Batchregistratie zonder dubbel werk

Kwart over zes, en de eerste wagen van de afslag staat al aan het dok. Zes pallets kabeljauw op ijs, en aan elke pallet hangt een weegbrief met daarop het partijnummer van de leverancier. Zij is kwaliteitsmedewerker bij een visverwerker van rond de veertig man, ergens tussen de haven en de snelweg. Zij bestaat niet, en het bedrijf ook niet. De dag wel; bij een vleeswarenbedrijf van dezelfde omvang ziet hij er vrijwel hetzelfde uit.

Het partijnummer op die weegbrief is het begin van alles wat zij vandaag doet. Verordening 178/2002 zegt in artikel 18 dat levensmiddelen in alle stadia van productie, verwerking en distributie traceerbaar zijn, dat een bedrijf moet kunnen nagaan wie heeft geleverd, en moet kunnen vaststellen aan welke bedrijven het zelf heeft geleverd. Eén stap terug, één stap vooruit, en de gegevens daarover op verzoek beschikbaar voor de toezichthouder. De verordening zegt niet hoe. Bij een bedrijf van deze omvang betekent "hoe": zij, met een toetsenbord. Bij een groter bedrijf zijn het vier mensen met vier toetsenborden, en hetzelfde probleem.

De weegbrief

Ze weegt na, vergelijkt met de inkooporder en noteert het partijnummer van de leverancier in het ontvangstregister, bij dit bedrijf een Excel-bestand op de gedeelde schijf. Ze geeft de partij meteen een eigen nummer: de datum en een volgnummer, 260829-03. Het leveranciersnummer is veertien tekens lang, het hare negen, en die twee horen voor altijd bij elkaar. Bij een terugroepactie vraagt de leverancier naar zijn nummer en de afnemer naar het hare.

Dit is de eerste keer dat ze de code intypt. Zolang de leverancier een handgeschreven weegbrief meelevert, blijft die ene keer bestaan. Daar komen we op terug.

De productieregistratie

Om acht uur start de fileerlijn. De productieregistratie wil weten welke partij op welke lijn gaat, hoe laat, wat de producttemperatuur was, en hoeveel er uit de run is gekomen. Ze typt 260829-03 opnieuw, nu in het productiesysteem. Gaat de partij over twee lijnen, dan twee keer. Gaat er een restje van de vorige partij bij, dan staan er twee inkomende nummers op één uitgaande partij.

Hier wordt de relatie gelegd die bij een terugroepactie alles bepaalt: welke inkomende partij zit in welke uitgaande. De verordening schrijft die interne koppeling niet letterlijk voor; ze eist dat het bedrijf kan nagaan wat van wie kwam en naar wie ging, en zonder deze stap lukt dat niet. Het is de stap die het vaakst met de hand gebeurt, omdat het productiesysteem het ontvangstregister niet kent.

Het etiket

Half elf, de verpakkingsafdeling. De etiketprinter heeft drie dingen nodig: het artikel, de houdbaarheidsdatum en de batchcode. De etiketsoftware heeft een eigen database, los van het productiesysteem, dus ze typt 260829-03 voor de derde keer. De houdbaarheidsdatum rekent ze uit het hoofd: productiedatum plus de houdbaarheid van dit artikel.

Als het etiket een GS1-128-barcode draagt, zit de batchcode daarin als veld met Application Identifier (10): een batch- of lotnummer van hooguit twintig tekens, altijd samen met het artikelnummer achter (01), en meestal met een datum achter (15) voor "ten minste houdbaar tot" of (17) voor "te gebruiken tot". Een afnemer met een scanner leest dan bij ontvangst in één beweging wat zij hier intypt. Dat is de reden dat de code op het etiket precies moet kloppen. Een tikfout hier, 260829-08 in plaats van 03, blijft zonder aparte etiketcontrole onopgemerkt. Het etiket wordt geprint, de doos gaat dicht, en de fout reist mee naar de afnemer.

De pakbon

Vroeg in de middag zijn de orders gereed. De pakbon komt uit het orderprogramma, en de grote afnemers eisen per orderregel de batchcode en de houdbaarheidsdatum. Vierde keer. Een order die uit twee partijen is gepakt, krijgt twee regels. Het orderprogramma kent de productieregistratie niet, dus ze kijkt op het productieformulier welke partij op welke pallet ging, en neemt dat over.

De specificatie

Rond vier uur maakt ze de partijdocumenten die de grootste afnemers bij elke levering eisen: herkomst en vangstgebied, de temperaturen bij ontvangst en tijdens verwerking, het analysecertificaat als er voor deze partij een monster is genomen. Ze opent het Word-sjabloon en vult het in. Vijfde keer de batchcode, en daarbij alles wat ze vandaag al ergens anders had ingevuld: het leveranciersnummer uit het ontvangstregister, de temperaturen uit de productieregistratie, de houdbaarheidsdatum van het etiket.

Bij twintig partijen per dag, elk met een partijdocument, is dat honderd keer dezelfde code intypen. Reken een minuut per keer, dan is dat als rekenvoorbeeld ruim anderhalf uur per dag, zonder het herstellen van fouten. Niemand noemt het werk, omdat elk stukje op zichzelf een minuut is.

