Een businesscase voor automatisering op één A4

Wie intern om geld vraagt voor een automatisering, krijgt zelden meer dan twee minuten leestijd. De directeur, de controller of de eigenaar leest de eerste regel, zoekt het bedrag, zoekt de terugverdientijd en kijkt dan of hij gelooft wat ertussen staat. Alles wat op pagina twee staat, wordt niet gelezen. Wie een businesscase niet op één A4 krijgt, weet meestal zelf nog niet precies wat hij vraagt.

Dat A4 kan op drie manieren worden gevuld. Alle drie gaan over hetzelfde proces en komen op een vergelijkbaar bedrag uit. Het verschil zit in wat de lezer moet aannemen, en dus in wat hij kan afschieten.

Het voorbeeld

Neem een typisch geval: inkoopfacturen die per mail binnenkomen en met de hand in de boekhouding worden gezet. Zestig per week, zes minuten per stuk volgens degene die het doet, dus zes uur per week. Een koppeling die de PDF uitleest, de leverancier herkent en de boeking klaarzet valt op de prijspagina in de categorie standaard automatisering; reken voor het voorbeeld met 3.500 euro bouw en 195 euro per maand beheer. Het interne uurtarief is een aanname, hier 40 euro, wat een uur van die medewerker het bedrijf werkelijk kost inclusief werkgeverslasten. Elk bedrag hieronder is een berekende indicatie met die aannames; vul uw eigen getallen in en de uitkomst verschuift.

Zes uur per week bij 46 werkweken, ook een aanname, is 276 uur per jaar, maal 40 euro is 11.040 euro. Het eerste jaar kost 3.500 plus twaalf keer 195 is 5.840 euro. Per maand komt er 920 euro aan uren vrij tegen 195 euro beheer, dus 725 euro netto; de bouw van 3.500 euro is dan na 3.500 gedeeld door 725 is 4,8 maanden terug, bijna vijf. Dezelfde rekenmethode staat op de pagina over procesautomatisering, met een rekenmachine die om uw eigen tarief vraagt.

Drie keer dezelfde case

Alleen uren

De som klopt, maar de lezer weet iets wat de som niet weet: de zes uur komen niet als geld terug. Niemand wordt ontslagen, er wordt niet minder salaris betaald, de medewerker doet in die tijd ander werk. De 11.040 euro is alleen echt geld als die tijd voor iets wordt gebruikt dat anders iemand extra had gekost, of als er zonder de koppeling volgend jaar iemand bij had gemoeten.

De tweede zwakte is de zes minuten. Dat getal komt van de persoon die het doet, en die schat. Of die schatting te hoog of te laag is, weet niemand voordat er is geteld. Met een getal dat de helft lager uitvalt, wordt de terugverdientijd bijna drie keer zo lang, omdat het beheer gewoon doorloopt. Een businesscase die daar geen rekening mee houdt, verdedigt zichzelf niet.

Uren, fouten en doorlooptijd

De tweede versie telt op wat de eerste weglaat. Facturen die verkeerd worden geboekt en later hersteld: stel twee per week, twintig minuten per stuk, dan is dat nog eens ruim 30 uur per jaar, ongeveer 1.227 euro bij hetzelfde tarief. Facturen die te lang blijven liggen: een betalingskorting die verloopt, een aanmaning die tijd kost, een leverancier die belt. Die post is het lastigst te becijferen en het meest voelbaar, want de boze leverancier belt de directie.

Deze versie is sterker omdat ze eerlijker is over waar het werk pijn doet. Ze is ook kwetsbaarder, want elk extra cijfer is een extra aanname. "Twee per week" klinkt precies, maar als het er in werkelijkheid één per maand is, staat er een verzonnen post in de case en gelooft de lezer de rest ook niet meer. Voeg fouten en doorlooptijd dus alleen toe als iemand ze kan onderbouwen met iets wat is teruggezocht: de correctieboekingen van het afgelopen kwartaal, de aanmaningen in de mailbox.

