Wat een AFAS-koppeling kost

Een offerte voor een AFAS-koppeling bestaat uit vier bedragen, en meestal staat er maar één van op papier. De bouw staat erop. De licentiekant bij AFAS, de uren van uw eigen beheerder om Profit klaar te zetten en het beheer na livegang staan er zelden bij, terwijl alleen al het beheer over drie jaar gerekend groter is dan de bouw, zoals de tabel verderop laat zien.

Post 1: de licentiekant bij AFAS

Een maatwerkkoppeling praat met Profit via een app connector. Dat is de plek in Profit waar de beheerder vastlegt welke externe applicatie welke connectoren mag aanroepen, met een token of OAuth-koppeling als sleutel (AFAS Help, App connector). Of daar bij AFAS een bedrag aan hangt, heb ik op de openbare pagina's niet kunnen vinden. De prijspagina van AFAS, geraadpleegd op 29 augustus 2026, noemt geen afzonderlijk tarief voor connectoren of app connectors en zegt over Profit dat de tarieven "afhankelijk zijn van een aantal bedrijfsspecifieke factoren" en verwijst voor de dienstverlening naar de klantportal (AFAS, Prijzen). De helppagina's over app connectors, tokens en connectoren zeggen niets over kosten.

Dat betekent voor u: kijk in uw contract of de klantportal, of vraag het uw AFAS-contactpersoon, voordat u een offerte van een bouwer beoordeelt. In de tabel hieronder staat deze post daarom als "niet gepubliceerd", niet als nul.

Post 2: Profit klaarzetten

Voordat een bouwer iets kan, moet er aan de Profit-kant werk gebeuren, en dat doet uw eigen beheerder of uw AFAS-consultant. De volgorde staat in de helpdocumentatie: een app connector aanmaken onder Algemeen / Beheer / App connector, een gebruikersgroep en een connector-gebruiker kiezen, de GetConnectoren en UpdateConnectoren eraan koppelen, en de sleutel aanmaken (App connector toevoegen). Sinds de overgang naar OAuth komen daar client-id en secret bij; AFAS faseert de oude classic tokens uit (Eigen app connector inrichten).

Elke GetConnector die de koppeling nodig heeft, moet daarnaast als gegevensverzameling worden ingericht: welke velden, welk filter, welke naam. Doe dat zorgvuldig, want "na het toevoegen van een GetConnector kun je geen andere gegevensverzameling aan de GetConnector koppelen" (GetConnector toevoegen). Welke connectoren u voor orders, facturen en uren werkelijk nodig heeft, staat in de naslag over AFAS-connectoren; dat herhaal ik hier niet.

Hoe lang dat duurt, staat nergens gedocumenteerd; het hangt af van het aantal connectoren en of de beheerder het eerder heeft gedaan. In de tabel neem ik aan: vier, acht en zestien uur.

Post 3: de bouw

De bouw is wat een bureau offreert. Bij ons valt een AFAS-koppeling in een van de categorieën op de prijzenpagina: Klein (€995 tot €1.750, één stap tussen twee systemen), Standaard (€1.750 tot €4.500, een proces met meerdere stappen), Uitgebreid (€4.500 tot €8.500, met bedrijfsregels en uitzonderingen) of Complex vanaf €8.500. Wat niet in die prijs zit: softwarelicenties, hosting en werk dat een andere leverancier moet doen. De licentiekant van post 1 en de beheerdersuren van post 2 vallen daar dus buiten; controleer bij een andere bouwer of dat daar ook zo is.

De koppeling draait op uw eigen server of cloudaccount, niet bij ons (techniek en eigendom). De hostingkosten daarvan lopen via uw eigen leverancier en verschillen per situatie; ik laat ze in de tabel buiten beschouwing en zeg dat erbij.

Post 4: beheer

Een koppeling die niemand in de gaten houdt, kan stilvallen zonder dat iemand het merkt, tot de orders van drie dagen blijken te ontbreken. Beheer kost bij ons €95 per maand voor monitoring en logging, €195 per maand als storingen binnen twee werkdagen opgelost moeten zijn, en €395 per maand als er maandelijks ook een uur wijzigingen in mag. Op jaarbasis is dat €1.140, €2.340 of €4.740. Dat is de post die in een offerte het vaakst ontbreekt; in de middelste kolom van de tabel is drie jaar beheer 3 × €2.340 = €7.020, meer dan de bouw van €4.500.

