonder overtypen eruitziet, staat op /oplossingen/installatietechniek/.