Twee weken later

Op een donderdag belt een afnemer. Hun eigen laboratorium heeft in een steekproef van partij 260829-03 iets gevonden dat er niet in hoort. Vanaf dat moment loopt alles wat zij twee weken geleden invoerde in omgekeerde richting.

Artikel 19 van de verordening zegt dat een bedrijf dat reden heeft om aan te nemen dat een levensmiddel niet aan de voedselveiligheidsvoorschriften voldoet, onmiddellijk de procedures inleidt om het uit de handel te nemen en de bevoegde autoriteiten in kennis stelt. De NVWA maakt "onmiddellijk" concreet: melden binnen vier uur, ook bij twijfel. In de instructie staat wat de melding moet bevatten: het product met partij en houdbaarheidsdatum, de omvang van de partij, de hoeveelheden ontvangen, geproduceerd en gedistribueerd, wat er nog op voorraad ligt, en een lijst van afnemers in een voorgeschreven opmaak. Hoeveelheden mogen bij de eerste melding "nog niet bekend" zijn en later worden aangevuld; melden gaat dus voor op een afgeronde reconstructie. Maar zonder afnemerslijst valt er niets gericht terug te halen, en die lijst komt uit de pakbonnen.

Zij zit dus met de vijf plekken uit de tabel, en de lastigste vraag zit in de tweede: wat lag er die dag verder op dezelfde lijn, want dat moet misschien ook worden geblokkeerd.

Als de code op alle vijf de plekken hetzelfde is, is het een middag zoeken in vijf programma's, en de aanvulling op de melding gaat dezelfde dag de deur uit. Als de code op één plek 08 is in plaats van 03, vindt ze de pakbonnen van die afnemer niet, of vindt ze ze pas als de afnemer belt om te vragen waarom er niets is teruggeroepen.

Waar het dubbele werk zit

Het woord batchregistratie suggereert één registratie. In de praktijk zijn het er vijf, en het probleem is niet dat zij registreert. Het probleem is dat vijf programma's elk een eigen veld hebben voor hetzelfde nummer en geen van de vijf de andere vier kent.

Elke code hoort op één plek geboren te worden en overal elders gelezen. Het leveranciersnummer ontstaat bij de leverancier en komt bij ontvangst binnen. Haar eigen partijnummer ontstaat bij ontvangst. De productieorder neemt die partij over uit het ontvangstregister, met de hoeveelheid, zodat splitsen over twee lijnen en samenvoegen van een restje gewoon twee regels zijn in plaats van twee keer typen. De etiketprinter haalt artikel, houdbaarheidsdatum en partij uit de productieorder. De pakbon krijgt de partij van de pallet waaruit gepakt is. Het partijdocument is geen sjabloon meer maar een uitdraai van wat er al staat. Hoe zo'n keten van ontvangst tot verzending eruitziet, staat op de pagina over voedingsmiddelen; hoe programma's zonder eigen koppeling toch aan elkaar komen, op de pagina over koppelingen.

Wat de eerste invoer betreft: levert de leverancier een GS1-128-etiket met een (10)-veld, dan is ook die ene keer typen een scan. Levert hij een handgeschreven weegbrief, dan blijft die ene keer typen bestaan, en dat is prima. Let wel: een koppeling neemt ook de fout over. Wie bij ontvangst 08 typt, heeft 08 overal, en dan klopt intern alles met elkaar maar niets met het nummer van de leverancier. De controle bij ontvangst wordt dus belangrijker, niet minder.

Veel hiervan vraagt geen software. Een vaste naamgeving voor het partijnummer, afgesproken en opgeschreven, zodat niet de ene collega 260829-03 schrijft en de andere 29-08-3. Eén persoon die de code toekent en niemand anders. En één keer per kwartaal een proefterugroepactie: kies een partij van vorige week en klok hoe lang het duurt om de vijf plekken bij elkaar te krijgen. Wat die klok laat zien, is wat een koppeling zou moeten winnen.

Er zijn situaties waarin een koppeling niet de moeite is. Een bedrijf met drie partijen per dag typt vijftien keer een code en is daar, met dezelfde minuut per keer, een kwartier mee kwijt. Een bedrijf waar de voorman de partijnummers op een whiteboard bij de lijn bedenkt, heeft eerst een afspraak nodig over waar het nummer ontstaat, en pas daarna een koppeling. En een bedrijf waarin alle vijf de plekken in één hoofd zitten, heeft een ander probleem dan overtypen; daarover ging een eerder stuk.

Morgen staat om kwart over zes weer een wagen aan het dok. Ze typt de code vijf keer, zoals elke dag, en het gaat vijf keer goed, zoals bijna elke dag. De vraag die ze zichzelf op die donderdag stelde, is de vraag om mee te nemen: op hoeveel plekken leeft de batchcode in uw bedrijf, wie mag hem daar veranderen, en hoe lang duurde de laatste keer dat iemand ze allemaal bij elkaar moest zoeken?