De tabel

Drie situaties, doorgerekend voor het eerste jaar. Aannames: de uren van uw beheerder of AFAS-consultant reken ik tegen een aangenomen €100 per uur; vervang dat door uw eigen tarief. Voor de bouw neem ik de bovenkant van de categorie, zodat de indicatie eerder te hoog dan te laag is. Beheer is twaalf maanden van het pakket dat bij de situatie past. Hosting en de AFAS-licentiekant staan er niet in bedragen in. Alle bedragen zijn exclusief btw en het is een berekende indicatie, geen offerte.

Het verschil tussen de linker- en de rechterkolom is geen kwestie van onderhandelen. Het zit in drie eigenschappen van het proces zelf.

Wat de prijs bepaalt

Het aantal connectoren. Elke GetConnector is een gegevensverzameling die uw beheerder inricht, en elke UpdateConnector is een vaste structuur waar de bouwer zijn gegevens precies in moet passen. Een koppeling die alleen uren wegschrijft, raakt één connector. Een koppeling die een order aanmaakt, moet eerst de klant en de artikelen opzoeken, en dat zijn twee GetConnectoren erbij, elk met een eigen filter en een eigen manier om mis te gaan. Een vuistregel uit onze eigen bouw, niet meer dan dat: elke connector erbij is een halve tot een hele dag bouw en een paar uur inrichting.

De uitzonderingen. Het werk zit niet in het doorgeven van gegevens, maar in wat er gebeurt als ze niet kloppen: een klantnummer dat niet bestaat, een artikelcode die twee keer voorkomt, een order die al is ingevoerd. Elke uitzondering is een beslissing die iemand moet nemen en die de bouwer moet vastleggen: automatisch afhandelen, parkeren voor een mens, of stoppen. Tien uitzonderingen zijn tien kleine ontwerpen. Dat is precies het verschil tussen Standaard en Uitgebreid op de prijzenpagina, en het is ook wat de AFAS-pagina bedoelt met "inclusief de uitzonderingen".

Of er teruggeschreven wordt. Een koppeling die alleen leest uit Profit kan weinig kapotmaken. Een koppeling die schrijft, kan een order dubbel aanmaken of een factuur in de verkeerde periode boeken, en moet dus zelf controleren of iets al bestaat voordat hij het toevoegt. Twee richtingen, bijvoorbeeld orders erin en de factuurstatus weer terug naar het portaal, verdubbelt niet alleen het aantal connectoren maar ook het aantal plekken waar de twee systemen elkaar kunnen tegenspreken.

Wanneer het niet loont

Zet de rechterkolom van de tabel naast wat het handwerk nu kost. Stel dat iemand drie uur per week orders uit mail overtypt in Profit, 46 werkweken per jaar, tegen loonkosten van €35 per uur: dat is 3 × 46 × €35 = €4.830 per jaar aan arbeidswaarde, een berekende indicatie met aangenomen tarief. Tegenover de middelste kolom, €7.640 in het eerste jaar en €2.340 daarna, is dat over drie jaar €14.490 aan handwerk tegen €12.320 aan koppeling. Dat is krap. Bij zes uur per week (6 × 46 × €35 = €9.660 per jaar, €28.980 over drie jaar) is het geen vraag meer; bij één uur per week (€1.610 per jaar) ook niet, dan wint het handwerk.

Onder ongeveer €2.000 aan arbeidswaarde per jaar bouwen wij in de regel niet, en dat staat op de prijzenpagina. Er zijn nog drie redenen om het niet te doen: als Profit het zelf al kan met een standaardfunctie, als er een standaardkoppeling bestaat, en als er voor wat u wilt wegschrijven geen UpdateConnector is. In dat laatste geval helpt geen enkel budget.

Wat u zelf kunt doen voordat u een offerte aanvraagt: tel een week lang de uren die aan het overtypen opgaan, en vraag uw AFAS-contactpersoon of aan de app connector in uw contract een bedrag hangt. Met die twee getallen leest u elke offerte anders.