Telling vooraf als bewijs

De derde versie verandert de bron van de cijfers en niet de som. In plaats van te schatten wordt twee weken lang geteld wat er werkelijk gebeurt: hoeveel facturen, hoeveel minuten per stuk, hoeveel correcties, hoeveel dagen tussen ontvangst en boeking. Wie het werk doet, houdt het bij; wie de case schrijft, rekent ermee. Dat is de nulmeting uit stap twee van onze aanpak, en het is geen toeval dat die stap er staat voordat er iets wordt gebouwd.

Het effect op het A4 is dat de lezer niets meer hoeft te geloven over de opbrengst. De discussie verplaatst zich naar de kant waar ze hoort: kloppen de bouwkosten, is het beheer nodig, wat gebeurt er als de leverancier van het boekhoudpakket iets verandert.

De prijs van deze versie is een paar weken wachten en een medewerker die tijdelijk elke factuur klokt. Daar staat tegenover dat de telling soms uitwijst dat het niet loont, en dat is goedkoper om in week twee te weten dan na de bouw.

Terugverdientijd of netto contante waarde

Op het A4 staat een terugverdientijd en geen netto contante waarde, en dat is een bewuste keuze. Harvard Business Review beschrijft de terugverdientijd als de eenvoudigste manier om rendement uit te rekenen, met twee bekende gebreken: de methode telt niet dat geld nu meer waard is dan geld later, en ze zegt niets over wat er na het terugverdienpunt gebeurt.

Voor een koppeling van een paar duizend euro die zich binnen een jaar terugverdient, weegt het eerste gebrek nauwelijks. De onzekerheid in de zes minuten is vele malen groter dan het verschil tussen een euro nu en een euro over acht maanden. Het tweede gebrek weegt wel. Wat er na het terugverdienpunt gebeurt, is dat het beheer doorloopt en dat de koppeling ooit aangepast moet worden omdat een leverancier zijn factuurlay-out verandert of het boekhoudpakket een nieuwe API krijgt. Daarom staan de kosten van jaar twee en verder apart op het A4, en niet verstopt in een jaarbedrag.

Het A4

Wat op het A4 hoort, is zes regels. Ingevuld voor het voorbeeld hierboven, met de telling nog niet gedaan; ook de data en het aantal teruggezochte correcties zijn hier voorbeeldwaarden:

``` Nulmeting 60 inkoopfacturen per week, 6 min per stuk (schatting, telling loopt van 8 t/m 19 september), 2 correcties per week (correctieboekingen Q2 teruggezocht: 23)

Wat verandert PDF uit de mailbox wordt uitgelezen, leverancier herkend, boeking klaargezet. Controle door de administratie blijft; het overtypen vervalt.

Kosten eerste jaar 3.500 bouw + 12 x 195 beheer = 5.840 euro

Kosten daarna 195 per maand beheer; een kleine correctie bij een gewijzigde lay-out valt daarbinnen, een nieuw boekhoudpakket of een grotere wijziging niet

Terugverdientijd Bijna 5 maanden na livegang bij 40 euro per uur intern tarief; bij 3 in plaats van 6 minuten per factuur: ruim 13 maanden

Wat we niet weten Of de 6 minuten klopt (daarom de telling). Of de vrijgekomen tijd ergens naartoe gaat. Of het boekhoudpakket binnen twee jaar wordt vervangen. ```

De laatste regel is de belangrijkste en ontbreekt bijna altijd. Een businesscase zonder "wat we niet weten" vraagt de lezer om te vertrouwen; een businesscase mét die regel laat zien dat de schrijver zelf al heeft gezocht naar de plek waar het misgaat. De lezer met twee minuten kijkt daar het eerst.

Waar het A4 niet voor helpt

Een A4 rekent een proces door dat terugkomt, in aantallen, met een regel erachter. Het helpt niet bij werk dat twee keer per maand tien minuten kost; daar komt geen terugverdientijd uit, hoe vervelend het ook is. Het helpt ook niet als het proces zelf niet deugt: dan maakt de koppeling een omslachtige werkwijze sneller in plaats van beter.

En het helpt niet als de lezer de uren niet als geld ziet en daar gelijk in heeft. Dan is de echte vraag niet of de automatisering geld mag kosten, maar wat het bedrijf gaat doen met een medewerker die zes uur per week over heeft. Dat antwoord hoort ook op het A4, en het is vaak lastiger dan de som.